档案检索工具

档案检索工具(总3页)

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档案检索工具

一、档案检索工具的划分

档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆（室）藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。

（1）按检索手段

手工检索工具和机读检索工具。

手工检索工具：以人工查检的各种目录、指南、索引等。有卡片式和书本式。

机读检索工具：是借助计算机等手段形成和使用的检索工具，如机读目录、缩微目录等。

（2）按功能

查检性检索工具、介绍性检索工具和馆（室）藏性检索工具。

查找性检索工具：为查找检索档案而编制的。有分类目录、专题目录、主题目录等。

介绍性检索工具：亦称工具书。有全宗指南、档案馆指南等。

馆（室）藏性检索工具：反映馆（室）藏档案分类整理、排列体系，为管理馆（室）藏档案而编制的检索工具。有全宗目录、案卷目录等。

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（3）按使用对象

公务检索工具和开放检索工具。

公务检索工具：为满足内部工作人员因档案管理和 开展利用的需要而编制的各种目录和索引。有案卷目录、文件目录等。

开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具。有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。

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二、常用档案检索工具 （1）全宗目录

又称全宗名册，是介绍档案馆（室）所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。

目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。

（2）案卷目录

是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。

目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。

（3）卷内文件目录

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是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。

目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。

把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。 （4）归档文件目录

是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。

目录项目内容：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。

（5）专题目录

专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案的内容和成分的检索工具。

其他检索工具还有分类目录、主题目录、人名目录、文号目录等。

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