（１）经营合同：指企业签订的与经济活动相关的 要求，如一些单位保存的合同档案仅仅是复印（复 合同，包括预研合同、产品研制合同、武器装备合同 写）件，而没有合同原件；有的保存的是传真件，没有 及其它技术保障、技术服务、技术培训、租赁合同等。 及时复制。还有一些竟然是在一张横线信纸上用圆 （２）外协合同：指本单位与其它单位签订的外 珠笔书写的，这些情况不利于合同档案的保存及今 部协作加工合同，包括委托外协加工生产合同、武器 后的利用。 装备配套产品订货合同、技术合同及其它外协合同。 ４．归档不及时甚至不归档 （３）销售合同：指企业在产品和物资购销、运输、 储存等活动中订立的合同、协议，包括购销合同、补 一大多数单位的合同档案的归档处于滞后状态， 些承办部门或承办人在较长的合同履行期限内为 偿贸易合同、物资供应合同、仓储保管合同、货物运 了方便利用擅自将其保存在自己手中而不向档案室 输合同等。 （４）采购合同：指产品在采购活动中形成的合 同、协议，包括订货合同、供需合同等。 （５）劳动合同：指企业在人事、劳动和有关工作 中签订的合同、协议，包括人员招聘、人才引进、劳务 输出、劳动保险、医疗保险、临时用工合同、协议等。 （６）基建工程合同：指企业在基本建设、房屋修 建、工程安装等活动中签订的合同、协议，包括建筑 招标、勘察设计、施工、安装、维修等合同。 二、合同档案管理存在的问题 １．缺乏明确统一的管理要求 目前，合同档案没有作为单独的档案门类，无论 是合同主管部门，还是档案管理部门，对合同档案的 管理，特别是合同档案的收集范围、保管期限等方面 没有提出明确的要求，以致各单位在管理合同档案 时，没有统一的标准做参照，只能参考文书档案或者 科研产品档案的整理方法。 ２．收集难 合同档案收集难是一个普遍现象，这与合同的 形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序 看，在一个法人单位，不同性质和类别的合同往往由 不同职能部门拟定和承办，甚至每份合同从起草、审 核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节； 从合同成立看，合同送交所有责任方签署完毕后方 才成立，流程多、周期长。受内外因素的影响，合同 容易出现“中途截流”和分散保管的现象，从而给档 案部门的收集工作带来一定困扰，直接影响合同档 案管理质量和开发编研工作的开展。 ３．合同档案制成材料不符合归档要求 （１）从合同内容上看，一些合同或者没有法人代 表签名（名章），或者缺少某一方的公章；有的合同承 办人缺乏《合同法》以及相关法律知识，在拟写合同 时，从内容到体例格式都不符合规范要求。 （２）从其自身制成材料看，有些合同不符合归档 ５０ 移交，使得合同档案的安全无法保证。由于保管条 件的制约，也会使合同档案受到不同程度的损坏。 同时不及时归档，也不利于档案人员进行系统分类、 编目和保管。 三、合同档案管理应注意的几个问题 鉴于合同档案的重要性和特殊性，结合档案管 理的工作实际，建议各单位档案管理部门把合同档 案作为专门档案进行管理，并在管理中注意以下几 个方面的问题。 １．合同档案管理应着眼于全局 有别于普通文书档案，合同档案的收集、整理和 组卷都有很大的不规律性，不可能指望它会像普通 文书档案那样按时、定期送上门来，稍不留心，就会 出现遗漏。比如，一份经济合同档案，双方当事人经 过要约、承诺、签字、盖章、公证生效后，并不意味着 办理完结，还需要定期检查合同的履行情况，有时需 要修订、补充或更改，有时还需要解决合同纠纷等 事项。因此，在合同档案的收集、整理过程中，合同 档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确 合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确 定合同档案的归档范围，并根据情况的变化不断进 行修订和补充，从而使合同档案的及时、完整归档有 制度保证。在实际工作过程中，合同档案管理人员 还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材 料，为今后可能出现的该合同的各种相关或补充材 料留下余地。在提供合同档案利用时，可以及时主 动地上门提供相关材料利用服务。总而言之，要着 眼全局，做到未雨绸缪，保证合同档案收集的完整、 及时，进而发挥其应有效用，维护当事人的合法权 益。 ２．收集应及时 档案工作人员要了解合同的办理情况，正式合 同文本签字仪式各方都应到场，合同文本一经签字、 盖章、公证后就要即时收集归档。对于其他相关的 合同材料以及履行过程中当事人之间所有有关合同 及规范管理。 