浅析秘书工作中的职业素养

秘书是指人们在社会生活中所从事的作为自己主要生活方式的具有专门职能的工作，是社会职业的一种。国际秘书联合会给秘书一词下定义：“秘书应是主管人员的一任特殊助手，他掌管办公室工作技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确的判断力，并在所给予的权力范围内做出相关决定。” 现在我们知道，秘书是一种职业，一种特殊的助手，虽然是辅助性的，但也要有一定的主动性，并且这种主动性也是不可缺的。除了秘书的办事能力以外，秘书的品德更应该引起我们的重视，因为秘书是领导权力的一种延伸，秘书如果没有行使好手中的权力，就可能造成很严重的后果。

下面通过具体的例子来分析我关于秘书所需的职业素养的观点。

首先，秘书需要热爱本职工作，对公司、同事有感情投入，在具有基本的秘书从业能力的同时，可以很好的保证公司里领导与下属之间上传下达的有效实施。

微软公司的女秘书是一个传奇。微软的传奇女秘书是一位妈妈级的人物——露宝。露宝在求职是有独特的简历：“我已经42岁了，是四个孩子的母亲，从事过文秘工作，但老板认为不适合，又从事过档案管理和会计员等不少后勤工作。但这些工作都做得不长，后来一直在家里操持家务。”当比尔·盖茨一看到这份应聘资料，眼睛一亮，说了句“就是她了”。公司在创业初期，百废待兴，各种事情等着盖茨去做，内务、管理方面的杂事正是盖茨所欠缺的，42岁，这种年龄有稳定性，多年在家操持家务，说明有内务、管理方面的经验，是四个孩子的母亲，自然会有家庭观念，这种家庭观念也会带到微软公司中来。

应聘后的这位女秘书对公司的每个员工、每份工作都有一份很深的感情。很自然，她

成了微软公司的后勤总管。正是这位女秘书这些“缺点”的优势，给微软公司带来了凝聚力。随着微软帝国的建立，盖茨从这名女秘书那里得到了信赖，这名女秘书则从盖茨那里得到了尊重，也获得了个人职业生涯的巨大成功。当微软公司决定迁往西雅图，女秘书因为丈夫有自己的事业不能走时，盖茨对她依依不舍，留恋不已。临别时盖茨握住她的手动情地说：“微软公司为你留着空位，随时欢迎你来！”三年后，露宝重回微软。

第一点，我们从这里能看到露宝对秘书工作的认真和热情。她“对公司的每个员工、每份工作都有一份很深的感情”，说明她有对职业的热爱，这是秘书从业的很重要的因素。由于露宝有这样一份对职业的热情，所以她能做得很好，后来成为微软公司的后勤总管。我们都说“干一行，爱一行”，秘书这个职业尤其要有这种态度，因为秘书本事是领导的助手，并不直接做决定和承担领导责任，领导的决定也有很多于己无关，所以很容易没有做事的激情。

第二点，秘书应该给领导信任感，让领导觉得可靠，为人忠诚。比尔盖茨选的秘书无疑是成功的，盖茨从她那里的都了信赖，而她也从盖茨那里得到了尊重，获得了个人职业生涯的巨大成功。秘书必须对领导忠诚，让领导感觉到可靠、放心。

秘书的忠诚包括对其公职机构的忠诚：党政机关的，要忠诚于党和国家的事业，忠实之形党和的各项方针；企业或公司的秘书不能在公开场合批评或贬低自己所在企业的、行动及其经营的产品或提供的服务。

秘书的忠诚也包括对为之服务的领导人的忠诚：秘书作为领导的助手，与领导必然有很多接触，因此，秘书必须服从领导的决定，对领导交办的事项要尽心尽力，不得违抗。即使领导有事作出错误的决定，秘书也只能婉转的提醒。秘书对领导不能阳奉阴违，表里不一，言不由衷。

秘书的忠诚还包括对其岗位职责的忠诚：秘书必须忠实地履行期岗位职责，无论领导在场与否，都能一如既往的做好本职工作。凡是秘书岗位所规定的职责，要亲自执行，不推诿，不拒绝；遵守工作时间，不无故缺勤、迟到或早退；在工作时间内，之执行自己的职务或从事与职务有关或领导交办的事物，不做任何与本职工作不一致的事物，不利用职务之便为自己捞取好处。

