科研院所科研课题档案管理探析

科研院所作为我国科技研发的核心机构和科技创新体系中的重要执行主体，每年承担大量的科研课题，形成了丰富的档案材料。这些材料记录了科研人员从事科研项目研究的课题立项、课题内容与思想、研究方法、最终成果、推广应用、获奖等活动情况，为今后的科学研究和产品设计提供参考，可以避免科研人员的重复性研究，为科研人员的研究设计工作提供丰富的素材，是科研院所科技档案的重要组成部分。以笔者所在的中国舰船研究设计中心为例，从1961年建所至2015年底形成的课题档案占库藏档案的30%左右，在科研技术提升和舰船型号及产品的研究设计工作中发挥了重要的参考作用，是我所的重要资产和宝贵财富。

定的时间和周期，与一般的档案材料有所不同。

4.文件内容的专业性强。科研课题项目主要是针对科学理论与生产实践中的重点难点问题开展，能够获得立项的课题其申请者大多是在自身研究领域具有一定学术水平和研究优势的专业人员或学科带头人，课题的评审也是该领域的专家学者，这决定了科研课题的研究内容具有较强的专业性，且课题成果的质量相对比较高。

5.具有现实使用性。科研课题档案同科技、科研活动关系密切，具有较强的现实使用性。许多科研课题结束了，但档案不仅没有退出现行使用过程，而且将较长时期地发挥作用，成为科学研究、科技生产、建设活动的依据。因此，科研课题档案必须准确

科研院所科研课题档案管理探析

中国舰船设计中心宋晓丽周淑琴

一、科研院所课题档案的特点

经过对科研课题档案材料的梳理，科研院所科研课题档案的特点主要表现在以下五个方面：

1.课题档案材料具有成套性。这是课题档案最为显著的特征。一项课题从立项到结束一般须经过立项申请、课题准备、研究实验、总结鉴定验收、成果申报奖励和推广应用等阶段，每个阶段都会产生相关的文件材料，课题结题评审工作完成后，形成一整套完整的科研课题档案。

2.文件形式的多样性。由于科研课题研究的内容、对象、方式、方法的不同，因此课题研究中所形成的档案载体形式多种多样，有图纸、研究报告、出版专著、软件、实验数据、音视频资料、光盘、论文等等。

3.收集、归档呈阶段性。科研课题研究有严格的时间要求，不仅项目整体完成有具体期限，而且项目每个阶段都有时间的规定，短则1年，长则3-5年或更久。因此，科研课题文件的积累和归档需要一

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地记述和反映科研、科技等活动的真实状况。

二、科研课题档案的内容

一项科研课题的研究成功，要经历课题论证(立项)、课题研究、课题鉴定，直到完成课题结题评审。科研院所科研课题档案是在科研课题各个研究阶段形成的具有保存价值的各种载体材料。其内容主要包括以下五大类：

(一)科研准备阶段形成的依据性材料

①开题报告与课题调研论证材料；②任务书、合同、协议书；③计划执行情况，计划调整或撤销报告；④课题经费和预决算材料。

(二)研究实验阶段形成的过程性材料

①实验、测试、调查、考察的各种原始记录(含关键技术、工艺流程及综合分析材料、实验记录、实验报告等)；②数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、计算过程、计算结果等)；③研究设计的文字说明和图纸、图片、图表；④研究工作阶段小

《机电兵船档案》2017年第2期

结、阶段评审材料、年度报告；⑤配套的照片、光盘、录音录像、电子文件等；⑥样机、标本等实物的目录。

(三)总结鉴定阶段形成的结论性材料

①工作总结报告、技术总结报告、工艺研究报告等；②论文、专著；③专家评审意见；④评审会材料(评审专家名单、会议记录、评审意见及答复等)。

(四)成果申报奖励阶段形成的文件材料①科研成果登记表、科研成果报告表；②科研成果奖励申报与审批材料；③科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件；④专利申请书或证书原件、影印件。

(五)推广应用阶段形成的推广应用性材料①转让合同、协议书；生产定型鉴定材料；②推广应用方案及实施情况、工艺文件；③成果被引用或投产后的反馈意见、成果宣传报道材料；④对外学术交流材料等。

