xx公司档案管理制度

档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为了加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法和公司相关规定，结合公司实际情况，特制订本办法。

第二条 凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，须按规定定期向公司档案室移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。

第二章 档案管理体制

第三条 公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。其中：一级管理是指公司档案部门统筹管理（也可直接由总经理直属领导档案部门，听取该部门汇报），指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门的档案管理工作，或由档案部门派专（兼）职人员协助管理。

第四条 公司档案管理的分散与集中。（可根据情况统一由档案部规划区域）

１、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可，档案部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。

２、有关综合办的档案，其中人事方面的资料，由人事专员保管，档案部可协助人事存放档案，建立索引。行政方面的资料由行政人员统一处理后，移交档案部归档，法务部门可独自管理存放。

３、属工程项目方面的资料，由工程部保管，并于每季度末将档案清单交到档案部档案管理员备案留底；其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由档案部归档保管，本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内，把所有档案移交到档案部档案室统一保管。（可后期商定后具体修改）

４、审计部有关资料，涉及企业机密的可独自保管，其余可移交档案部保管或根据需要自己保管，经总经理许可，档案部可酌情留存常用文件复印件。

５、物业部门对外签定的各类合同，应当在签署完毕时，即向档案部移交，本部门可视情况保存复印件。并在每季度或者半年度、年度等节点向档案部档案室移交已办结的有关费用、日常函件、政府函件等方面的资料。

6、其它方面的重要资料由档案部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同，原则

上公司应保留两份原件，财务处和档案部各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务部保存原件，档案部保存复印件。

7、各部门向档案部档案室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。

8、属机密级以上档案应在事件办理完毕后２个工作日内移交到档案部档案室统一保管。 第五条 各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，档案部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第六条 各部门向档案部档案室移交档案时，要严格履行移交手续。资料员应保持相对稳定，人员变动应及时通知档案部档案室，因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，才能离职。

第三章 档案的归档范围

第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。

１、部门（含部门）以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议、总结、报告，和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记。

２、各种工程图纸、付款单、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。 ３、各类工程检测、鉴定报告。

４、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。

５、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。

６、公司各种审计报告、资产评估报告、固定资产盘点目录。 ７、公司各种管理规章制度和人事档案。

８、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。 ９、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。

１０、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。

１１、公司发展大事记，和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。

１２、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等。

１３、其他需要归档的重要文件。

第四章 档案的归档与立卷

第八条 档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员负责收集。

第九条 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

第十条 凡属归档范围的文件，经办部门应在规定时间内将原件及时归档，任何单位和个人不得私自留存。

第十一条 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

第十二条 为避免归档档案的遗漏和混乱，档案部门要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。

第十三条 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起，文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。

第十四条 立卷时应编制好案卷目录，概括而简洁地拟好案卷标题，注明保管期限。案卷装订整齐、牢固。

第五章 档案的分类与编号

第十五条 档案部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行（有档案系统的公司，需要定期上传电子档案，确保三统一）。

第十六条 档案分类与编号规则，见附表。

第六章 档案的保管工作

第十七条 公司应有存放档案的专门库房，库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防

尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件，门窗应结实牢固。各部门根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜。

第十八条 归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便提供利用。根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号，保管要有条理，主次分明，存放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。

第十九条 档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报档案部负责人，重要问题应及时上报总经理。要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生，做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。

第二十条 档案管理员要做好档案流失的防护工作，妥善保管，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容；档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室，非档案管理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度，对档案的机密内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。

第二十一条 档案发生泄密、损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。

第七章 档案的保管期限与密级

第二十二条 根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值，确定其保管期限和密级。

第二十三条 保管期限

文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

１、永久保存：(1)公司章程；(2)；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9) 规章制度；

２、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。

第二十四条 档案密级

公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。

第八章 档案的借阅管理办法

第二十五条 凡需借阅公司档案者，均须填写档案借阅申请表，经各级领导签批后方能调阅。

第二十六条 借阅的档案密级与领导签批

公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案须经本部门领导签字批准，借阅公司人事、财务档案须经总经理批准，方可借阅。

第二十七条 借阅档案必须严格履行档案借阅登记手续（在档案借阅登记表签字），借阅者不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经档案部负责人同意。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误填写归还日期并签字。如发现遗失或损坏，应及时报告总经理。

第二十八条 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案部要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案部审查无误签字后，才能调离。

第九章 档案的销毁

第二十九条 档案部档案室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料。

第十章 附 则

第三十条 本制度由档案部门负责解释、补充，由公司总经理批准执行。

档案分类与编号规则表

类 别 经营决策 细目名称 决策、目标方案 规划、计划、统计分析 规章制度 行政事务 子 目 名 称 通知 会议纪要 文秘、机要保密工作 其它档案性行政事务 公司证照批文 行政办公合同 项目批文批件 设计类合同 工程类合同 营销类合同 销售合同 项目其它合同 人员管理 教育培训 劳动调配，劳资、劳保 施工图（土建） 施工图（结构） 施工图（水电） 施工图（暖通） 施工图（景观） 施工图（装修） 施工图（档案管线） 施工图（其它） 规划图及相关项目图纸资料 规划图及相关项目文字资料 勘探测绘资料 竣工图 档 案 编 号 如需编号，可后期设定规则 法律事务 行政管理 人事管理 档案和信息管理 后勤福利 外联工作 设备仪器 会计凭证 会计帐簿 会计报表 其它会计核算资料 财务管理 审计管理 物业管理 工程管理 图纸资料

工程管理 勘察、测绘、设计文件 招投标文件 财务文件 建设、施工、监理机构及负责人 工程联系单 通知 工程会议纪要 设计（工程）变更单 审图意见 经济签证 技术洽商单 质监站监督意见书 内部文件签报单 建设主管部门下发文件 招标中心来文 设计部来文 其他 桩基工程 主体工程 门窗工程 电梯工程 消防工程 外墙保温 外墙面砖 外墙涂料 幕墙工程 电气工程 给水工程 道排工程 暖通工程 燃气工程 电信网络 有线电视 智能化工程 建设资料 施工资料 监理资料 园林景观 监理规划 监理月报 监理会议纪要 进度控制 质量控制 造价控制 分包资质 监理通知 合同与其他资料管理 监理工作总结