文件控制程序W-02-001(005)

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 文件控制程序 制订：宋锐锋 审核：刘友成 批准：全登平 文 件 修 订 记 录 1.目的 通过对文件的编号、审批、受控、发放、回收、作废、处置等全过程进行规范控制，确文件名称 版本 A00 001 002 新版本发行 依OA要求修订版本 将客户服务部/产品管理部等相关文件纳入 文件控制程序 修订内容 编号 修改页次/版次 / 全部 全部 W-02-001 修订日期 2006-1-10 2007-10-23 2009/12/27 修订者 张淑华 杨昆 杨昆 备注 003 1． 修订3权责；2.修订5.2.2，增加技术要求代码；3.修订5.3.1，规定文件由DCC第2，4-8页 2011-12-10 谭红霞 统一编号；4.增加5.5.1，规定由DCC登记受控文件清单（包括配布状态）。 1. 修订5.2.1部门代码 2. 修订5.2.3技术要求代码 第4，5页 2012-3-30 2012-6-16 谭红霞 宋锐锋 004 005 005 005 005 换版修改，文件区分版本及版次，追加文件管全部修改控要求 /001 更新技术代码 增加3.4认证文件保管权限要求 更新技术代码，增加SOP16和SOP17 第5页/002 2012.12.30 蒋慧颖 第3页/003 2013.1.18 第5页/003 2013.05.13 蒋慧颖 彭 霞 修订 保各部门使用的文件均为有效适用的版本。 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2.范围 适用于本公司各类体系文件的控制。 3.权责 3.1文件制订与修改/审查/核准/分发权限规定如下： 作业区分 单位 制订与修订 审核 批准 电子分发 书面分发 文件阶层 手册 程序文件 办法规范 表格 作业规范 SOP（作业指导书） 技术文ECN 原理图 体系部门 相关部门 相关部门 相关部门 相关部门 IE/工程 相关部门 研发部 研发部 品质部 研发 管理者代表 部门负责人 部门负责人 部门主管 部门主管 IE/工程主管 PMC 研发主管 研发主管 品质主管 研发主管 总经理 管理者代表 管理者代表 部门负责人 部门负责人 部门负责人 研发/工程主管 项目经理/研发总工 研发总工 品质经理 材料/市场 所有部门 所有部门 所有部门 所有部门 所有部门 所有部门 所有部门 所有部门 品质/制造/研发/PMC 工程/品质/制造 -- -- -- -- -- 相关部门 生产部 -- -- -- 品质或外包商 相关部门 件 物料清单（BOM） 检验规范/QC工程图 承认书 客供产品规范或文外来文件 件及设备相关说明书、操作介绍、客户图纸 图面 国家或国际标 准&客户技术资料 客户提供给市场部 研发/工程 -- 客户提供给市场部 经转为公司正式文件后,由文控中心统一列管 研发/工程 相关部门 -- -- 3.2 DCC（文件控制中心）负责文件的编号、受控、发放、回收、作废等过程的控制。 3.3各部门负责按程序要求制定文件；保存好DCC发放的受控文件并配合DCC回收 作废文件。 3.4 认证工程师负责对认证文件进行保管控制。 3.5 IT部负责对OA系统进行维护，确保文件控制模块功能正常。 4.定义 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4.1 文件阶码： 階 一阶文件（阶层01）: 手册 4.2 手册：对管理体系过程之间的相互作用的表述。二阶文件（阶层02）: 程序文件 三阶文件（阶层03）: 指导类文件 4.3 程序文件:为进行某项活动或过程所规定的途径（管理评审、内部审核、文件 四阶文件（阶层04）: 表格记录 控制等,依手册所订的各项程序）。 4.4 指导类文件:是程序文件的支持文件,为本公司第三阶文件（如作业规范、作业 指导书、原理图、BOM表、设计图纸、承认书等）。 4.5 记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据文件（校验记录、检验记录、 测试记录及执行第二、第三阶文件所衍生的记录资料）。 5.