BS酒店内部控制研究设计

毕 业 论 文

题 目：

院 （系）： 成人教学育院 专 业： 会计学 学生姓名： 班 级： 20121197511 学 号： 指导教师： ***

2013年 10 月 20日

摘 要

本文通过对国内外内部控制的研究，以内部控制理论为基础，结合审计过程中遇到的案例，以BS饭店有限公司（以下简称“BS饭店”）为研究对象，以前人分析酒店内部控制为参考，对BS饭店中销售与收款、采购与付款两个方面作为主要研究对象，分析和探讨该酒店内部控制中的不足，并加以分析，重新对其设计，并对过往文献中没有涉及的酒店信息化管理系统领域设置创新点。通过该创新点更加完善酒店的内部控制。

全文内容通过介绍内部控制理论和酒店的现状，介绍酒店内部控制的背景、意义及研究方法、思路与理论概述。针对该酒店会计信息舞弊、职责分离不明确、酒店管理系统落后等问题，依次对销售与收款、采购与付款出现的纰漏和问题提出具体的对策，以加强内部控制监督和管理酒店的各个环节。同时，通对酒店信息化管理系统对这两个重要的环节影响、控制措施进行探讨，修正并完善内部控制缺陷。

关键词：内部控制；酒店；销售与收款；采购与付款；酒店信息化管理系统；

ABSTRACT

In this paper, based on the research of the internal control at home and abroad, on the basis of internal control theory, combined with case encountered in the process of auditing, in Baise hotel co., LTD. (hereinafter referred to as the \"Baise hotel\") as the research object, analyze hotel internal control as a reference before, hotel of the Baise sales and gathering, purchasing and payment in the two aspects as the main research object, analysis and discussion on the hotel's deficiencies, in internal control and analysis, to the design, and the past literature is not involved in the field of hotel information management system set up innovations. Through the innovations more improving the system of internal control in hotel.

Full text content through the introduction of the present situation of internal control theory and the hotel, the hotel internal control of the background, significance and research methods, ideas and theories overview. In view of the hotel accounting information fraud, the separation of duties is not clear, hotel management system lag behind, in order to sales and gathering, purchasing and payment appear cracks and puts forward concrete countermeasures, to strengthen internal control each link of supervision and management of hotel. Access to hotel information management system at the same time, to the two important link of influence and control measures were discussed, revise and perfect the internal control defects.

Key words: internal control; Hotel; Sales and collection; Purchasing and payment; Hotel information management system

目 录

1 引言 ....................................................................................................................... 1

1.1 选题背景及意义 ............................................................................................ 1 1.2 研究方法、思路与理论概述 ........................................................................ 2

1.2.1研究方法和思路 .................................................................................. 2 1.2.2理论概述及国内外研究现状 .............................................................. 2 1.2.3酒店业内部控制研究评论 .................................................................. 3

2 酒店内部控制系统概述 .................................................................................. 5

2.1 内部控制的概念 ............................................................................................ 5 2.2 酒店的特点 .................................................................................................... 5

3 BS饭店内部控制的现状及问题 .................................................................. 8

3.1 BS饭店的基本情况 ....................................................................................... 8

3.1.1BS饭店的基本情况 .............................................................................. 8 3.1.2BS饭店组织结构 .................................................................................. 8 3.2 BS饭店财务状况及经营成果分析 ............................................................... 8 3.3 销售与收款环节内部控制系统现状及问题 .............................................. 10

3.3.1销售与收款环节内部控制系统现状 ................................................ 10 3.3.2销售与收款环节内部控制存在的问题 ............................................ 11 3.4 采购与付款环节内部控制系统现状及问题 .............................................. 12

3.4.1采购与付款环节内部控制系统现状 ................................................ 12 3.4.2采购与付款环节会计控制存在的问题 ............................................ 12

4 BS饭店内部控制重新设计 .......................................................................... 14

4.1 销售与收款环节内部控制重新设计 .......................................................... 14

4.1.1销售与收款环节内部控制的思路 .................................................... 14 4.1.2销售与收款内部控制的关键环节 .................................................... 16 4.2 采购与付款环节内部控制重新设计 .......................................................... 17

4.2.1采购与付款环节内部控制的思路 .................................................... 17 4.2.2采购与付款环节内部控制的关键环节 ............................................ 18 4.3 通过建立酒店信息化系统加强内部控制 .................................................. 19

5 结论 ....................................................................................................................... 22 参考文献 ................................................................................................................... 23 谢辞 ............................................................................................................................ 24

