电子公文文档一体化业务流程管理规范

电子公文文档一体化业务流程管理规范

（征求意见稿）

1 范围

本标准适用于国家行政机关制发的电子公文管理。党的机关和其他机关制发的电子公文管理可参照执行。 2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB 18030-2000 信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充 GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集 GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式 GB／T 184—2002 电子文件归档与管理规范 DA／T22 归档文件整理规则 DA／T18 档案著录规则

中办发[1996]14号《中国党机关公文处理条例》

国发﹝2000﹞23号 关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知 国家档案局令第6号 《电子公文归档管理暂行办法》 ISO 1 信息与文献—文件管理 3 术语和定义

GB/T 9704-1999、GB/T 184、《中国党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中确立的术语和定义以及下列术语和定义均适用于本标准。 3.1

电子公文 electronic official document

电子公文是指国家机构及其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有法定效用和规范体式的文件。 3.2

归档电子公文件 archival electronic official document 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子公文(3．1)。 3.3

1

背景信息 context

指描述生成电子公文(3．1)的职能活动、电子公文的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4

元数据 metadata

指描述电子公文(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5

留痕信息 trace information

将电子公文在其成文过程中的历次修改过程、修改内容及每一个处理步骤修改的痕迹进行保留，以确保信息的不可否认性和可追溯性。 3.6

保存日志 save log

电子公文在其成文过程中对所有操作、日期及行为的记录和描述。 3.7

版式文件 template file

能够将纸质文件原版原式呈现的电子文件格式，即能保留原有排版格式，又具有不可篡改性。常见的版式文件格式有PDF、CEB等。这类版式文件通常具有以下特点：

保留原版原式，忠于纸质文档的原有排版格式，图文并茂。 内容不易修改，保证原文的正确性、完整性和保密性。 4 符号和缩略语 4.1 XML

可扩展置标语言（eXtensible Markup Language）。 4.2 CEB

CEB是Chinese E-paper Basic的缩写，是一种带语义的跨媒体版式文档，在不同的软硬件环境下保持显示不发生变化。 5 电子公文管理的基本要求

2

电子公文管理，遵循电子政务活动中产生的有价值的电子公文应归档的原则和归档电子公文应规范的原则，遵循电子公文全程管理和文档一体化管理原则，确保和有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，确保归档电子公文得到科学保管和有效利用。

电子公文归档管理，按国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》执行。 电子公文文档一体化要求电子公文形成、办理到归档、保管、利用等管理过程是连续的、不间断的，对电子公文的管理过程及其控制是全程的、预知的、可控的。

文档一体化管理保证电子公文内容的完整性、元数据等数据结构的一致性，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通、完整。

3

6 电子公文文档一体化业务流程 6.1 业务流程简图

图1中的业务流程描述了电子公文从形成、办理、归档、保管、利用或销毁的一般过程。 创 建 创 建 会 商 会 签 建 创 拟 稿 创校 建 批 创审 建 批 创签 建 发 创 建 政务网 发 文 内网 （修改） 公 文 归 档 归档利 用 公文交换节点 （交换） 节点 归 档 格式转换 纸质文件 办 理 办 理 办 理 办 理 归 档 归 档 归 档 归 档 E-mail 签 收 登记 呈 批 承 办 鉴 定 收集整理 保 管 进馆移交 多媒体 进馆 办 理 办 理 办 理 办 理 销 毁 归 档 归 档 移交 分 类 著 录 批 阅 会 办 著 录 脱机管理 节点

图1 电子公文文档一体化业务流程简图

４

互联网 6.2 流程中的关键节点

电子公文的交换（收发文）、归档和移交三个节点，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键点，涉及到不同的办公系统（OA）之间、办公系统和档案室档案管理系统之间、档案室档案管理系统和档案馆档案管理系统之间的数据交换，直接影响电子公文全程管理的业务数据流的是否畅通。

本标准规范了交换（收发文）、归档和移交三个节点的电子公文业务数据，保证电子公文文档一体化业务流程的数据顺畅。 6.3 业务流程中其他节点的一般要求

电子公文文档一体化业务流程中的其他节点，也是电子公文管理的组成部分。各节点的全部事务处理活动和元数据、背景信息，如责任人、时间、结果等，都要完整和准确记录下来。

电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的保存日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。 7 电子公文交换的业务数据规范 7.1 电子公文交换业务数据内容

