改善企业管理沟通的策略分析

■名家观察　■现代管理科学　■２００６年第６期　改善企业管理沟通的策略分析　●谢荣见孙剑平　摘要：管理沟通在现代企业运作中起着日益重要的作用，文章针对如何改善企业管理沟通，提出了管理沟通的针对　性原则、适度性原则，研究了如何掌握沟通技巧、创建有利于管理沟通的企业文化。　关键词：管理沟通；沟通网络；针对性；适度性　现代企业内外部环境的变化日益复杂，企业正面临着　管理沟通缺乏渠道和机会，信息交流受到人为，管理　全球化、信息化和知识化的挑战，此外企业本身的规模越　的质量和强度受到影响，严重时影响企业生存发展的大　来越大，内部的组织结构和人员构成越来越复杂，相关的　局。因此，适当地把握住适度性原则，对企业经营管理有其　企业越来越多，对市场和企业自身的把握越来越困难，员　现实重要性。　工之间利益、文化越来越呈现出多元化特征，内外部人员　二、掌握针对性原则　间的矛盾和冲突不断增加等。企业发展正面临着这些问　管理沟通的针对性原则是指，所有管理沟通的活动与　题，而解决这些问题的关键因素是管理沟通，于是如何实　过程设计，都是为了解决企业管理中的某些具体问题，支　现有效的管理沟通成了现代企业管理迫在眉睫的问题，本　持、维护企业正常高效运行而设置，每一项管理沟通活动　文正是基于这样的背景对改善企业管理沟通进行了探讨。　都有其明确合理的针对性。虽然不同企业的管理沟通具有　一一、掌握适度性原则　定的共性，但每个企业的内外部条件、管理传统、企业文　目前，国内有很多企业在制定战略规划后，都不能将　化等等因素却是个别的、独特的，因此，每个企业的管理与　企业的战略意图清晰地传达给员工。由于缺乏有效的战略　管理沟通均应该具有自己的个性化特征。这就要求我们在　沟通，非常容易导致企业各部门失去共同的方向和目标，　设置企业管理沟通模式时，必须充分考虑到具体企业的实　不能从全局出发，致使企业在实施战略中屡屡受阻。可见，　际情况，所设置和采用的管理沟通模式，必须切合该企业　企业对员工适度的管理沟通是非常重要的。管理沟通的渠　的管理实际需要。企业管理沟通的具体沟通渠道、方式、内　道设置及沟通频率不能太多，也不能太少；而应当根据企　容等等的设计，也必须具有明确的针对性。即必须考虑到　业具体业务与管理的需要，适度、适当地设置，以能达到管　企业设计这一沟通渠道、沟通内容的目的是什么，是为了　理目的为基准。有些管理者往往会容易产生这样两种心　完成企业管理中的哪项工作，达到哪个目的。凡是无助于　理：担心下属没有按照自己的要求工作，所以自己过于频　企业完成管理任务的沟通设计，无论其表面看来多么好和　繁去现场查看或查问下属的工作进展情形，导致不必要的　有吸引力，都应该毫不犹豫地抛弃｝而对于那些明显有益　忧虑和管理资源浪费，这是管理沟通过于频繁的情形；或　于企业经营管理，少了就会产生不利影响的沟通设计，则　者又过于相信下属会按照自己指令开展工作，因此对下属　应该将其加入和儆入企业的总体管理沟通模式。　的工作进展很少过问，造成管理失控，给企业带来损失，这　三、创建有利于管理沟通的企业文化　又变成了管理沟通过于稀少的毛病。　１．领导人要深入基层。领导者与员工之间要经常接　从被管理者的角度来讲，也容易存在着相应的沟通毛　触，这些日常有意义的接触是促进企业内部良好的沟通交　病：一是沟通频率过高，为了讨取上级领导欣赏与信任。或　流所必需的。如丰田公司第一位非丰田家族总裁——奥田　让领导更多地了解自己的工作业绩。有事没事。有空没空，　硕。