海外出差管理办法

海外出差管理办法

1.0 目的

为出差海外的员工提供有关商务差旅信息与指导，使员工出差海外能在为公司节约成本的同时，拥有一个舒适、高效的差旅。

2.0 适用范围

本管理办法适xxx股份有限公司，其他关联公司参照执行。

3.0 原则

3.1 员工因公务出差海外及海外商务旅行（以下简称海外差旅）中应注重业务、效率和成本的平衡，在

同一条件下须选择成本最优的方案；

3.2 员工因公海外差旅时应该尽量避免安排私人事务；如不可避免，则员工应保持自律，且因私人事务

发生的费用由员工个人承担；

3.3 管理人员应慎重审核海外差旅申请的价值贡献及必要性，并为此承担责任； 3.4 本管理办法中费用和补贴的规定是为了合理补偿员工因公出差海外产生的成本，如员工选择超过公

司标准的差旅方案，则超出的成本需由员工个人承担。

4.0职责与权限

4.1海外出差人员

4.1.1在制度允许范围内报销差旅费，并确保与差旅相关的费用及费用报销都符合公司原则、； 4.1.2确保费用报销所提供的原始凭证符合财务规范，并按财务报销管理规定时间内提交报销申请； 4.1.3负责出差申请、报批以及紧急情况下事前报备。

4.2部门负责人（海外出差人员直接上司） 4.2.1负责审核业务的必要性、真实性，对差旅及报销中不符合公司的地方，应及时指出并纠正； 4.2.2与员工沟通公司海外差旅管理办法，解释提出的问题，并处理特殊情况； 4.2.3做好部门差旅费用预算，控制部门差旅费用。

4.3行政人员

4.3.1按照公司相关制度和流程，提供与差旅相关的服务，如机票、酒店的预订；

4.3.2负责酒店与机票预订的行政人员，应寻找合适的供应商，定期进行价格谈判，根据不同季节调

整最优惠的价格，寻找的合作酒店应包含早餐供应；

4.3.3负责酒店预订的行政人员负责公布签约酒店的报价、地址和联系方式，并定期更新相关信息。

4.4人力资源部：负责出差人员出差期间的考勤核定。

4.5财务部

4.5.1负责出差人员费用合规性的核实；

4.5.2为没有信用卡的出差员工提供借款，借款必须根据差旅费用预估，并按公司借款流程实行。

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公司logo xxx股份有限公司 xxxx Technology Co. Ltd 海外出差管理办法 文件编号 版 本 页 数 生效日期 A0 2/5 2019-10-28 4.6公司副总：负责特殊情况或紧急事项而产生的费用超支的审批。

4.7各岗位级别人员出差海外审批权限如下： 审批权限 审核 审核 批准 出差人员 总经理/副总 总监级 经理级 主管级 主管级以下职位 / / / / 主管 / / / 部门经理 部门经理 董事长 上级领导 总监 总监 总监 备注 邮件或电话报备即可 报备分管副总审批

5.0 管理办法说明

5.1出差申请：OA中提前发起出差申请，并按要求填写相关事项、跟进审批。

5.2出差申请更改：出差人员因特殊原因，中途需变更出差路线或延长出差时间，须提前请示批准人同意，并告知考勤专员；且在出差返回后5个工作日内发邮件给OA管理员，并抄送相关领导，写明实际出差日期及出差路线，按岗位级别审批权限进行逐级审批，否则视同为计划外费用，计划外费用公司不予报销。

5.3报销流程：出差人员应回到自己所在部门报销出差费用，报销科目包括：交通、住宿、伙食、差旅费用等。

5.4海外出差费用报销标准

5.4.1公司所有员工海外出差应优先预订公司签约的酒店，若出差地没有签约酒店、签约酒店无房或

签约酒店费用高于规定的费用标准，出差人员可根据住宿标准自行选择酒店。

5.4.1.1 酒店住宿标准根据不同出差地及岗位级别规定的限额内实报实销，若不同岗位级别的

人员同时出差，可入住同一酒店，但仅能选择基础房型。（附件1）

5.4.1.2 因陪同客户或业务活动需要，若酒店价格超出公司标准，出差人员应提前获得分管副

总的邮件批准。

5.4.1.3 结算时应要求酒店提交所有的项目清单，如房费，洗衣费，电话费，餐费和税费。 5.4.1.4因公司业务本身需要，需出席外部重要商务活动或重要会议，且连续出差一周以上的，

