浅谈如何做好高校教学秘书工作

浅谈如何做好高校教学秘书工作

作者：曾银燕

来源：《智富时代》2015年第10期

【摘 要】“教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校工作的重中之重。教学管理的水平和质量直接关系着教学工作的质量，进而影响高校人才的培养水平。教学秘书在教学管理中担负着提高教学质量、保障教学工作的有序进行、促进学校发展的重任。因其工作性质及工作特点，决定了教学秘书工作的重要性。本文从高校院系教学秘书的工作职责出发，结合工作实践，浅谈如何做一个合格的高校教学秘书。 【关键词】教学管理；教学秘书；职责；履行；方法

教学秘书是连接学校与院（系）之间、院（系）与院（系）之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。随着我国高等教育事业的迅猛发展以及高等教育自身改革的不断深入，高校教学秘书在教学管理过程中发挥着越来越重要的作用。

一、教学秘书在教学管理中的职责

（一）上令下达，下情上报，要及时准确，客观公正

教学秘书是学校教学管理的基层岗位，是连接学校教务工作与院（系）教学工作的桥梁和纽带。教学秘书的岗位职责就是要将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定，原原本本地传达给院（系）各教研室、各位教师以及全院（系）学生，使教学工作井然有序。教学秘书岗位是师生沟通的桥梁，起着上令下达、下情上奏、协调各部门以及师生之间关系的作用，是信息传递、反馈的重要渠道。比如，学校教学任务落实，学校调（停、代）课的通知，学校教学检查的通知，学生选课通知，英语四、六级考试通知，补考、重修考试通知，期中、期末考试安排等，都必须及时地通知到教师和学生。

学校教务处与教师学生之间因视点不同，一般都存在有一定的“距离”。领导者与被领导者，决策者与执行人之间的信息传递与交流和观点的沟通任务，就要由教学秘书来完成。比如，教师对学校和院（系）各类通知的疑问，学生对任课老师讲课的意见等，教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理，如实的按程序上报给学校、教务处或院（系）的相关领导，以备各级领导采取有效的措施和相应的对策，解决实际问题。 （二）协助领导处理日常事务，使教学管理正常、合理化运转

每学期开学初，教学秘书要协助院（系）领导检查教师上课的到位情况、教师的备课情况，每学期期中要协助院（系）领导及专业教研室主任进行期中教学检查、调研，如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教学方方面面的意见，再写出详细的期中检查报告送教务

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处。每学期末，要协助院（系）领导做好期末试题的通知、收集及上交教务处，同时也要做好下学期教材征订等工作。这些工作大都是在主管领导的指导下进行，但教学秘书是具体的执行者，实践着领导的决策，责任可谓重大。 （三）日常教学管理工作

一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这个中心进行，既实实在在又繁重复杂，而且应根据教学进度表做到有计划的安排，不能出现遗漏和差错。

学生方面：专业分流；新生名单；注册；选课组织；教材征订；学生课程表；学生各学期考试试卷整理、归档；补考、重修考试；学生四、六级考试；计算机等其他考试；学生期末成绩；学籍异动材料；学籍处理统计；学籍档案；学生获奖材料；学生处分材料；毕业生资格审查；毕业生电子学籍；毕业论文整理、归档；毕业重修统计；毕业重修试卷；毕业生质量调查；毕业生证书发放；实习教育；学生座谈会记录等。

教师方面：专业教学计划；教学大纲；专业教学计划调整；教学任务安排；教师课表；教学日历；调（停、代）课；考试、考查安排；教师各学期考试试卷收集；教师工作量统计；教师课堂教学质量评估；教师教学奖申报与审批；教师获取奖励与处分的材料等。 （四）教学档案材料的建立、管理

建立科学、准确、齐全的教学档案是教学秘书必须做好的工作。教学档案真实地记录了学校教学史，是教师教学工作内容、方法和效果等方面的真实反映，也是教师和学生教学状况的原始记录。对于教学部门总结过去、指导现在、规划未来，具有独特作用。

档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息，可为院（系）领导搞好教学管理提供基本依据，保证教学管理顺利进行。第二，教学日志、教学进度表、教学课表等，为院（系）领导提供日常教学信息，便于安排听课等教学检查督导活动。第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等，为院（系）领导和教师提供学生的全部资料，以使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效地因材施教、教书育人。第四，过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文等等，作为资料参考和本科教学评估的原始资料。 二、如何在具体工作中履行教学秘书的职责

教学秘书，其工作性质应定位于既是教学工作管理者，又是服务者。而管理从本质上讲也是服务，因为整个学校的工作最终都要落实到为学生服务。作为教学秘书，这种服务更具体、更直接。而且，教学秘书的工作繁杂，头绪多，时间紧，要求高，但主要任务是做好基层教学单位的教学管理，协助院（系）领导处理日常教学工作和具体事务，因而全面地服务教学、服务教师、服务学生是教学秘书的中心任务和本职工作。故教学秘书应从以下几点去把握工作的实质性。

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（一）增强服务意识

教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、学历、地域等均有所不同，面对性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生，使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。

（二）学会弹钢琴

教学秘书的工作涉及教学管理的全部教学工作，在具体的工作中，既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调各方面的关系，还要完成教务处和领导临时交给的工作，因此教学秘书要学会弹钢琴，十个手指都要有动作，需要的地方都要去点一下。 （三）学会忍耐从容应对工作的繁琐性

