EXCEL大量数据快速录入技巧

2002-05-15· ·DIYer··天极软件频道

高考及其他许多类似工作有大量的数据需要录入，为了便于汇总，各校必须统一格式，所以一般由上级主管部门

设计好一个数据库，再辅之以一个录入的界面。这样虽然操作起来非常直观，但丝毫不能减轻数据录入的工作量（除了自动编号之外）。仔细研究一下他们的数据库和数据构成，我们就可以放弃那些漂亮的录入界面，在EXCEL2000中轻松完成。 一、表头的设计处理

首先要自己设计一张工作表。表头上的表项设置，必须建立在对上级部门数据库的认真剖析的基础之上。如果是传统的DBF数据库，当然可以直接在EXCEL中进行相关操作；如果是ACCESS数据库，经过适当处理，我们也可以在EXCEL2000中对它进行操作。实在不行，那就逐项记录下所要录入的数据项，自己设计一个表头也是可以的。表头最好用汉字注明，这样可以避免录入时出现张冠李戴的情形，需要时再适当调整一下就行了。 二、“查找、替换”和“自动更正”功能的巧用

再来分析一下这些数据：在“毕业学校”一栏，有好多个学生毕业于同一所学校，重复输入效率肯定不高。对，有了，先自己定义几个字符来临时替代一下各个学校的名称（如用“4Z”代表“枣阳市第四中学”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替换为“枣阳市第四中学”不就行了？

[提示：尽量用一些简单好记、易录入、不会与其他内容发生混淆的字符来执行替换，不过不要光顾了简单好记，否则，你用“4”代替“枣阳市第四中学”试试，做了“全部替换”后可别骂人哟！]

如果你连Ctrl+H这一步也想省去，你可以试试EXCEL的“自动更正”功能。使用自动更正功能，可以简化用户对大量重复数据的输入操作，例如可以将上面的“4z”定义更正为“枣阳市第四中学”，定义的方法是： 从工具菜单中选择“自动更正”，打开自动更正对话框。 在“替换”框中输入数据， 如：“4z”，在“替换为”框中输入数据，如：“枣阳市第四中学”，单击“添加”，再单击 “确定”。

之后，只需在单元格中输入“4z”两字，即会自动更正为“枣阳市第四中学”。 三、输入法的自动切换

在输入数据时，一张工作表中同时包含汉字、英文字母和数字，那么对于不同的单元格，输入时不断地切换输入方式也是人为增加的录入工作量。只要作一下预处理，便可以使Excel对不同类型的单元格实现输入法的自动切换。

启动Excel 2000，新建一工作簿，取名为“2002.xls”，右键单击工作表标签“Sheet1”，选择“重命名”，改名为“学籍登记表”。先将小张经常使用的“智能陈桥输入法”设为默认汉字输入法：单击右下角的“En”图标，选择“属性”，在出现的对话框中选择语言标签下的“智能陈桥输入平台”，单击[设为默认值]并确认。按上述设计输入表头内容，然后选中“姓名”、“性别”等需要输入汉字的那些列，在菜单中依次选择“数据→有效性→输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击[确定]按钮（如图1）。再选择其他各列，同上操作步骤，调出“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭（英文模式）”，单击[确 定]按钮即可。

图1 经过这样简单的处理之后，在录入过程中，当插入点处于不

同的单元格时，Excel 2000能够根据我们进行的设置自动在中英文输入法间进行切换，省去了来回进行中英文切换的麻烦。

四、不定长数据的预处理 对于学生家庭住址这一栏，列宽该如何设置呢？太宽了会造成表格过宽左右滚动不方便，太窄又怕万一哪个学生的地址比较长，岂不被它右边的列给挡住了？不要紧，有两招都是专门对付这种情况的：

第一招、在“家庭住址”列上方单击，选中整列，依次选择菜单“格式→单元格→对齐”，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框（如图2），单击[确定]按钮，调整该列到合适的列宽。这样如果某个同学的地址