在长期的职业生涯中，赢得了公司内部许多员工的深　经常往领导办公室汇报工作情况，既影响了自己工作开　深爱戴，他总共有三分之一的时间在丰田城度过。常常和　展，又给领导的正常工作造成干扰和低效率；二是沟通频　公司里的一万多名工程师聊天．谈近期工作和生活上的困　率过低，很多下属以为自己干好自己的本职工作就行了，　难；美国ＴＭＷＥＭ电脑公司老板，创立了“星期五啤酒联欢　至于向不向领导汇报工作进展情况，则根本不重要，理由　制度”，每周五下午四点他和公司员工及员工家属便喝啤　是事实上不汇报，工作照样可以完成，由此造成了按　酒便聊天，进行交流；美国维克多公司总裁每周和自愿签　照要求应当及时汇报，却没汇报，使管理层对于具体工作　名的九名员工共近午餐、交流信息。领导人这样做大大拉　的开展失去必要的信息反馈。所以沟通过多或过少。渠道　近了领导者与员工之间的心理距离，为组织的管理沟通营　设置太多或太少，均会影响管理沟通的效率、效益。太多时　造了浓厚的友好气氛。可见。领导人不仅是探路者、指引者　形成沟通成本太高，企业资源浪费；太少时又使得必要的　和影响者，更重要的是行为者。如果领导从不在公众场合　一２２一　维普资讯 http://www.cqvip.com

■２００６年第６期　■现代管理科学　■名家观察　与员工们轻松交谈，那么当他在公司大会上发表演讲后怎　传递。高层经理不论在正式还是非正式场合都要向员工传　能听到员工们的热烈反响，要想改善内部沟通，领导需要　达确切的信息，另外企业高层之间也应积极加强对话、交　检视自己，是否能象Ｉｎｔｅｌ公司的安迪・格鲁夫那样踏进员　流与沟通。　工餐厅随机地与员工一起就餐？领导人行动的力量是对公　４．管理者应加强“有效倾听”的能力。倾听是沟通中的　司远景、价值观和理念的最好说明。　关键因素，在管理沟通中，管理者在接收和发送信息的整　２．创造良好的沟通氛围。在我国企业中，由于传统儒　个沟通中，用在倾听方面的时间应占整个交流时间的４５％　家思想的影响，上下级间的交流习惯于婉转含蓄地表达自　左右。　己的意图，这些意图需“察言观色”、“听弦外之音”、“用心　５．有意识运用非言语沟通的技巧。非言语沟通在实际　揣摸”才能领悟，这在实践上，许多人不能领悟领导的意图　沟通中起着非常重要的作用，甚至比通过语言表达的信息　或自己的意图被领导误解、忽视或视而不见。导致产生挫　更为重要。非言语沟通包含身体动作、空间利用和副语言　折感。事实上，每一个人都有丰富的物质需求和精神需求，　等，如表１所示。在人们实际沟通过程中，非语言信息量占　上、下级都要有足够的洞察力来发现彼此的这些需求。并　人们所接受总信息量的６０％以上。　想方设法满足这些需求。沟通是双向互动的，一方的态度　６．建立良好的沟通机制。第一种是通过正式的沟通渠　影响另一方的行为。因而在现代企业中建立一种双向互动　道，如月会、周会、座谈会、内部刊物、公告栏等；第二种是　的沟通环境尤为重要。这种环境不仅指选择能自由平等地　通过非正式的沟通渠道，如电子邮件、周末旅游、小型聚会　沟通交流的自然环境。同时也包括营造双方彼此的信赖及　等。不局限于传统的沟通方式，只要让员工说话，并且是说　开诚布公的沟通氛围。如上级的开放程度，上级能否容纳　自己愿意说的话，实现有限的沟通目的则行。　不同意见，下级能否直抒己见，不迎上级意图，保持自　表１非言语沟通基本类型　尊等。　基本类型　解释　３．注重情感。沟通不分层次和等级的悬殊，没有地　身体动作　手势、脸部表情以及身体其他部位的动作等　位和的差异。将情感融人管理沟通的全过程。