论地铁新线建设档案工作的跟踪管理

论地铁新线建设档案工作的跟踪管理

摘要：地铁已经成为现代化城市典型的交通工具，地铁的新建建设以及改造也成为重要的工程，做好地铁工程档案管理的工作也显得尤为重要。地铁档案的管理工作贯穿于地铁建设的整个工程，从项目开始到项目结束，在这中间产生的各种有价值的、应该实现归档的、具有保存意义的文件资料。本文就地铁新线建设的档案工作管理进行了深入的分析与研究，并提出相关建议，以供同仁参考。

关键词：地铁新线；档案工作；跟踪管理； 地铁新线建设工程是城市建设的重点工程，在工程建设过程中做好工程项目工程资料的管理工作，能够有效提高工程相关资料的归档质量，有利于完好的保存工程的整个文件资料，可以说是现代化地铁档案管理工作的重点。目前有些地铁公司实行地铁改造工程，此工程涉及的专业比较多，使得有些专业公司将工程的前期文件存放在改造办，而有的地铁公司将工程的前期文件存放在设备科，甚至是放在自己手中，没有形成严格的档案管理形式，以至于文件丢失，影响工程的进程，由此可见做好地铁新线建设的档案管理工作是非常重要的。

一、做好施工文件的档案管理工作

地铁新线的施工运行在实际工作中会有很多文字形式的相关资料，这些资料对于地铁新线的建设有很重要的指导意义并且为其建设提供相应的依据，因此要进行妥善保管。

1、做好各阶段的新线项目档案工作

在地铁新线建设中从工程立项开始到工程施工及验收的各个阶段，要对工程文件的形成积累以及立卷归档进行全程的监督与指导。首先要依据工程前期准备将档案文件进行分类，在分别管理归档，要与各相关责任部门积极进行沟通，全面做好档案管理的宣传工作，确保工程前期准备阶段的纸质文件资料与电子文件资料的完整归档；其次相关责任部门要组织专业的档案管理员深入地铁新线建设的工程现场检查并指导相关的参建单位进行编制工程文件，确保项目档案记录的真实性，有利于地铁新线建设过程中使用新工艺以及技术。

2、建立施工文件的管理制度

地铁施工单位的档案信息管理中心对地铁文件资料进行直接管理，要做好地铁新线的档案管理需要相关部门全面做好监督与管理工作。首先地铁集团要建立健全地铁档案管理的网络系统，明确各责任部门的职责与任务，不断的提高建设过程中各个单位档案管理工作的管理水平，为地铁新线的建设提供制度保证。其次，有效提高地铁档案管理工作的管理措施和方式，对于违反相关规定的要给予严重的惩罚。最后，要强化监督管理工作，对地铁新线建设工程的档案管理工作实行全程跟踪管理与监督，妥善保管相关文件资料，将档案管理工作加入日常的工作范围，可以广泛开展档案管理的检查评比工作，激励责任部门做好相关工作，

为地铁的新线建设提供有效依据。

3、收集工程基建文件

地铁新线建设工程的档案基建文件管理工作是整个档案管理工作的重点，对于地铁工程的顺利进行有重要意义。收集管理工作的好坏将直接影响地铁工程基建文件的完整性，认真收集工程基建文件能够保证提高地铁建设文件材料的质量，从根本上决定着基建文件管理机构自身存在的意义与价值。因此，在实际的地铁新线建设中做好地铁工程档案管理工作首先要做好地铁基建文件的收集工作。

二、强化地铁工程档案文件的保管工作

随着地铁新线建设项目的不断增加，地铁工程基建文件的保管工作也显得日益重要。在过去的年代里，地铁工程并不普及，因此相关部门对于地铁工程档案基建文件的管理认识不足，忽略其重要性，严重影响地铁新线建设工程的质量与进程。有些地铁工程档案管理者普遍认为地铁工程立项批复文件等文件资料由文书部门产生，未能认识到这些文件的重要性，认为其只是地铁工程建设项目的文字依据，只是按照年度对文件进行分类归档管理；档案管理者还认为地铁新线工程的勘察测绘以及设计文件等是由工程部门负责的，这些文件为地铁的新线建设提供文字依据，可以直接归入工程档案，进行管理，妥善保管与地铁新线工程的档案竣工文件统一进行整理与保管，可是殊不知将地铁文件分割成若干部分进行分开管理，这严重破坏了文件资料的整体性与统一性，不利于地铁新线建设的高效高质进行。因此为了使地铁新线建设工程的档案管理工作更加科学规范与有序进行，城建档案工作纳入了建设工程质量的管理范畴，地铁工程档案基建文件将被作为统一的整体进行集中妥善保管。

为保证地铁新线建设工程档案基建文件的质量，可以将原始文件进行复印，在实际的工程建设中将复制件进行提供利用，对于原始文件要妥善保管存留，以备日后查阅。需要注意的是要在复制件上注明原始文件的保管地点并加盖公章才能生效，从而解决原始文件统一由建设项目管理单位保管的问题。

三、重视工程竣工后竣工图的档案编制工作

1、编制竣工图

依据国家地铁建设的相关规定，在地铁新线建设工程竣工以后要在6个月内完成整个地铁建设工程的资料图，送由城建档案馆进行备份管理。竣工图编写的真实度以及质量的高低，对于今后的档案管理有直接的影响，可以提供准确的文字依据，如果竣工图与实物情况不符，会严重影响地铁的建设工程，会给单位带来巨大的经济损失。工程竣工图与资料的验收是地铁工程验收的重要内容，因此地铁建设工程的相关负责人要在建设过程中深入工程现场进行调查与监督，严格把关，保证资料的真实性并做好工程的超前控制以及入口控制，在施工过程中要严把质量关，能够为竣工图的编制提供真实可靠的文字依据。此外地铁工程的档

案管理员要在编写过程中对所出现的问题进行及时的处理，对工程过程中的数据进行真实的记录，参见先前的文件资料，共同整理，严格把关，确保竣工图的质量，从而保证地铁新线建设的验收竣工工作的顺利进行。

2、竣工图和资料的移交

在《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》第二条规定：“各项新建、扩建、改建、迁建的基本建设项目都要编制竣工图，而且在完成地铁新线建设工程的竣工图后，地铁施工单位要将已完成的竣工图移交给档案室进行妥善保管。国家有关编制竣工图的规定，原则上规定为：一般不少于两套，一套移交生产使用单位保管，一套移交有关主管部门或技术档案部门长期保存。在这之前，应由专业的档案管理人员进行竣工图的检查与审核，若发现问题应根据实际情况进行修改最终达到相关标准的规范化以及标准化的要求。

四、结语

地铁工程的档案管理工作是专业性技术要求较高的工作，地铁工程的归档质量取决于档案人员对工程专业知识的了解以及对档案专业知识的掌握，取决于档案人员的鉴别能力和管理水平。专业的档案管理人员要有科学发展观与世界观，深入学习领有关档案工作的法律法规以及充分了解档案的管理规程，系统掌握各项规章制度、管理标准和管理办法，推动工程资料的收集、整理和归档工作，提高案卷质量，促进公司档案管理水平整体发展。加强工程资料人员及档案人员的专项培训与业务指导工作，有利于促进工程档案管理的规范化、标准化，充分发挥整体优势，全面提高公司档案管理水平。做好地铁建设项目档案管理工作任重道远，使命光荣。我们将以科学的态度、严谨的作风，把地铁建设项目档案工作扎实推进下去，让地铁档案工作在南京新跨越中，在惠民利民中发挥重要、积极的作用。

参考文献

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