Ｉ 学 窭蕴…………………………一 浅谈军工企业的采购管理工作 中国船舶重工集团公司第七一Ｏ研究所李艳 【摘要】本文重点从采购管理中的流程管理、进度管理、供应商管理、协调管理等方面探索存在的问题和不足。并针对提出的问题从优化审批流程、加强采购进度监控、 加大供应商管理力度、对内部接口业务进行监管等方面提出了采购管理的优化策略，从而达到提高采购管理水平，完善采购管理措施的目的。 【关键词】采购管理；进度监控；接口协调 １．引言 军事物资供应是一种特殊物资的供应， 从签定合同到发运，要实现总周期时间最 短化。器件采购工作是先行军必须按计划节点 做出快速响应，采购的产品质量、进度直接影 响着装备的质量与供货周期。很多军工企业是 集科研、生产于一体的单位，与大型外资企业 的大批量流水线生产相比，生产品种多、批量 小、生产周期短、转换产品快，导致采购管理 工作开展越来越难，本文就军工企业的采购管 理遇到的一些问题进行探讨。 ２．军工企业采购管理工作中存在的主要问 题 ２．１原材料采购周期长 研究表明，多数的业务处理遵从２／８法 则，￣ｐ８０％的时间花费在等待、排队或跟踪等 流程上，称为“等待时间”，只有２０％的时间 用于处理业务，称之为“任务时间”。目前因 等待造成采购周期长的现象主要集中在以下三 个方面： ２．１．１审批环节多，签字等待时间长 采购审批涉及到外购计划审批、采购明细 审批、外购产品价格审查，涉及到多个部门。 其中涉及到５万、ｌＯ万元以上的大额采购，同 个采购申请所领导要分批次对不同部门、不 同时间呈报的审批内容进行签批，如计划的符 合性、优选目录外明细以及价格等。虽然审的 内容不同，确是同一个采购申请。 ２．１．２采购计划编制不严谨，反复沟通时 一间长 采购计划编制时常出现器件名称或规格型 号描述不准确、不具体。比如计划中的器件名 称与供应商生产的名称有出入，或者计划中技 术规格提的不具体，只写了一个型号，没有封 装形式、技术参数等。因此，使得采购人员要 与供应商、相关技术人员就未明确的相关事宜 反复沟通、确认延长了采购周期，影响到采购 进度。 ２．１．３订货周期长 般科研军工单位各类物资供货周期大 致如下：元器件（国产）４－６周、元器件（进 口）６－８周、机电产品４—１２周、标准件４一ｌ６ 周、金属材料６一ｌ６周、非金属材料２—６周。若 遇到紧急任务时，这就是一个瓶颈。 ２．２对供应商疏于管理 签订订货合同后，常出现延期交货现象。 是合同签订后等待发货的环节上催缴不到 位 采购人员的采购主要精力用在了与供应商 计划内容核对、报价回传、签订合同等，在合 同签订等待发货的环节上，没有投入更多的精 力去催货，一般都是一个项目计划已到货将近 合同节点，对未交货的再进行督办。二是供应 商延期交货的责任未落实。虽然签订的合同中 都含有逾期未交货的扣款项目，因为种类少、 金额小，碍于面子，实际操作中未落实。三是 对不合格的供应商未淘汰。一般科研军工单位 一一在设计中一旦定了生产厂家，一直到后续投产 基本不会更换的现象。供货商摸清了军工企业 不扣、二不换的运转模式，对拖货期的现象 有恃无恐。 ２．３部分进口器件售后服务无保障 我国的军用电子元器件虽然取得了很大的 进步，并且制定了《武器装备使用进口电子元 器件管理办法》，对进口元器件的使用进行控 制，但是军事电子信息装备中，部分高端核心 元器件领域仍然依赖进口。进口器件一旦出现 质量问题后，需先找供应商，供应商再到原生 产厂的维修点去维修，到了服务点又要排队等 候维修，如果供应商不是第一代理商，往往要 经过多次周转才能得到维修。 ２．４部门之间的工作推进无人监管 采购是一项复杂而漫长的活动，除采购 部门外，还需其它部门的介入与配合。采购工 作涉及外购计划审批、提交申请明细、寻找合 适的生产单位或供货商、比价手续办理、签订 合同、等待收货、入所检验、元器件的老化筛 选、入库等流程，整个过程涉及的部门多、 人员多、环节多。为提高采购管理水平虽然采 用了金碟Ｋ３等物流软件系统，虽然可以查的出 价格审批时间、入所报检时间、入库通知时间 等，但却不能确切地知道是什么时候提出价格 审批的、器件什么时候入所的、什么时间入所 检的，以及检验记录什么时候返到采购部门 的。