电子公文交换业务数据内容，在发文和收文环节中，可采用如下结构中的任何一种进行数据传递：

完全符合国家标准的XML格式 版式公文+公文的描述信息

公文文头（图形格式）+公文内容（txt格式）+公文的描述信息 7.2 电子公文描述信息数据的格式规范

在发文和收文环节中，电子公文的描述信息应符合表1的要求。 表1 电子公文基本描述信息

元素 发文字号 数据类型 说明 公文的发文字号，应严格按照国标规定的形式进行字符型(长度≤100) 记录 文件标题信息，应能准确反映公文内容 党政机关或其它机关公文的种类名称 公文的主题词 公文制发机关的规范性全称。联合行文时，包括主办机关和协办单位。 公文的主送机关信息 公文的抄送机关信息 公文签发人 公文签发时间 文件标题 文种 主题词 发文机关（责任者） 主送机关 抄送机关 签发人 签发时间 字符型(长度≤192) 字符型(长度≤10) 字符型(长度≤100) 字符型(长度≤100) 字符型(长度≤100) 字符型(长度≤100) 字符型(长度≤20) 字符型(长度≤20) 5

元素 公文密级 紧急程度 保密期限 附件名称 内容描述 页数 控制标识 数据类型 字符型 字符型 字符型 字符型(长度≤260) 字符型(长度≤500) 字符型 字符型 说明 公文密级信息，公文的密级包括普通、绝密、机密 公文的紧急程度信息，公文的紧急程度包括特急、加急、急件、平件 公文的保密期限信息 公文附件的名称信息 对公文内容的简要描述信息 公文页数 公文允许上因特网的控制标识 7.3 电子公文描述信息元数据项目XML结构形式

- <主节点> -

-

6

程度=\"\" 保密期限=\"1年\" 内容描述=\"\" 附件名称=\"\" 页数=\"\" 控制标识=\"\"/>

7.4 版式文件规范

在排版格式上应符合GB/T 9704-1999要求。 8 电子公文归档的业务数据规范

电子公文在创建（形成）、办理之后，符合归档范围，应按本标准的要求（见附录A A.1），收集相关的内容，形成电子公文及相应的元数据。

所有数据应能脱离原系统运行、具有符合本规范数据结构（见附录A A.2）和数据格式。 8.1 电子公文归档数据格式

对于各种不同类型的电子公文，其文件存储格式均应尽量采用通用格式（XML、CEB、PDF、TXT），采用现阶段允许格式（DOC、WPS、RTF、SEP）要同时保存该格式的阅读器。如果采用不符合本规范要求的格式，收集时应进行转换，如无法转换，则应将相关软件一并收集。 8.2 电子公文归档数据项

电子公文归档数据项应符合表2要求。

表2 电子公文归档数据表

序号 1 2 3 4 5 文件编号 元素 类型 名称 电子文档号 定义 管理电子公文的一组符号代码 分配给每份文件的唯一识别编号 档案分类中的类目代号 指文件的主题内容和性质 文件的发文字号，指文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号 6 7 数据来源 用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 必选 备注 必选 必选 标识信息文件档号 分类号 文件标题 必选 必选 内容信息文种 主题词 指文件种类的名称 用以表达文件主题内容的规范化的词组 内容摘要或文本描述（对文件内容的描述） 指正文后的附件材料的题名 文件签发人员姓名 系统/用户 系统/用户 必选 必选 8 内容描述 附件名称 系统/用户 可选 9 系统/用户 系统/用户 可选 必选 10 息信景背签发人 7