可以报销洗衣费。报销标准，凭单据实报实销，衣物范围仅限于：衬衣、西服、外套、礼服等衣物的洗衣费开支。非因业务本身所需而产生的洗衣费，公司不予报销。

5.4.1.5因公司业务本身需要，须出差海外一个月以上的，将由公司统一安排住宿。 5.4.1.6出差人员按出差的实际住宿天数计算，在规定的标准内凭据报销，超额部分不予报销。

如有特殊情况应提前获得分管副总邮件批准。

5.4.2交通及交通费用

5.4.2.1出差海外员工的机票必须由OA系统申请提前预定，如紧急情况无法OA审批，须由最

终审批人书面审批，后续需在OA系统上补OA单。

5.4.2.2行政机票预订人员根据获审批的机票购买申请，在公司协议服务供应商处统一预订机

票。申请人需给出至少3个小时出行时间给机票预订操作人选择，机票预订操作人可根据时间段选出最优惠价格机票。遇特殊情况，须说明并做相应记录。

5.4.2.3 出差人员应提前3天告知行政部差旅管理人员预订机票，特殊情况做相应记录。在不

影响正常工作下，应选择最低成本的方案，出差人员不可指定航空公司、行程路线、舱位或无故撤销机票。

5.4.2.4 出差当地合理的市内交通费用及往返机场、车站的费用实报实销，应尽可能使用经济

的交通工具，报销出租车费用时，应在背面注明乘坐出租车时间、同行人、上下车地点、原因。

5.4.2.5 如乘坐人的航班为经济舱，国际机票超过人民币7500元/单程或人民币15000元/往返，

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公司logo xxx股份有限公司 xxxx Technology Co. Ltd 海外出差管理办法 文件编号 版 本 页 数 生效日期 A0 3/5 2019-10-28 须经过公司总经理审批。如有多趟航线，可以叠加上限。

5.4.2.6 行政部负责机票预订人员在收到机票预订申请后，须报给签约供应商（xxx公司，xxx

公司，xxx公司）进行比价，同时参考携程价格与航空公司价格，选取其中最优惠的价格的机票。如遇紧急情况，离出发时间在24小时内，不满足3家比价，则以1小时内提供的最优惠价格进行确认。

5.4.2.7 由于差旅机票购买申请人提供信息错误导致更改机票产生的费用，由申请人个人承担。 5.4.2.8 只能以业务发生变化为由对机票或车票进行改签，申请改签须提供书面说明，机票预

订人员需记录在案。后续查实如因个人原因改签而产生费用的，公司将予以追究责任；因个人原因导致未登机，例如个人证件问题、个人原因导致误机、携带行李问题等产生的改签费用由出差人个人承担，公司亦不予报销。

5.4.2.9 供应商管理：每半年组织定期检查供应商提供的价格是否合理。如有供应商平均价格

高于其他两家供应商10%，则考虑替换该供应商。

5.4.2.10如因业务需求为客户购买机票，则根据具体情况处理，不做强制要求。

5.4.3餐饮补助

5.4.3.1公司对于出差海外员工，根据海外不同地区给予定额补助，具体标准参照附件1，2。 5.4.3.2若海外出差期间用于招待与公司业务有关的客户，应按招待费用报销，则不得再报销

当次的餐饮补助。餐饮补助报销比例为：早餐10%，午餐45%，晚餐45%。

5.4.3.2员工出差海外时。由公司提供住宿和餐饮的，则员工不再享受住宿补助与餐饮补助。

5.4.4电话及网络费用

5.4.4.1海外出差员工可以报销出差期间用于商务的合理的电话与网络费用。 5.4.4.2海外出差期间，原则上不允许使用酒店有偿电话，紧急情况可特殊处理。

5.4.4.3在出差期间使用个人手机处理工作相关事宜时，如当月的话费超出公司规定的报销额

度，出差人凭机打可报销超出部分的电话费。

5.4.4.4海外出差期间，出差人应了解可使用网络的价格，注意节省上网时间和费用。

5.4.5小费

5.4.5.1员工在有小费惯例的境外国家出差时，可报销合理的小费，但报销时应备注、说明。 5.4.5.2出差人员应保留消费卡的原件，作为小费报销的凭据。出差人员报销时需在凭据上列

出详细的小费支出地区、国家和小费金额及原因，个人消费支出的小费不予报销。

5.4.6杂项开支

5.4.6.1可报销的杂项费用

5.4.6.1.1因出差需要办理签证、护照、拍摄照片的手续费及回户籍所在地办理护照往返

交通费用，公司给予报销。

5.4.6.1.2因医疗需要或家庭突发事件发生，应向公司说明情况，医疗需要、家庭突发事

件属于私人事件，公司仅承担从出差地回家的往返交通费用，参照正常出差标准执行。

5.4.6.2不可报销的杂项费用

5.4.6.2.1航空公司或机场俱乐部的会员费用。 5.4.6.2.2停车罚款或其他交通罚款。 5.4.6.2.3娱乐、休闲费用改为招待费，原则上不予报销，特殊情况报总经理批准后报销。 5.4.6.2.4个人费用，如体育活动、使用健身俱乐部的设施、风景区旅游纪念品等。 5.4.6.2.5因延缓偿还信用卡产生的利息。 5.4.6.2.6个人行李损失、丢失。