用情　个人身体特点　体形、体格、姿态、体味、身高、体重、发型、肤色等　感沟通。使员工意识到他们存在的价值，从而激发出一　副语言　音质、音量、语速、语调等　种强烈的主人公意识。产生持久的工作热情。情感沟通　空间利用　座位的布置、谈话的距离等　的第一层次是充分的相信和依靠员工。坚定不移地支　自然环境　大楼及房间的构造、家具及摆式、内部装潢、整洁　持员工的工作。特别是在员工面临着矛盾、问题和困难　度、光线及噪声等　时。管理者能始终如一地相信员工、依靠员工、支持员　时间　迟到、早退、文化差异造成对时间不同的理解等　工的工作，这样会使员工产生一种士为知己者死的决心和　五、结语　信念，它是促使员工努力克服困难，顺利完成工作任务的　现代企业经营和管理环境不断变化．对管理工作提出　有力的保证。情感沟通的第二层次是重视用情感去唤醒员　了新的标准和要求。对企业外部而言，为了实现企业之间　工沉睡的工作激情和创造热情。形成一种工作和创新的氛　的强强联合与优势互补，需要掌握谈判与合作中的沟通技　围。并设法保持这种热情。沟通的情感基础须建立在真诚　巧；对企业自身而言，为了更好地在现有条件允许下，实现　的前提下。要做到具有换位思考的能力，真正的从对方角　发展并服务于社会，需要熟练掌握处理好企业与、企　度考虑问题．替对方着想。　业与公众、企业与媒体等各方面关系的管理沟通技巧。本　四、掌握一些技巧　文探讨了如何改善企业管理沟通．提出的一些方法及策略　管理沟通的技巧在沟通时起着重要的作用。本文从以　在现代企业管理中将会产生良好效果。　下方面进行探讨。　参考文献：　ｌ＿安排部门主管与员工充分沟通做到自上而下、自下　１．Ｐａｕｌｉｎ　Ｅ　Ｈｅｎｄｅｒｓｏｎ．Ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ　Ｗｉｔｈｏｕｔ　而上、横向交叉的全方位动态沟通。企业管理人员应及时　Ｗｏｒｄｓ．Ｐｅｒｓｏｎｎｏ１　Ｊｏｕｒｎａ１，２００４，６８（１）：２２－２４．　了解员工的要求与担忧，重视员工的意见与期望。同时还　２．Ｊｏｈｎ　Ｖ　Ｔ，Ｃｏｕｒｔ１ａｎｄ　Ｌ．Ｅｘｃｅｌｌｏｎｔｏ　ｉｎ　Ｂｕｓｉ—　可以采取员工满意度调查及邀请员工家属来单位座谈等　ｎｏｓｓ　Ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ．Ｐｒｅｎｔｉｃｅ　Ｈａ１１，２００５：２１－２６．　方式。此外，关于企业的现状与未来发展也应与员工沟通，　３．刘光明．中外企业文化案例．北京：经济管理出　让员工知道公司的长期战略，以降低员工的抵触和逆反心　版社，２００４：５４－５８．　理。同时要做好外部沟通。　４．Ｒｉｃｈａｒｄ　Ｌ．Ｄａｆｔ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ（４ｔｈ　ｅｄ）．ｔｈｅ　２．针对同类问题，沟通要集中，不要今天几个。明天几　Ｄｒｙｄｅｎ　ｐｒｅｓｓ，２００１：１６０－１６７．　个，以避免沟通内容的不一致性，要实话实说。沟通目标应　作者简介：孙剑平，南京理工大学经济管理学院教授、　清晰、全面、透明。人事部门应定期发送电子邮件给各地员　博士生导师；谢荣见，安徽工程科技学院管理学院讲师、南　工，并欢迎员工提问题，通过这些沟通方式，增进了员工对　京理工大学经济管理学院硕士生。　企业的了解，减少了一些不必要的猜疑、矛盾与冲突。　收稿日期：２００６—０５—０５。　３．重要决策与制度应在正式场合通过正式渠道向下　一２３—