序号 11 元素 类型 名称 定义 指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人 数据来源 备注 责任者 系统/用户 系统/用户 必选 必选 必选 必选 必选 12 13 14 15 文件形成部门 归档工作承担单位的全称 文件形成时间 指文件产生、签署和批准的时间 系统/用户 密级 保密期限 归档时间 页数 记录文件保密程度等级 记录文件的保密期限，是对文件秘密等级的时效说明 记录文件归档的时间信息 文件以件为单位编制的总页数 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 16 17 18 可选 必选 必选 指判定该份文件是否无需控制，系统/用户 控制标识 可向社会公开提供利用的符号代码 19 保管期限 接收单位 接收人 接收时间 语种 发文依据或相关文件 在采取处置行为之前，文件必须保存的时间期限 接收文件的单位 对文件接收承担责任的人 接收单位收到文件的时间 记录文件内容所用的语言种类 对相关文件的参照 系统/用户 必选 20 21 22 23 24 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 可选 可选 可选 可选 可选 25 26 存储位置 硬件环境 电子公文存储的物理/逻辑位置 系统/用户 主机、网络服务器型号、制造厂商等 文件创建时的软件环境情况如操作系统型号主版本等 处理文档所必需的数据库系统 文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等 关于文件数据的类别信息 记录文件数据的字节数 构成文件的数据的逻辑格式 指电子公文存储在载体上的文件名 系统/用户 系统/用户 系统/用户 用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 可选 可选 27 软件环境 数据库系统 相关软件 数据类型 原件描述信息 数据大小 数据格式 文件存储名

可选 28 29 可选 可选 30 31 32 33 必选 必选 必选 可选 8

8.3 电子公文元数据项目XML结构形式

- <主节点> -

WIDTH=\"128\" />

9

/>

-

8.4 电子公文归档的数据结构

电子公文归档数据结构，应符合附录A A.1要求。 9 归档电子公文移交

归档电子公文在完成有关档案著录、整理、鉴定、保管等工作之后，应在一定的时间内或即时向档案馆（电子文件中心）移交。

向档案馆移交的电子档案应是文书处理过程中产生的最后核定归档的定稿。

移交的电子档案应包括说明文件形成的背景信息和元数据，以及电子文件办理过程的记录信息。

移交档案馆的电子公文格式应符合规定的文件格式要求，专用软件产生的电子文件应转换为规定的格式；不能转换的应将相关软件随同文件一同移交进馆。

对于加密的电子档案，应解密后再行移交。

移交进馆的电子档案应按照DA/T 22的要求，经过系统整理、鉴定和编目。

归档电子公文移交内容符合附录A A.1要求。所有移交数据应能脱离原系统运行、具有符合本规范数据结构（见附录A A.2）和数据格式。 9.1 归档电子公文移交数据

归档电子公文移交数据项应符合表3要求。

表3 归档电子公文移交数据表 序号 元素 类型 名称 定义 数据来源 备注 10

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 元素 类型 名称 电子文档号 全宗号 保管期限代码 年度 定义 管理电子公文的一组符号代码 永久-Y；长期-C；短期-D 文件形成部门汉语拼音缩写 分配给每份文件的唯一识别编号 档案分类中的类目代号 指文件的主题内容和性质 文件的发文字号，指文件制发过数据来源 用户 用户 用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 备注 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 标识信息归档机构代码 盒号 件号 文件档号 分类号 文件标题 文件编号 程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号 必选 12 13 内容信息文种 主题词 指文件种类的名称 用以表达文件主题内容的规范化的词组 内容摘要或文本描述（对文件内容的描述） 指正文后的附件材料的题名 文件签发人员姓名 指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人 归档工作承担单位的全称 指文件产生、签署和批准的时间 记录文件保密程度等级 记录文件的保密期限，是对文件秘密等级的时效说明 记录文件归档的时间信息 文件以件为单位编制的总页数。 系统/用户 系统/用户 必选 必选 14 内容描述 附件名称 签发人 责任者 系统/用户 可选 15 16 17 系统/用户 系统/用户 系统/用户 可选 必选 必选 18 19 20 21 背景信息文件形成部门 文件形成时间 密级 保密期限 归档时间 页数 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 必选 必选 必选 必选 22 23 系统/用户 系统/用户 可选 必选 11

序号 24 元素 类型 名称 定义 指判定该份文件是否无需控制，数据来源 系统/用户 备注 必选 控制标识 可向社会公开提供利用的符号代码 25 保管期限 接收单位 接收人 接收时间 语种 发文依据或相关文件 在采取处置行为之前，文件必须保存的时间期限 接收文件的单位 对文件接收承担责任的人 接收单位收到文件的时间 记录文件内容所用的语言种类 对相关文件的参照 系统/用户 必选 26 27 28 29 30 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 可选 可选 可选 可选 可选 31 32 33 处置授权机构 处置责任者 处置行为 处置时间 保管日志 存储位置 加密方式 硬件环境 具有文件处置授权权力的机构 实施处置行为的责任人 保管期限期满时对文件采取的处置行为 对文件采取处置行为的时间 文件长期保管利用中对所有操作日期及行为的记录和描述 电子公文存储的物理/逻辑位置 如何对文件进行加密的信息 主机、网络服务器型号、制造厂商等 文件创建时的软件环境情况如操作系统型号主版本等 处理文档所必需的数据库系统 文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等 关于文件数据的类别信息 记录文件数据的字节数 构成文件的数据的逻辑格式 指电子公文存储在载体上的文件名 存储电子公文载体类型 存储电子公文载体编号 12

