X-003办公区管理制度

一、目的

规范物业公司办公区的管理工作。 二、范围

适用于物业公司办公区的日常管理工作。 三、职责

1、行政人事部主管负责、物业公司办公区的日常管理监督工作。 2、办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。 四、程序要点

（一）物品摆放

1．办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整。

2．各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发现丢失或损坏的应及时向部门负责人或行政人事部报告，并采取相应的补救措施。 3．上班时应保持桌面整洁、有序，不允许摆放与工作无关的其他用品。 4．下班前应将桌面清理干净，办公桌、椅摆放在恰当的位置。 5．办公室人员应在上班前检查所属区域内物品摆放是否整齐、有序。 6．遇到雨天，应当在办公区门前显眼位置放置防滑设施及标识。 （二）、常用办公设备的使用

常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、电话及其他设备。 1．电脑：

①上班使用时将电脑开机，下班之后（无人使用时）注意将电脑关机。 ②电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用时，可将电脑转换为休眠状态。 2．打印/复印机：

①打印/复印机应避免频繁的开关机操作。

②正确使用打印/复印机按有关打印机操作说明书的指导进行操作。 ③打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印。

④为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用二次纸的背面打印。 3．电话：正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。 ①为有效控制电话费，一般情况下，电话应设定呼出功能。

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②除经理批准的电话外，其他电话均须取消长途直拨功能。 ③上班时间禁止打私人电话。 4．常用办公设备的维护保养与维修：

①常用办公设备应进行以下日常维护，维护办法参照各设备有关维护操作说明书。 a.防尘。 b.防晒。 c.防潮。 d.防腐蚀。

e.其他需要预防的事项。

②保养与维修：常用办公设备应定期保养，一般情况下需要委托专业公司进行。 （三）环境管理

1．卫生：办公区卫生物业公司环境部负责，办公区各岗位人员监督管理。发现问题，由行政人事部处理。各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况，办公用品是否摆放整齐，文件资料是否排列有序。 2．绿化：办公区绿化由物业公司环境部负责，行政人事部监督管理。 （四）安全管理

1．工程部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。

2．秩序维护部应检查办公区消防设施是否保管妥当，灭火器材摆放是否规范，有无损坏、丢失现象。

3．各岗位员工应加强安全防患意识，下班时应将重要资料放入安全地点，锁好抽屉，关好电源及门窗。

4．物业公司办公区晚间的安全管理由秩序维护部负责，值班保安人员应定时巡查以下重要部位，并做好相应的记录。 ①消防设施、配电房。

②领导办公室、档案室、财务室。 ③水源的关闭情况。

五、相关记录

《固定资产登记表》

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