除忠诚之外，秘书还应该成为一个让领导有安全感的可靠的助手，要知密不泄密，尽管自己消息灵通，知道很多“高层机密”，但要守口如瓶，不能嘴上不牢靠。另外，还要尊重领导者的个人隐私。秘书长年不离领导左右，对领导人的隐私往往比别人多了解很多，但要讳莫如深，守口如瓶，否则就会招来不必要的麻烦。最后，秘书不能利用领导人的弱点。秘书对领导者的个人情况了解得比较多，包括领导有哪些缺点和弱点。这时不能利用领导的弱点或缺点，为谋取个人私利服务。正确的做法是发挥领导的长处，弥补领导的短板，这样才能做好事，才能让领导觉得安全可靠。

第三点，女秘书应该发挥优势、避免落人口实。关于女秘书的问题一直很受人关注。由于女性的生理特征和这个社会存在的形式，社会上的职业女性总是处于争议之中的。女秘书服务于男性领导是个敏感话题。那么，我们可以通过分析露宝的成功来试图解答这个问题。露宝是一位四十多岁的母亲，不年轻，我们推论，应该也不貌美，她有家庭，丈夫、孩子都齐全，所以，没有一些是是非非出现。为什么人们不再她身上做文章呢？对，因为没有什么文章可做。那么我们可以反观现在的女秘书了，首先，女秘书可以从自身做起，“身正不怕影子斜”，做好自己分内的工作就行，点到为止地和领导进行接触，为人端正，不谄不媚，发挥女秘书温柔体贴又细心的优势，给公司的同事们以关照，那么就不会再有人在女秘书身上做文章。同时，如果有男性领导对女秘书心怀不轨，则要分清工作和生活，做到公私分明，严拒介入他人家庭的行为，这不只是关乎到秘书的工作，更是关乎秘书人格的事情。

其次，与秘书的工作能力相比，秘书的品德是更重要的。职场中的秘书首先是要作为一个社会上的人来存在的，如果他的存在对别人造成了威胁，那么，他就是失败的。关于这个方面，最典型的应该就是“李真事件”了。李真：人称“河北第一秘”。曾担任河北省秘书、河北秘书、副主任，后任河北省国税局副、。他利用职务之便，接受他人的请托，为他人谋取利益，索取和非法收受财物折合人民币共计６７６万余元、美元１６万余元。李真还伙同他人共同侵吞东方租赁有限公司河北省办事处人民币１８７２万元及秦皇岛中兴电子有限公司股份和尼瓦利斯有限公司股份共计人民币２９６７万余元。2003年11月14日河北省唐山市人民根据最高人民对原河北省国税局李真受贿、贪污一案作出的死刑复核裁定和执行死刑命令，对李真执行死刑。

杨老师的书上有一段关于李真受访的文字片段，从中我们可以看到，李真的心理影响到其行为，最后做出了不可挽回的举动，给国家和社会都带来了巨大损失。李真自己认为他最明显的缺点是“修养不够”，有点儿“狂”，一味地“好面子”，这山望着那山，一路在权力的争夺中走向黑暗。李真的行为，是一个人心理的黑暗被扩大化的后果，他等级低的时候觉得面子、觉得自卑，等到等级高了，架子也大了，还是觉得有更多的人比自己还要有权势、有架子，也有面子，于是继续向着更大的野心走去。作为秘书的一个反面教材，李真的事情有许许多多可以说的内容，但我看到的，作为迫切的，是他的个人品德问题，也许，这是社会的现实在李真“不得志”时给了他冲击，让他为了面子不择手段，但是，德业是不断积累的，心理上的不平衡会直接导致个人行为的失衡。权力越大，责任也就越大。一个秘书作为领导权力的延伸，如果没有好的品德修养，那么，其祸害之烈由李真可见一斑。

秘书是一种职业，这种职业在我国的发展也将更加制度化和规范化，会有更多专业的人才走向这个岗位、从事这项工作。关于秘书在工作中需要的职业素养的讨论，以上通过案例分析出的只是些许皮毛，更多的秘书职业素养，如秘书的专业知识（公文写作、文件

收发等）、办公技能、对办公自动化的适应、与领导的相处、信息工作等，都是很大量的知识信息。我们期待对于秘书学这门学科能有更多更专业的研究成果出来，指引即将从事秘书工作的人们，也期待这个行业、这一学科会有很好的发展前景，能更具世界水平。