超过了单元格的宽度，Excel能够自动缩小字符

的大小把数据调整到与所设列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。即使以后对这些单元格的列宽进行了更改，其中的字符也可乖乖地自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽。

第二招、选中“家庭住址”列后，勾选图2中的“自动换行”复选框后，Excel能根据列的宽度和文本内容的长度自动换行，这样就不必眯起眼睛去忍受那些小字了！

五、让EXCEL也“自动编号”

我们都知道，EXCEL的自动填充是它的一大特色功能。利用它来进行序号的“自动编制”，简直就像是量体裁衣一样方便。一般自动填充的方法都是用鼠标左键指向填充柄，按住鼠标向下拖动完成的（填充柄是位于选定区域角上的小黑块，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。拖动填充柄可以将内容复制到相邻单元格中，或

。如果表格有太多的行，这种方 填充日期系列）

法不便掌握拖动的距离。这里介绍一种本人摸索图2

的更简单的操作方法：用鼠标左键双击填充柄。

一切OK！注意：这样做有时候不能达到预期的填充效果。还必须满足下列条件： 只能纵向填充不能横向填充。

欲填充的列的左(右)相邻列非空，且中间无间断，否则以上填充将在间断处停止。 该方法对文本形式的序列也起作用。 六、自动定位小数位

因为有一大批诸如123.5之类的学生成绩需要录入，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高（可以不需要输入小数点）。

单击“工具”→“选项”→“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“1”（如图3）。单击“确定”按钮。 现在，在工作表的某单元格中键入“1235”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“123.5”。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是“”，则在你结束输入之后，该单元格中的数字自动变为 “.0”。 图3 另外，如果你在“位数”框中输入一个负数，比如“-1”，则Excel将在输入的数字后自动添上两个“0”。如果要暂时取消在“自动设置小数点”功能中设置的选项，可以在输入的数据中自带小数点。利用Excel的“自动设置小数点”的功能，对于大量带有固定小数位的数字，或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字的输入，将大大提高编辑速度。 七、让表格个性化

为了提高工作效率，越干越起劲，同时好为了避免录入时间过长后出现差错。选中整个工作表，单击格式菜单下的“自动套用格式……”，出现“自动套用格式”对话框，选择一种比较你所喜欢的方案，单击[选项]按钮，展开对话框下部的“应用格式种类”选项框，为了保持前面的诸多设置，必须去掉“数字”、“对齐”、“边框”等复选项前的选择，只复选“字体”和“图案”两项，[确定]后完成设置。

[提示：在表格中，给单元格加上不同的颜色和底纹可以增强数据输入时的直观感觉，但在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣了，因此用户希望在数据处理时色彩缤纷，打印时仍旧是普通的白纸黑字。可以在“文件”菜单中选择“页面设置→工作表→打印→单元格单色打印”，这样打印的表格就是普通的黑白表格了。]

一切准备就绪，下面就可以开始录入了。 共享EXCEL工作簿实现协同录入 2002-05-15· ·DIYer··天极软件频道 在EXCEL2000中，我们可以设置工作簿的共享来加快数据的录入速度，而且在工作过程中还可以随时查看各自所做的改动。当多人一起在共享工作簿上工作时，Excel会自动保持信息不断更新。在一个共享工作簿中，各个用户可以输入数据、插入行和列以及更改公式等，甚至还可以筛选出自己关心的数据，保留自己的视窗。 设置共享工作簿

我们可以先举个例子：假设有甲乙丙丁四个用户分工合作共同完成录入操作，四人分别在001、002、003、004号机器上同时操作，这四台机器都已经与000号电脑通过网络连接了起来，学生学籍资料信息2002.xls存放在000号机器的硬盘E:\\上。

在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后单击“编辑” 标签，如图所示。

选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，在“高级”标签中可以对“自动更新间隔”、“用户

间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置，在通常情况下，“高级”标签中的各个参数可直接使用系统默认值，然后单击[确定]即可。 出现提示时，保存工作簿。