作业内容 5.1文件分类管理 A：流程性文件（包括手册，程序文件，三阶流程规范性文件，四阶表单）； B：技术类文件（包括QC工程图，SIP，SOP，研发项目输出指导书等）。 C：外来文件(如:劳动法、ISO9000/ISO1400/RoHS/WEEE标准、各大厂商对ROHS的要求、关于产品的行业标准、3C认证书、入网证书、客户技术要求、经外部机构的检测报告等) 5.2文件编号原则 5.2.1部门代码见下表: ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 部门 代码 部门 研发中心 供应商管理中心 工程部 代码 部门 代码 部门 IE部 代码 S T W Y 5

.2.2流人事行政部 A 财务部 营销业务管理 生产部 品质中心 B C F 国际事业部 K G H ME组 客服部 M 设备管理 流程管理N 部 电源事业P 部 程性文件编号供应链管理中D 心 Tenda产品管理E 中心 IP-COM产品I 管理部 J 人力资源部 R 规则如下 X - XX - XXX 流水号（从001开始续编） 文件阶层（01，02，03，04） 部门代码 注：04阶表格编号需体现版次（如：X-04-XXX/001（版次）） 5.2.3技术类文件编号 - - X XXX XXX 流水号（从001开始编） 技术要求代码 附技术要求代码规则： 序号 文件名称 插件作业指导书（DIP） 普通产品作业指导书 大口交换机作业指导书 网卡作业指导书 天线作业指导书 部门代码 技术要求代码 SOP1 SOP2 SOP3 SOP4 SOP5 1 2 3 4 5 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 电源作业指导书 无线产品排拉图 有线产品排拉图 电源排拉图 天线排拉图 OEM/ODM订单排拉图 试产工艺指导书 客户专用SOP SMT生产作业指导书,站位表 检验规范 品质工程图管制计划 承认书 研发部测试/产测指导书 研发部软件烧录指导书 研发部生产工艺指导书 研发部组装包装指导书 设备保养规范 设备操作指导书 PCB板丝印图,结构图,坐标文件. 承认书 PCB钢网制作流程 物料清单 SOP6 SOP11 SOP12 SOP13 SOP14 SOP15 SOP16 SOP17 SMT SIP PMP ACK FTE FRI FIE FPK TMN TON EPL DSN BOM 5.2.4外来文件 X XXXXXX XXX - - （ 流水号，从001开始编 年月日(各取两位) 部门代码 5.2.5存档编号（OA电子档存档方式不在此列） X XXXXXX XX 开始编流水号，从01年月日（各取两位） 部门代码 注：研发中心文件编码规则不作以上要求，可按照研发中心本部文件编码规则进行编码。 5.3 文件制订、修订、废止的运作 5.3.1当需要新增体系文件时，由相关部门主管或指定人员拟定，文件编号由DCC----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 依据本程序编号规则统一提供。制定完成后上传OA系统，经授权人员审核及批准后在OA系统发布生效。 5.3.2当需要修订体系文件时,由相关部门人员或指定人员提文件修改流程，在文件修改流程的<文件/表格修改申请表>上填写文件/表格修改原因和修改前后内容，并在文件封面页修改记录上注明修改内容后，将修改的文件再次上传OA系统，经授权人员审核及批准后在OA系统发布生效。 5.3.3当文件需要废止时(不再修订新版本或永久性不再使用的文件),由制定部门发出通知给DCC, DCC对作废文件回收处理。 5.3.4文件版本升级规则：新文件的版本号为001，文件修改的内容超过60%或其中某页修改版次超过009次时，应予以换版，否侧不进行换版，换版后文件各页修改版次重新变更为001。换版时也要体现修改内容，当修改内容较多，可注明参见文件修改流程×××内容。 5.3.5文件换页修改时，应在被修改处注上“ X ”标记，标识文件修改处。 修改版次标记 首版发行版次为001，后续修改依次为:002、003、004、005，……009。 5.4 文件发放、回收 5.4.1 对于需以纸档形式发放到现场的文件（如：作业指导书等），由DCC在每一页文件的右上角空白位置加盖“受控文件”印章后分发相关部门，并由签收人员于<文件分发/回收登记表>上签名确认。