教学秘书工作的即时性主要表现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪，讲究效率，不做无效劳动，不做重复工作，争取教学资源的有效配置和教学效应的最佳发挥。教学活动是“教和学”双方的互动过程，也是全校各部门相互作用、相互协调的过程。 教学秘书工作的杂乱性主要表现在工作的难度大，既有常规性的日常管理工作要做，又有一些突发性的教学情况要处理，工作重、责任大。工作的内容范围几乎涉及到院（系）教学管理工作的各个方面，许多工作都牵涉到具体的人或物，涉及教师和学生的切身利益。这就必然会出现一些矛盾和冲突，教学秘书就要在这种氛围中耐得住烦恼，化解矛盾，缓和冲突，同时还要从容处理好繁琐的日常业务。 （四）为管理大局讲求灵活性

教学秘书主要协助领导管理全部教学工作，领导是决策人，而教学秘书是决策执行者。作为领导，在管理上不可能面面俱到，那么，教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时，根据当时的情况，在不违背原则的情况下可以灵活处理。如临时调课（停、代）课等。当然，这种灵活性是在原则性基础上的。秘书工作的灵活性还表现在处理师生关系上，要使全院（系）成为一个坚强的整体，拧成一股绳，不仅要靠领导的力量，还有赖于教学秘书善于协调各种关系，缓和矛盾，营造和谐、友善的工作氛围。 三、怎样做一个合格的教学秘书

教学秘书作为教学管理和教学服务的组织者和直接参与者，其工作成效直接影响到高校教学工作能否正常、有序地进行。因此，怎样才能跟上时代的步伐，适应教学的发展，做好本职工作，是作为高校教学秘书须认真思考的问题。

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（一）要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神

教学秘书的工作主要是服务性工作，很多是琐碎的，不仅任务繁重，而且头绪多，牵涉到各个部门，有时任务急，还得同时完成几项任务，不得不加班加点，甚至连节假日也不能休息，需要经常加班才能完成。因此，教学秘书需要有高尚的奉献和自我牺牲精神，如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神，是绝对做不好秘书工作的。秘书人员的价值就是通过自己的任劳任怨地做好服务工作，在默默无闻的平凡事业中体现出自己的人生价值。秘书工作虽然只是个平凡岗位，只要热爱它，同样可以做出显著成绩。 （二）强调协调，合理地安排教学

在安排教学任务时，要统筹兼顾，反复核对，仔细检查。如某个环节稍有疏忽，就会造成教学混乱，严重影响教学秩序。我们在实际工作中还体会到，在教学计划完成的过程中，要随时提醒各位老师的教学时间安排，有时有必要为每位老师各自单独列出一个授课计划。同时，对于个别教师特殊情况下的调课（停、代）课，也应通知相关的教师、学生以及管理部门，及时落实补课，保证教学计划的正常完成。 （三）具有良好的统筹和沟通能力

教学秘书任务繁杂，要分清工作的主次关系，合理统筹好每个时间段经常性的事务，做到有的放矢；要经常与各相关职能部门保持密切联系，及时反馈信息，尽力解决教学过程中出现的各种矛盾和问题；同时，协调本院（系）教师与学生有关教学的事宜，处处以集体利益为重，自觉维护院（系）的形象、声誉；要了解院（系）的教学状况及发展势态，与教师和学生进行充分交流，为学校、教师及学生提供一个相互进行信息传递交流的平台。 （四）具备良好的写作能力和表达能力

教学秘书经常要根据教学中的实际情况撰写一些教学文书，如教学通知、教学事务报告、申请、记录等，就要有一定的写作能力；在调整课表、考试管理、征订教材、处理学籍等工作中需要与工作对象反复磋商，贯彻领导的教学决策，传达师生对教学的建议，在上情下传、下情上达、解释原因、交涉事宜中，做到简明扼要、语言得体、表达清楚，应有良好的语言表达能力。

（五）要有计算机操作技能

随着计算机在管理中的广泛应用，高等学校的教学管理逐步走向现代化、科学化，不仅要有先进的软件、技术和设备做支撑，更要有好的操作者。教学秘书只有掌握了现代办公自动化技术，才能适应信息时代科学管理的需求，才能提高教学管理的工作效率。如果学秘书没有良好的计算机操作技能，教学管理工作就寸步难行。 （六）需有健康的身体和良好的心理素质

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教学秘书必须注意自己的身体健康。健康的身体是胜任教学管理工作的前提，只有精力充沛、精神饱满，才能够经受得起日复一日的坐班生活，确保工作质量。教学秘书的地位特殊性和角色多重性，工作复杂、任务繁重对其心理素质提出了较高的要求。教学秘书要具有健全的人格、良好的情绪自控能力，要能够任劳任怨，面对成功与失败、赞誉与嘲讽，既能自制，又能调节，要经得起挫折和磨难，更要有开阔的心胸。正确对待挫折是教学秘书有效进行工作的前提，要有良好的情绪修养，做到情绪稳定、乐观向上、不感情用事。只有拥有健康的身心，才能保证有充沛的精力，才能从容不迫地处理好日常繁重的工作。 （七）创新能力

教学秘书要对教学管理工作要有见解，善于发现问题并积极思考解决的方法；要开拓创新，不断探索教学管理的新途径、新方法，做到与时俱进、不断提高。要不断自我学习，优化知识结构，增强驾驭教学管理工作的能力。 四、结语

高校的教学秘书是一个特殊的群体，是教学管理的执行者，在高校整个教学过程中，起着举足轻重的作用，其工作具有复杂性、多样性和繁琐性等鲜明特点。每位教学秘书要明确自己的岗位职责，掌握与人交往沟通的技巧、学会自我心理调节，在工作中做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”，积极钻研业务，不断探索，努力寻找工作规律和工作方法，不断地总结经验，从而全面地提高自己的综合素质，在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中发挥出应有的积极作用，做一个合格的高校教学秘书。 【参考文献】

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