在以上的每个环节上都有可能搁置、拖 延，中间无人监管，出现问题后容易推诿扯 皮，进度无法保障。 ３．采购管理优化策略 ３．Ｉ简化审批流程，提高工作效率 针对一个项目需要多次重复审批的问题， 可以对《外购计划审批》后附的采购计划表进 行优化，按优选目录内与优选外进行分类申 报，并将供货单位达到５万元及以上给予标注 说明。所领导在第一次批复外购计划时即可同 时了解到优选目录外以及超过５万元器件的相 关信息，一个项目只需审批一次，后续运作按 批复执行即可。 在价格审批环节，只要在比价后选定的厂 家或供应商的报价与外购计划里的变动幅度不 大，可由价格办直接批复，定期将各项目的开 支做成报表上报各主管所领导，缩短签批等待 时间。 ３．２完善采购计划编制 首先采购部门应制定相关的管理规定来约 束编制人员，让编制人员从思想意识上重视采 购计划的编制；二是从源头抓起，多与供应商 起开展器件方面的知识培训，规范物料名称 与规格型号统一写法，要求在图纸设计与编制 计划时就与供应商的保持一致；三是规范金蝶 Ｋ３软件里不规范的器件名称与规格型号，供报 计划时选用，确保报计划时可选的唯一性。 ３．３加强进度监控 进度监控工作贯穿于从合同签订直到货物 一生产完毕具备出厂检验条件的全过程 在这个 阶段，对供应商的原材料准备、生产制造、出 厂检验、发货等各个环节紧密跟踪，监督并及 时催促。通过加强催交工作能及时发现供货进 度方面潜在的或已出现的问题，努力防止进度 拖延。一旦某一合同出现供货进度拖延，应立 即通过协调手段和控制措施，将进度的影响控 制在最小的范围内。 ３．４加强合同执行力度 合同是进度、质量的保障，执行的力度 直接决定着供应商的态度，要想确保质量与进 度，必须严格履行合同。首先，要专人建立合 同台帐，对合同进行分类，由业务员上报实 际到货时间，由合同管理人员履行相关违约事 项。第二，根据合同的执行情况，形成客观记 录，记录相关供货信息、违约情况，并定期对 供应商进行评价。 ３．５加大对供应商售后服务的考评 增加对供应商售后服务能力的考评，将供 应商的维修能力纳入审查范围。售后服务方面 满足不了科研装备需求的，直接取消其合格供 方或将其降为二级合格供方，采购时优先选择 售后服务能力强的一级供应商。 ３．６建立详实的供应商档案 建立供应商详实的档案，运用现代化信 息管理手段，更有效地管理好供应商。 业务管理部门可根据近几年供货周期， 对合格供方的生产厂家或供货商根据对每个项 目供应商的供货周期、产品质量、价格变化幅 度、售后服务、型号升级等方面建立详实的档 案，对供应商实施动态管理。 ３．７建立监管制度，加强部门之间接口采 购协调工作 建立监管制度，明确每个环节，部门之间 的职责与节点完成周期。如，供货周期、价格 审批周期、入所检验周期、老化筛选周期等。 由相关部门牵头监管，同时建立公共的信息平 台，每周定期将各外购计划节点的执行情况给 予公示，未按节点完成的给予情况说明，可对 各业务口起到监管的作用，确保采购进度 ４．结束语 采购管理是军工企业的一项重要工作，采 购的产品质量、进度直接影响着装备的质量与 供货周期，是不可忽略的一部分，采用先进手 段，完善规章制度，建好采购队伍，在工作中 不断探索物资采购工作的新方法，总结经验， 拓宽思路，提高军事装备需求相应能力。 参考文献 …１章锐，朱一舟．军用及航天电子元器件采购现状与建 议Ⅱ］．航天标准化，２０１２（１）：２６－２８． 【２１马洪江，王祖文，赵波，王宇慧．军用电子元器件供应商 关系管理研究Ⅱ］．管理学报，２０１０（６）． ［３】傅瑜．浅谈战略采购管理Ⅱ】．大众商务，２０１１（１２）：６４． 一ｆ５】Ｆｏｘ Ｄ，Ｂｕｒｇａｒｄ Ｗ，Ｄｅｌｌａｅｒｔ Ｆ，ｅｔ ａ１．Ｍｏｎｔｅ Ｃａｒｌｏ ｌｏｃａｌｉｚａｔｉｏｎ：ｅｆｆｉｃｉｅｎｔ ｐｏｓｉｔｉｏｎ ｅｓｔｉｍａｔｉｏｎ ｆｏｒ ｍｏｂｉｌｅ 【６］Ｆｏｘ Ｄ，ＫＬＤ—ｓａｍｐｌｉ“ｇ：ＡｄａｐｔｉＶｅ ｐａｒｔｉｃｌｅ ｆｉｌｔｅｒｓ［Ｃ］ Ｖａｎｃｏｕｖｅｒ． 作者简介：杨月（１９８７一），女，安徽蚌埠人，硕 士，现就读于中北大学机械工程与自动化学院控制工 程专业。 ｒｏｂｏｔｓ［ｑ １９９９：３４３－３４９． －２１ ０一电子ｔ婪霸