非受控的文件不得盖“受控文件”印章。 5.4.2新版本发出的同时回收旧版本,回收时则需在<文件分发/回收登记表>上签名----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 确认。收集到的旧版本须作废处理。作废正本盖红色“作废文件”印章与其〈文件分发/回收记录表〉一起保存文件管理部门，换页修改的保存1年、换版修改的保存三年后视情况销毁。 5.4.3回收的作废副本文件或已过保存期而无保留价值的作废正本文件，由文件管理部门经管理部门负责人确认后,按其意见自行销毁（销毁方式：绞碎、焚烧、用圆珠笔/水笔划“×”或盖“作废文件”印章后作再生纸使用等）处理。产品收尾时文控管理部门需回收相关文件。 5.4.4对外提供给客户、供应商等文件，由所需部门在OA系统中填写<文件领用审批表>，呈管理者代表核准后到DCC领取相应份数的文件，并加盖“参考用章”以示仅供参考，不做回收及变更处理。 5.4.5公司电子文件发布及保存于OA系统上，各部门仅可阅读，不能编辑、复制、下载或删除。 5.5 文件登记、归档 5.5.1 DCC负责所有受控文件的登记，列出<文件控制清单>，以便全盘把握文件的受控状态。受控文件正本由DCC归档保存，各部门负责保管DCC发放的受控文件副本。 5.5.2 所有受控文件严禁私自复印、涂改，应保持文件版面清晰、完整、清洁。 5.5.3当文件遗失、破损严重影响使用时，可填写<文件领用审批表>经审批后，DCC将重新发放，并收回破损文件。文件遗失，责任部门需检讨原因并采取改善措施，由DCC向全公司通报遗失文件无效。 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5.6 外来文件管理 5.6.1 各部门收到需受控的外来文件,经本部门主管以上人员审核后，交DCC发布公司OA中ISO模板的支持文件中作受控管理。 5.6.2外来文件不可涂改或损毁,须保持其完整性，并加盖“外来文件”章。如是感热纸传真件,则需拷贝管理。 5.7 文件字体规定(一、二、三阶文件) 5.7.1 抬头部分:抬头的公司名称字体使用18号楷体-GB2312,右上角要有“Tenda”英文标示， 5.7.2 标题部分:标题部分使用13号字体,制定部门、编号、版本、页次、制定日期均使用12号宋体字， 5.7.3 正文部分:文件正文部分统一使用13号宋体字（附表内字体不做要求）,行间距定置为1.5CM;上下页边距定置为1.5CM;左右页边距定置为1.8CM;（手册不作此要求）. 6.文件维护与生效 本程序由品质中心维护,依文件管制系统OA会审生效。 7.相关文件 无 8.相关表单 <文件分发/回收登记表> W-04-002 <文件领用审批表> W-04-009 <文件/表格修改申请表> E-04-037 <文件控制清单> E-04-038 9. 附件 附件1: “文件受控”章 附件2: “外来文件”章 受控文件 外来文件 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 附件3: “参考文件”章 附件4: “RoHS文件”章 附件6: “作废”章 ISO一阶至四阶文件新增修订作业。 参考文件 签核单位 ROHS文件 文控中心 备 注 进入界面时注意文件编号及文件版本 透过OA电子签核系统增加部分会审部门会审 深圳市和为顺网络技术有限公司 作业说明 主办单位作废文件 1、查找要应新增/修订的文件路径 进入OA系统ISO文件管理 深圳市和为顺网络技术有限公司 一阶（质量手册） 二阶（程序文件） 三阶（支持文件） 四阶（表格表单） 2、透过部门主管、管理者代表签核，并选择相应会审部门进行共同会审，如中途签核驳回，则中止签核，并自动以最初设定的邮件或待办事项通知，则申请者依签核意见修订后在驳回文档中重新上传。 3、总经理负责签核批准公司一阶文件与二阶文件，其余各级文件由管理者代表批准发行。 4、文件发布由文控发布，文控负责对其格式及编号作检查。 单击进入ISO文件管理中的 点击右上角新建 点击需修订的部门文件 进入需修订/新增文件界面 部门主管审核 协作单位会审 管理者代表审核/批准 总经理批准 文控 发布