1 引言

1.1 选题背景及意义

自从我国加入WTO后，我国酒店业也加快了开放的步伐，开放程度不断加大，外国酒店业不断涌入中国市场，加之国内酒店业竞争日益激烈，我国老一代的酒店行业正处于亏损状态，潜伏着巨大的经济危机。

从消费者的心里分析，顾客总是会将安全放在首要考虑的位置；其次，价格是顾客选择的另一个重要条件。所以，高星级酒店效益要优于低星级酒店，而在同一星级酒店中，41%的顾客表示他们会优先选择价格较低而且环境还不错的酒店。

随着我国宏观经济的不断发展，面对着几乎已经饱和的中国酒店业市场，众多的国内外连锁酒店、便捷酒店集团仍然涌向国内的二、三线城市投资酒店。而这些酒店在把握顾客的心理上相当成功，针对客户在价格、设备、功能等方面需求的不同，豪华型酒店和经济型酒店形成了巨大竞争。

而在喜来登、万豪、香格里拉、凯悦、希尔顿、假日集团等具有超强实力的国际酒店集团纷纷地入驻中国市场之后，一方面促使了中国的酒店业的管理水平的提高，另一方面在一定程度上加剧了豪华型酒店与经济型酒店供需的矛盾、新酒店与老酒店竞争的矛盾。

面对日益变化的经济环境，如何通过内部控制更好地利用有限的资源取得竞争优势成为酒店管理的重点。规范和完善酒店的内部控制，有利于提高酒店的经营管理水平、服务质量，提升酒店竞争力和盈利能力。完善的内部控制不仅可以减少会计错报，还能杜绝舞弊的发生。在企业的内部控制中，财务处室一个非常重要的部门，它控制着一个企业的资金流向，可以说是企业的心脏。内部控制的效果直接影响了酒店的财务健康。所以建立一套科学、规范、实用的内部控制制度，是提高我国酒店业管理水平的重要途径。

毕业实习期间，本人在会计师事务所从事审计工作，参与了几家星级酒店的审计工作，BS饭店就是我们的被审单位之一，我们对其进行了2012年年报审计工作，BS饭店的内部控制中所存在的问题在国内的酒店特别是在国有性质的酒店中非常具有鲜明的代表性，因此我将其作为内部控制的实例研究对象，对其内部控制进行探讨，研究分析了前人的成果，参考了前人关于销售与收款、采购与付款的内部控制设计，对其进行设计完善，并对前人没有设计的酒店信息化管理系统，进行提出设计。

1.2 研究方法、思路与理论概述

1.2.1研究方法和思路

（1）研究方法：

①文献分析法。本人通过大量阅读国内外有关内部控制的文献和参考资料，研究及总结前人的成果，并将内部控制研究成果与酒店行业的现状、问题结合在一起。

②数据分析法。本人通过搜集大量酒店行业数据，对整个酒店行业有了一定认识，并在此基础上进行了内部控制的研究工作。

③实地调研法。本人通过参与审计工作，实地调研国内几家星级大酒店，对这几家酒店的内部控制体系设计进行了资料收集。

（2）研究思路：

从理论上说，内部控制系统的主要包括销售与收款、采购与付款、生产与存货、人力资源与工薪、投资与筹资、货币资金等经济业务的控制。由于BS饭店在货币资金的控制涉及到酒店的保密层次，所以本论文中不探讨货币资金的控制。在人力资源与工薪、生产方面，BS饭店与其同行业相似，所以，本文主要从销售与收款、采购与付款两个主要方面入手，分析酒店以上两个方面的内部控制及其存在的缺陷，并对其进行重新设计，本文的创新点在于针对以上两个内部控制缺陷，引入酒店信息化管理系统，从而更好的解决和优化内部控制问题。

①第一章是引言，介绍了整个内部控制的背景、意义及研究方法、思路与理论概述，让读者对内部控制的历史及发展有初步认识。

②第二章着重分析酒店业的特点以及会计控制的目标、原则和具体内容。 ③第三章介绍BS饭店的基本情况，分析其现有的内部会计控制存在的缺陷。主要通过销售与收款、采购与付款两个方面来阐述BS饭店内部控制所存在的问题。