5.4.6.2.7航空公司或中途停留机场所产生的费用。

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公司logo xxx股份有限公司 xxxx Technology Co. Ltd 海外出差管理办法 文件编号 版 本 页 数 生效日期 A0 4/5 2019-10-28 6.0 报销规定

6.1紧急出差或不方便当面签批《出差申请表》时，可按审批流程邮件审批。出差人将审批邮件发给行政部负责机票、酒店预订的人员进行票务预订，同时抄送给人力资源部考勤专员备案。 6.2出差产生的费用，例如用信用卡消费，费用报销时应附上信用卡明细账单。

6.3银行卡刷卡凭据，由于是热敏纸，不利于财务长时间保存，如在费用报销中有此类纸张的，须附原件及复印件。

6.4出差人报销时应取得合法、合规的。 6.5出差费用报销须填写《差旅费报销单》，报销单上填写的相关信息及各类原始及单据将作为核 发差旅费的依据，出差人员务必如实、准确、完整填写。

6.6在出差过程中因个人原因外出或探亲，均属于个人行为，如遇意外，由个人承担。

6.7差旅费报销应在部门差旅费预算额度内支出，超预算的费用需执行预算外审批流程。未获得批准增加预算额，公司将不予报销。

6.8由出差人员因个人原因产生费用超出限额，则超出部分由个人承担。 6.9财务部门有权审核差旅费用的真实性，如存在报销费用与实际不符或不实，不予报销相关费用。

7.0 安全规则

7.1公司通过购买保险的形式为出差海外的差旅人员提供安全保障。

7.2差旅人员出差前应了解和关注差旅目的地的气候、治安等安全状况。员工出差海外，需在到达目的地前取得中国驻当地使领馆的紧急联系电话。

7.3海外差旅过程中如遇突发、紧急、危急情况，员工以保证人身安全为第一前提，并争取第一时间与公司取得联系，公司将尽一切的可能提供援助。

7.4经理及以上级别人员原则上不得三人以上乘坐同一航班，对于特殊的公司大会，团体同乘一般飞机的人数不得超过十人。

8.0 其他规定

8.1员工参加已有食宿、交通安排的会议、交流、培训及拓展等，不再享有差旅补助及报销交通等费用。 8.2出差遇节假日需回家情形说明：

8.2.1员工出差海外，出差地、家、工作地之间的往返差旅费用，公司可承担部分，承担部分以上季

度工作地至出差地的平均票价为准（以行政发布为准），超出部分由个人承担，从工资中扣除。

8.2.2凡涉及到回家的差旅均由员工个人自行预定票类，后续整理行程单经部门权签人、行政、财务

审核后予以报销。

8.2.3个人原因假日期间停留在出差地不予发放各项补贴。

8.3本管理办法由公司管理层讨论、确定，报总经理审批、签字后生效。 8.4公司行政部、人力资源部负责对本管理办法的解释、修订、管理。 8.5本办法自2019年xx月xx日起正式实施。

9.0 相关附件

9.1附件1 海外差旅标准

9.2附件2 出差申请费用报销流程

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公司logo xxx股份有限公司 xxxx Technology Co. Ltd 海外出差管理办法 文件编号 版 本 页 数 生效日期 A0 5/5 2019-10-28 附件1

中国区员工至中国区以外出差的差旅费标准 （单位US $/天） 分类 交通费 商务舱 软席 VIP席 经济舱 硬席 一等席 经济舱 硬席 二等席 海外地区 住宿费 250 餐饮补助 实报实销 交通费 商务舱 软席 VIP席 经济舱 硬席 一等席 经济舱 硬席 二等席 、、 住宿费 200 150 100 餐饮补助 实报实销 40 40 董事长 集团CEO 集团VP 事业部总经理 180 50 副总/总监 经理 130 40 其他员工 注： 1.飞机等级：商务舱、经济舱 2.火车等级：软席、硬席

3.高铁等级：VIP席、一等席、二等席

4.出差1个月及以上的，由公司统一提供住宿的，不再予以报销住宿费。

附件2 流程图 出差申请 序号 责任人

时间 事项 说明 5