在“文件”菜单中单击“另存为”，然后将共享工作簿保存在其他用户可以访问到的一个网络资源上（如000号机器的E:\\）。

使用共享工作簿 1、查看冲突日志

冲突日志在共享工作簿中，是为以前编辑时所作的更改保存的信息，信息包括每个更改的作者、进行更改的时间和被更改的数据内容等。

查看冲突日志有两种方法：一是在工作表上将鼠标箭头停留在被修订过的单元格上，突出显示详细的修改信息；二

是在单独的冲突日志工作表上罗列出每一处冲突，方法如

下：

在“工具”菜单中，选择“修订”子菜单，再单击“突出显示修订”命令。

选中“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”复选框，该复选框将开启工作簿共享和冲突日志。

选中“在屏幕上突出显示修订”复选框，这样在工作表上进行需要的修改后，Excel会以突出显示的颜色标记修改、插入或删除的单元格。

选中“在新工作表中显示修订”选项，将启动冲突日志工作表。

单击[确定]按钮，当弹出对话框提示保存工作簿时，请再次单击[确定]按钮，保存工作簿。 2、合并工作簿

当合并用户需要获得各自更改的共享工作簿的若干备份时，Excel需要共享工作簿的每个备份都保留有从创建备份之日到合并之日的所有冲突日志，同时如果天数超过指定的保留时间，就不能再合并备份。保险的办法是将冲突日志保留足够长的时间，或是输入一个极大的天数，例如1000天。 合并工作簿具体操作如下：

在欲合并的另一个工作簿文件之中，打开共享工作簿的备份。 单击“工具”菜单中的“合并工作簿”命令。 如果有提示，请保存共享工作簿。

在“将选定文件合并到当前工作簿”对话框中，单击包含有合并更改内容的共享工作簿的某一个备份，然后单击[确定]按钮。

（5）重复第（2）步到第（4）步，直到共享工作簿的所有备份都被合并。

做好以上设置后，其他用户都可以在自己的电脑中同时编辑、浏览约定的工作簿，同时000号操作员可以在

自己的窗口中看到并管理所有用户共享编辑这个工作簿。为方便实际操作，应将每位用户姓名更改为真名 实姓，方法是：单击“工具→选项→常规→用户姓名→输入姓名→确定”，这样在打开“共享工作簿”弹出的对话框（如前图所示）中便可正确显示正在使用本工作薄的所有用户姓名和开始使用时间。为了避免几个用户修改同一单元格的内容，可以估计一下数据中的记录数量，让几位用户每人分配不同的录入部分。比如让甲从工作薄的第1条开始录入，让乙从工作薄的第200行开始……但应注意在“共享工作簿”状态下不能同时编辑批注和建立超链接，这两项只能在不共享状态下进行。 提示 1、如果需要取消共享工作簿，只需要在图1的“编辑”标签中，清除“允许多用户同时编辑，同时允许

工作簿合并”项即可，不过这将使其他用户丢失所有

未保存的修改。

2、对工作簿进行共享设置后，可以由网络上的多位用户同时访问和修改，为避免丢失修订记录，可以为工作簿指定一个密码来保护共享，或保护其他工作表及工作簿特性，可作如下操作：

（1）单击“工具”菜单的“保护”命令，从其子菜单中选择“保护并共享工作簿”命令，弹出“保护共享工作簿”对话框（如图）。

（2）选中“以追踪修订方式共享”复选框，用这种方式就可以共享工作簿且避免丢失修订记录。如果希望其他用户在关闭冲突日志或撤消工作簿共享状态时输入密码，请在“密码”框中键入密码，然后在出现提示时再次输入以便确认。为工作簿提供共享保护以后，其他用户就不能撤消工作簿共享状态或者关闭冲突日志了，除非知道正确的密码。