系统/用户 用户 用户 可选 可选 可选 34 35 用户/系统 系统 可选 可选 36 37 38 系统/用户 系统/用户 系统/用户 可选 可选 可选 39 软件环境 数据库系统 相关软件 数据类型 原件描述信息 数据大小 数据格式 文件存储名 载体信息

系统/用户 可选 40 41 系统/用户 系统/用户 可选 可选 42 43 44 45 系统/用户 系统/用户 系统/用户 用户 必选 必选 必选 可选 46 47 载体类型 载体编号 用户 用户 必选 必选 序号 48 49

元素 类型 其他 名称 纸文件地址 备注 定义 对应的纸质文件存储地址 对文件的其它说明 数据来源 用户 用户 备注 可选 可选 9.2 归档电子公文移交数据XML结构格式

- <主节点> -

13

-

14

文件存储名=\"\" 载体类型=\"\" 载体编号=\"\" 纸文件地址=\"\" 备注=\"\"/>

9.3 归档电子公文移交数据的数据结构

归档电子公文移交数据，应符合附录A A.2要求。 10 电子公文日志和留痕信息归档要求

电子公文日志和留痕信息应做到真实、准确，所采用的相关技术应是经过各方面实践认可、成熟稳定的技术。

对于电子公文留痕信息的保留有两种类型，一种为保留电子公文的具体修改内容，即修改内容留痕。另一种为保留修改痕迹，即为留真信息。 10.1 电子公文日志文件归档要求

电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的保存日志，随时自动记录电子公文的办理结点及办理过程的信息留痕，以保证归档电子公文的真实性。

至少保留具体的公文流程结点、操作者、时间、动作及其它相关内容并将其存储在日志文件中。

归档时，电子公文日志文件名为：文件名+日志.TXT或文件名+日志.XML,并打印成纸质载体长期保存。

电子公文日志文件归档时,显现效果如下：

文件名 序号 公文流程结点 操作者 时间 单位部门 版本标记 „ 文件名：将要产生或刚接收的电子公文标题。 公文流程转结点：电子文件生命期内的一个活动阶段。由单位生成的电子文件其生命期内一般有：起草、改稿、审稿、定稿、归档等几个活动阶段，其中起草、定稿、归档只能出现一次，其余不限。

操作者：系统认可、允许在该电子文件生命期内各阶段进行工作的人员中文名单。 时间：由系统自动记载工作人员结束本程序工作的时间，包括年、月、日、时、分、秒。 单位部门：操作者所在单位和工作部门（中文）。

版本标记：指记录工作人员在本节点操作内容的文件版本，如草稿、第n次修改稿、送审稿、定稿等。 10.2 电子公文内容留痕

对于修改内容留痕要求不仅能保留历次修改的版本，而且各版本之间还要在同一界面下有明显标志标出修改之前和修改之后的内容。

15

10.3 电子公文留真信息

电子公文留真信息主要记录并保留领导对电子公文修改签发意见手迹，并打印成纸质载体长期保存。

起草阶段 草稿

电 修改阶段 修改稿 子

公

审核阶段 审核稿 文

领导签发--定稿 正式下发--正本

签发稿 红头版式文件 16

附录A

（规范性附录）

电子公文归档和移交数据内容和结构

A.1 电子公文归档数据内容

A.1.1 符合归档范围的电子公文，包括正文（版式文件）、定稿（签发文）和附件、重要文件的历次修改稿等；

A.1.2 电子公文产生和管理过程的有关数据，包括文件处理单、领导审阅签署的重要意见、电子签名等；

A.1.3 电子公文归档元数据； A.1.4 电子公文的日志文件。

A.2 电子公文归档和移交数据结构

A.2.1 电子公文归档和移交的数据结构（含脱机保管需要将相关数据迁移到每一张光盘、磁带等光磁介质上的数据结构）采取树形结构，一般以“ 全宗号-年度-保管期限” 设置根目录名称，根目录下可再设文件夹，分别管理不同类型的电子公文。