三、当前科研院所科研课题档案管理中存在的问题

(一)管理体制不到位

一般情况下，在科研院所，计划管理部门是科研课题的具体管理部门，负责课题的申报、课题合同的签署、课题评审的组织等，但对科研项目的具体进展缺乏有效的监督制约措施。科研部门具体承担课题研究，但因课题来源及参与单位、人员的多样性和课题研究机制的灵活性等因素影响，使得科研课题档案文件收集、归档等管理工作难度加大。同时，对于科研课题的管理，科研院所往往重视课题项目的申报、成果鉴定、评比等环节，注重科研项目数量、经费的增加，忽视科研文献资料的收集与长久留存，重结果轻过程，重数量轻质量，重影响轻归档，在环节管理上缺乏均衡发展的思维。

(二)管理方式不规范

1.归档要求形同虚设。科研院所科研工作和档案工作要求“下达科研任务与提出归档要求同步”2个月内归档”“重大的科研项目的鉴定、评审工作必须有档案部门参加”“凡归档不完整、不齐全者，档案部门不为其出具证明，科研管理部门不得申报成果”等，然而实际工作中这些规定基本不能得到全面执行。就目前情况来看，科研院所科研课题结题鉴定验收评审阶段大多没有档案部门人员参加，档案人员仅参加固定资产投资项目的鉴定验收。

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业务研究2.归档方式不统一。在归档时间和立卷方式上，有的课题按年度或研究阶段陆续归档，相应的立卷方式按年度或阶段立卷；有的课题项目结题评审后一次性完整归档，相应的立卷方式按课题项目集中立卷；有的课题无固定归档方式，完成一部分归档一部分，相应的立卷方式也是混合型的。

3.课题档案的保管期限和归档范围的设定没有统一明确的标准。目前各科研院所的课题档案保管期限的设定基本是各自为政，有的依项目级别高低来定，有的依文件内容的重要程度设置不同的保管期限等，缺乏统一、权威的标准。

(三)归档意识及知识产权保护意识淡薄科研院所主要注重课题的过程管理，而对成果转化、档案收集、知识产权归属与管理等没有高度重视。有的科研人员对知识产权方面的法律知识并不了解，对科研成果的管理、保护与利用以及科研档案的归档缺乏正确的理解，将课题的关键技术如实验数据、工艺参数等截留在个人手中，使所归档的科研课题档案缺少核心内容；有的科研人员缺乏档案意识，只注重科研活动本身，忽视了对科研活动过程中原始文件的积累保存，或将原件保存在个人手中，将复印件移交给档案部门，致使归档文件既不齐全完整又有大量的复印件，降低了档案的保存价值和凭证价值。

四、科研院所科研课题档案有效管理的建议(一)建立健全科研课题档案的形成、积累、收集、整理和归档制度

1.档案部门和课题管理部门应根据《科学技术研究档案管理暂行规定》制定科研类档案管理规定，实现科研课题档案管理与科研管理的全面结合，提高科研档案归档质量和管理水平。对科研课题文件材料的形成和积累要实行“三纳入”：①科研课题文件材料的形成和积累要纳入科研工作程序；②科研课题文件材料的形成要纳入科研工作计划管理，在制定科研课题项目工作计划时，要相应地把科研课题文件材料的形成和积累按阶段列入科研工作计划之中，并定期会同计划管理部门进行监督检查；③科研课题文件材料的形成积累要纳入课题组及研究人员、管理人员和课题负责人的岗位责任制，指定专人或兼职档案员管理好科研课题文件材料的形成、积累工作，科研管理部门和课题负责人必须负责整个课题的科研文件材料的形成、积累、整理、收集、立卷和归档工作。

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“检查科研进度与检查科研文件材料形成情况同步”“课题在鉴定验收后业务研究2.细化归档内容。根据基础研究和产品型号专题研究对象、内容与方法的不同，制定相应的归档内容。合同签署后，因故中断的科研课题的文件材料也应归档。几个单位协作的科研课题，其文件材料的归档要遵循以下原则：课题主持单位保存该课题的整套档案，协作单位除保存与白己承担任务有关的原件外，将复制件送交主持单位保存。