内容的意思表达信件、催告函件等，也应采取随时收 集归档的方法，避免合同档案的遗漏及时效过期。 ３．收集范围应注意全面与准确 ２朋确合同管理人员与档案管理人员的职责 合同管理与合同档案管理的概念混淆不清是造 成合同收集不齐全的重要原因。合同形成的全过程 通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 及移交档案室前的合同保管由合同管理人员负责， 我们可以知道，人们对合同档案的全面性与准确性 合同移交档案室后的分类、整理、保存、提供利用则 的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求 是档案人员的职责。这一点正是划分合同管理人员 档案管理人员熟悉相关的法律法规，了解合同办理 与档案管理人员职责的界线。合同管理人员的主要 情况，保证不遗漏一份与合同有关的档案材料，使合 同档案能够准确、有力地反映当事人的合法权益。 ４．提供利用应注意规范性 鉴于合同档案的重要意义，档案部门在提供利 用时，除特殊情况外一般不应提供合同文本的原件， 而是提供复印件，既方便利用又减少原件的损耗。 同时对合同档案的查阅也应制度化，对于事关单位 机密的合同档案应采取保密措施，以免泄露单位机 密。 ５．档案管理部门与业务部门的协作与互动 要做好合同档案的管理工作，离不开业务部门 的合作与支持。同时，档案部门也要发挥主观能动 性，配合业务部门定期检查合同的办理情况，对办理 完毕的新合同或补充协议等及时收集归档，清理遗 漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进 行通报和督促。 四、加强合同档案管理的措施与方法 １．制定合同管理制度 这是合同档案规范管理的重要保证。实现合同 档案的规范管理首先是在合同的收集上要保证合同 齐全完整，其次是合同的内容条款要合理、合法，利 于企业生产经营，这样的合同才具备归档查考价值。 为此，首先要制定完善的合同管理制度，保证合同档 案的“来源”准确规范。制定合同管理制度，明确合 同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履 行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等。其 次要配备专（兼）职合同管理人员。合同管理人员必 须熟悉《合同法》等法律知识，参与重大合同的资信 调查、商务谈判、起草、签订前的法律审查工作，办理 合同公证、鉴证等事宜；监督合同的履行情况；保管 使用“合同专用章”等企业资质证明、信印；参与协调 合同纠纷；对合同（正本）进行编号、登记、保管，定期 移交档案室归档等。企业只有制定合同管理制度和 配备专职合同管理人员，才能保证合同的合理、合法 及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集 职责是履行合同监管机构的各项职责，其中包括对 备案合同进行编号、登记、保管和定期移交档案室。 档案管理人员要对合同的纸张规格、笔墨印油等提 出要求，由合同管理人员负责监督执行。合同移交 时，双方要认真核对移交清单，检查合同是否缺损并 有效签名。合同管理人员与档案管理人员的职责必 须明确，避免造成各自为政的局面或互相推卸责任 的现象，保证合同收集齐全、整理规范、方便利用。 ３．规范合同档案的分类整理 企业的合同档案整理可通过两个途径：一是将 合同档案纳入文书档案与科技档案管理中。在合同 的分类过程中，首先区分合同类别，专项工程项目合 同归入工程项目档案，其它类型合同归入文书档案 或者科技档案。其次在保管期限的划分上，工程项 目合同可参照基建工程档案管理办法划分保管期 限，其它类型合同可参照文书档案或者科技档案保 管期限的划分法进行划分，即根据合同的内容、履约 期限、查考价值等方面来确定。合同档案类别和保 管期限的准确划分，保证了合同能准确、快捷地提供 利用。二是对专项工程外的合同实行单独管理，制 定合同档案保管期限表。根据合同的类型、性质、合 同有效期、内容等对合同进行分类，确定保管期限。 对专项工程外的合同档案实行单独管理，不仅可以 方便查找利用，而且可以提高档案的归档价值。对 单独归档的合同档案，企业管理者应逐步加强合同 的现代化管理，结合本企业的办公自动化系统，开发 和使用合同管理系统，并注重与其它门类档案管理 系统的衔接，实现合同档案管理现代化。 综上所述，规范的合同档案管理是维护法人单 位合法权益的有力保障，要做好合同档案的管理工 作，离不开业务部门的合作与支持。同时，档案部门 还应大力宣传合同档案的重要意义与相关的法律知 识，加强业务部门的档案意识，为合同档案的管理奠 定良好的基础。 （责任编辑 陈平） ５１