④第四章是将介绍BS饭店销售与收款、采购与付款的内部控制改革方法，并提出通过酒店信息化管理系统，来改善和优化内部控制。

⑤第五章为论文总结。

1.2.2理论概述及国内外研究现状

对饭店或酒店一词的解释可追溯到千年以前，早在1800年《国际词典》一书中写到：“饭店是为大众准备住宿、饮食与服务的一种建筑或场所。”一般来说

饭店是通过向客人出售客房、餐饮及综合服务设施，以赢利性为目的的组织。 而内部控制是企业为了实现其经营管理目标，确保资产安全完整、会计信息真实可靠、各项方针政策贯彻执行、经营活动经济有效，而在企业内部实施的自我规划、控制、调节评价的一系列方法与措施。

在改革开放三十余年以来，市场经济发展突飞猛进，而许多酒店的经营管理人员的思想还停留在计划经济的时代，特别是国有控股的酒店，管理层无法将酒店视为自主经营、自负亏盈的法人，缺乏对酒店内部控制重要性及其必要性的理解。大部分的高层管理者认为内部控制只是没有实用性的文件或者规章制度的堆砌，由于内部控制在短时间内无法产生直观的经济效益，且需要设置专门的控制岗位，这更加深了酒店高层管理人员认为内部控制只会束缚手脚，降低酒店办事效率的意识，酒店会计内部控制没有得到应有的重视，更没有得到很好的实施。 本文汇集了国内外对酒店企业的研究以及相关论文的理论介绍，希望通过研究多方资料对后续论文撰写提供相关帮助。

1.2.3酒店业内部控制研究评论

早在1929年，美国注册会计师协会和联邦储备委员会（RB）就修订发布了《会计报表的验证》，该文最早涉及内部控制的职业文献。近几十年来，随着内部控制理论的不断发展。国外比较有名的内部控制，如美国的COSO、英国的Cadbury都对世界的内部控制理论提供了很好的借鉴，它们从不同的角度剖析了公司的经营管理活动，为营造良好的内部控制框架提供了一系列的政策和建议。

（1）国外内部控制研究现状

内部控制概念的早在上世纪就已经提出，至今己有七十多年历史。内部控制，是在内部牵制的基础上，由企业管理人员在经营管理实践中创造，并经审计人员理论总结而逐步完善的自我监督和自行调整体系。在其漫长的产生和发展过程中，大体经历了内部牵制阶段、内部控制制度阶段、内部控制结构阶段、内部控制整体框架阶段和全面风险管理阶段五个阶段。

其中，全面风险管理是COSO委员会在2004年8月2S日正式颁布了《企业风险管理——整体框架》，认为企业风险管理是企业应用于战略制定，由董事会、管理当局及其员工共同实施贯穿于企业各个环节，旨在识别和控制可能出现或己出现的风险，为企业实现目标提供合理保证的过程。

（2）国内内部控制研究现状

我国市场经济发展时间不长，只有三十余年。初期由于上市公司少，监管法律法规不完善，资本市场信息不对称，对内部控制关注不多。直至1996年财政

部才颁布了《会计基础工作规范》。随后在1997年中国注册会计师协会《独立审计具体准则第9号——企业内部控制与审计风险》、中国人民银行《加强金融机构内部控制的指导原则》和《关于进一步完善和加强金融机构内部控制建设的若干意见》的陆续颁布，才逐渐的规范了我国内部控制管理体系。

而随着现代企业制度改革的不断深化，酒店业越来越重视管控与治理问题。我国内部控制研究主要集中一下四方面研究：

①内部控制相关理论研究及框架构建； ②内部控制与审计监督；

③内制报告的研究及信息、披露的相关分析；

④内部控制的实务操作及运用相关理论应用，但专门针对酒店业内部控制的非常少。

2 酒店内部控制系统概述

2.1 内部控制的概念

内部控制分为内部会计控制和内部管理控制两类，有的学者称这是“两点论”的内部控制。

内部会计控制由组织的计划和主要或直接与保障资产和财务记录的可靠性相关的所有方法和程序组成，一般来说包括批准和授权系统、保管记录和会计报告的人物与经营或资产保管的任务相分离、对资产的实物控制和内部审计等控制手段。内部会计控制包括资产保护、保证账目和财务报告真实性和完整性的有关方法、程序和组织规划。一个有效的内部会计控制制度应具有按管理部门需要来保证执行经济业务和完成工作的职责，以及保证制度正确实施的有效程序。 内部会计控制包括八个主要方法：不相容职务分离控制、授权批准制度、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制和电子信息技术控制。这些方法与会计制度设计紧密相关，也是企业进行会计制度设计必须把握的核心内容。

内部管理控制由组织计划和所有为提高经营效率、保证管理部门所制定的各项政策得到贯彻执行或与此直接相关的方法和程序构成，管理控制的方法和程序通常只与则务记录发生间接的关系，包括统计分析、经营报告、雇员培养计划和质量控制等。