3.统一制定课题档案保管期限标准和归档时间。虽然一项课题内材料的重要程度有所不同，但如果缺失其中一件，课题的成套性和完整性就会受到破坏，整个课题的价值也会受到影响。因此建议保管期限的划分应以课题的整体重要程度作为衡量的标准。在一项课题内文件材料的保管期限使用统一的标准。建议重点型号专题研究课题、国家级课题和获得国家级奖励的省部级、所级课题永久保存；其它省部级、所级课题长期保存(30年以下)；一般课题短期保存(10年以下)为宜。课题结题后在两个月内完成全部文件材料的归档，对于研究周期较长的课题可按阶段归档。

(二)部门通力合作，明确责任，协调配合，注重程序控制

目前科研课题档案管理存在的主要问题是归档要求不能得到有效的贯彻实施，究其原因，既有归档单位不严格遵守制度的原因，也有自身管理存在漏洞的症结，如制度不科学、不严密、不协调，没有科学的程序控制。要保证科研院所科研课题归档的完整性，必须依靠各个部门的通力协作、密切配合，制定切实可行的管理制度。相关部门的制度要相互协调，在各自管理职责的规范内彼此有良好的衔接，不能有断裂，也不能有制度冲突，从计划管理部门、科研部门、财务处、课题组到档案部门形成一条完善、合理、实用、科学的管理链条，保障归档工作的落实。

具体而言，管理部门要做好前端控制与后期验收管理，在下达科研课题任务的同时，下达课题项目的建档任务，并对建档工作提出明确的规范和要求；在组织评审、鉴定科研课题时，要加入科研课题档案验收这一项，科研课题档案归档不符合要求的，管理部门不予组织鉴定和申报奖励成果。财务部门要做好课题的过程控制，主要通过课题经费的报销程序加以控制，如果没有档案部门出具的归档证明，财务部门不得报销全部课题经费。科研部门要做好课题的跟踪，及时督促课题组收集保管好课题研究中形成的文件、阶段性成果。档案部门负责对课题项目

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立卷归档工作提出要求，在科研课题的不同阶段，主动给予课题组立卷归档技术指导并进行后续跟踪，验收课题档案，出具归档证明。此外，档案部门要加大宣传力度，并定期举办档案知识培训，提升科研人员的归档意识和归档质量。

(三)加强科研院所科研课题档案的知识产权保护

科研院所是科技成果和自主知识产权较为密集的单位。科技成果和知识产权已成为衡量科研院所科研人员实力和科研院所竞争力的重要标准之一，科研院所科研成果的转化以及产学研的结合应用都涉及到知识产权的保护问题。从科研院所层面，要提高科研人员知识产权保护意识，建立健全科研院所科研课题知识产权保护制度。只有制定配套完善的知识产权保护措施，才能保护权利人不同阶段的科研成果的转化与应用，防止科研成果的流失和科研院所所拥有的自主知识产权管理的失控。作为科研档案的管理部门，要加强对科研课题档案的管理，防止其从档案部门人为地流失，在接收科研课题档案时，对科研管理部门提供的产权归属的说明，要在信息的著录项目中做相应的添加。科研课题档案的利用和推广，必须经过产权单位和产权人同意。

总之，科研课题档案管理应作为科研管理的重要组成部分，纳入科研课题管理模式的体系中，把科研文件材料的形成和归档纳入科研人员的工作计划之中，明确职责，明确要求，落实到人。档案部门在整个课题运行过程中要主动进行指导和监督，在保证科研课题文件材料完整的同时，努力使所收集的文件材料质量达到优良，这样才能保证科研课题档案作为重要的科技信息资源发挥其应有的作用，使科研课题档案工作得到进一步完善与发展。

参考文献：

[1]聂海滨.科研课题过程管理面临的问题与对策[J].科技成果管理与研究.2010(5)

[2]李平.课题制背景下的科研档案管理[J].中国档案.2013(5)

[3]赵惠丽.课题制管理模式下科研课题档案的管理[J].兰台世界.2007(4)

[4]文琴.课题研究档案材料积累和管理的几点建议[J].现代教育科学，2013(12)

(责任编辑梁蓉)

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