根目录下应包括说明文件、盒目录信息、归档电子公文目录信息三个文件以及多个归档电子公文夹。

A.2.2 电子公文归档和移交数据结构如下图：

17

电子文件归档和移交数据结构示意图磁盘档案数据文件夹一般为年度档案名称，例：2004年档案数据；说明.TXT说明.txt:用于说明移交的档案说明，比如数量等；盒信息.xml:保存该年度所有盒信息的条目记录；案卷信息.xml:保存该年度所有案卷信息的条目记录；盒信息.XM(L案卷信息.XML)文件信息.XML文件信息.xml:保存该年度所有文件信息的条目记录；文件目录文件夹1文件夹名称为\"文件信息.xml\"中一条记录的唯一标识，比如：档号，原件信息.XML原件1.CEB原件2.CEB原件N.CEB元数据.XML留痕信息.XML日志信息.XML文件目录文件夹N原件信息.XML原件1.CEB原件N.CEB元数据.XML留痕信息.XML日志信息.XML原件信息.XML:保存该一条文件级记录下的一个或多个原件的描述数据；元数据:保存元数据信息；留痕信息:保存留痕数据信息;日志信息:保存文件日志数据信息;

A.2.3 电子公文归档和移交数据结构中有关文件的说明 A.2.3.1 说明文件

文件名为说明文件.TXT。

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一个年度只需一个说明文件，说明本年度的各种信息，包括：

移交单位（全宗名称）、制作人、检查人、制作时间、软件环境(软件操作系统及其版本、显示电子公文的软件等)、其他各种有助于说明的信息。

对于脱机保管的光盘等介质上的数据结构，要求一张光盘等介质只有一个说明文件，说明存放有关本张光盘等介质的各种信息，包括：

光盘编号(各单位为所保管的光盘统一顺序编号)、移交单位（全宗名称）、光盘制作单位、制作人、检查人、制作时间、阅读本光盘所需要的硬件、软件环境(光盘驱动器的型号、计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电子公文的软件等)、其他各种有助于说明本张光盘的信息。

A.2.3.2 盒目录信息文件

文件名为盒目录.XML。此文件用来存放该年度生成的所有盒目录的著录信息。包括盒档号、全宗号、保管期限代码、年度、归档机构代码、盒号、起件号、止件号、文件件数、整理人、检查人、盒内文件说明、备注等项目。

盒目录信息为字符文件，如采用XML数据文件应包括字段信息节点与记录节点，信息格式如下：

<主节点>

„„ 字段信息

„„ 多条数据记录

举例说明：

- <主节点> -

19

-

A.2.3.3 归档电子公文目录信息文件

文件名为归档电子公文目录.XML。此文件用于存放该年度生成的所有文件目录的著录信息。包括电子文档号、全宗号、保管期限代码、年度、归档机构代码、盒号、件号、文件档号、文件题名、文件编号、稿本、文种、主题词、责任者、文件形成时间、控制标识、页数、分类号、等项目。

归档电子公文目录信息为字符文件，如采用XML数据文件应包括字段信息节点与记录节点，信息格式同如下：

<主节点>

„„ 字段信息

20

„„ 多条数据记录 举例说明：

- <主节点> -

21

-

A.2.3.4 归档电子公文原件信息文件

文件名为归档电子公文原件.XML。此文件用于存放归档电子公文目录信息中的一条记录所对应的该电子公文包含的所有原件信息。包括文件类型、文件大小、文件格式、载体数量、载体单位、原件名称等。

举例说明：

- <主节点> -

-

=\"ceb\" 载体数量=\"\" 载体单位=\"\" 文件名称=\"办文单.ceb\" /> =\"ceb\" 载体数量=\"\" 载体单位=\"\" 文件名称=\"版式文件.ceb\" /> =\"ceb\" 载体数量=\"\" 载体单位=\"\" 文件名称=\"页01.ceb\" />

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A.2.3.5 归档电子公文夹

文件夹名称为归档电子公文目录信息中的一条记录的唯一标识，即电子文档号。 归档电子公文子文件夹下存放应归档的各种电子公文，可包括多个归档电子公文的不同版式文件、原件信息.XML、日志文件、留痕留真信息。

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