内部管理控制包括六个主要方法：制度控制系统、文化控制系统、预算控制系统、绩效考评控制系统、激励控制系统、风险防范控制系统。

2.2 酒店的特点

酒店业与其他行业不同，人们需要在这里居住、办公、娱乐等。酒店的组织结构十分复杂并且涉及的服务面广，因此饭店的经营活动是迅速的，发生的业务短暂而快捷。具体的业务特点体现在以下几方面: （1）酒店业务的变化呈周期性

酒店业呈现出明显的旺季淡季循环的周期性特点，而这种需求的周期性给酒店业带来很多问题。在旺季的时候，酒店的大部分房间甚至所有的房间全被住满，需求量根本无法满足顾客需求，而房价的居高不下，可以让酒店取得较好的收益。但当淡季来临的时候，客房出租率直线下降，酒店常常亏本经营。管理层往往对酒店业收入的周期性和波动无能为力。既然收入随着淡旺季波动，酒店要想在淡

季将利润率保持在一个较高的水平，那么控制成本是唯一的方法。酒店为了能够利润最大化，就应该根据每个季度不同的客房出租率，相应的调整酒店员工配置的比例、调整存货的比例，适当的在淡季通过降价来吸引消费者入住。 （2）营业全天候性

在一年的时间里，酒店是24小时不间歇对外营业的，这是许多行业无法做到的。例如，酒店的餐厅、厨房刚在晚上10点完成一个婚宴，又得在第二天早上7点备好各种各样的早餐；夜总会在下午6点营业到第二天的清晨，之后，员工们又必须在早晨抓紧时间清理，以免影响第二天的正常营业；而在住宿方面，只要入住的客人多，不管离店还是入住，服务员每天都需要打扫清理房间。在24小时里，还得需要人员在前台守候服务，在顾客需要服务时提供服务。前台每天还必须对每位客人入住的房间和账单核对，所以酒店是一个24小时都处于营业状态的行业。

（3）业务量的不可预测性

由于酒店业本身的特殊性，酒店客人入住、消费的不确定性和员工的工作人数不确定性，会造成酒店管理、经营变得不可预测。酒店很难准确地预测出每天入住和离开的客人人数，而员工的人数是由酒店客房出租率、餐饮消费率决定的，也就是说，酒店应该根据住店客人的多少、餐饮消费的客人数量来最合理地配置住房服务员、行李员、前台接待员、餐厅服务员和厨房工作人员。如果住店的人数预估过高，配置员工的数量便会超过实际需求量，人工成本也就会超过预算成本；而当住店的人数估低过低，配置的员工数量打不到要求，服务质量、效率必然会下降。前一种情况将会因为人工成本过高导致酒店的利润降低；而后一种情况将会使酒店陷入长期经营困难，因为服务效率低下，员工工作的怠慢性，会使顾客印象不好，从此望而却步。而产生这些问题的原因就是酒店客房、餐饮的需求量根本无法预测。

（4）酒店服务具有无形性和有形性

与服务业所拥有的性质相同，酒店的服务也具有无形性的特点。客人通过酒店的服务质量来评判酒店的质量。例如：酒店的行李员将顾客的行李搬运至客人所住的房间，顾客会将这个过程视为服务的质量，进而对整个酒店的质量进行一个评判。服务是否周到，影响着每个人的看法；服务是否快捷，每个人的体会也不一样；即使对于快捷和热情，不同的顾客看法也常常因而个人的品味不同而不同、当时的心境以及过去的经历全都会对其评判产生影响。

酒店同时也会拥有有形性的特点，主要表现在客房用品的质量上，餐饮服务的环境、食品的质量上。客房住的是否舒适，客房环境和设施与顾客消费的价格是否成正比；餐饮的用品质量，菜肴的美味程度与顾客的切身体会相关。这些都

是影响了客人对酒店的看法的重要因素，所以酒店在有形性方面就需要对做到符合顾客的品味，能从整体的质量上进行优化，从而吸引顾客，使顾客对酒店的主观评价上有认同感。

（5）酒店服务具有的标准性

酒店业除了服务具有无形和有形的特性，还有必须制定标准的特性。这是因为顾客在酒店消费的同时，他们会通过客观标准来对服务质量进行评定。例如：酒店会按照制度统一定制的餐厅用具、食品和住房用品，这是酒店服务标准组成的重要的一部分，因为这些物品在客人使用的同时会影响他们的感受。统一的标准和优质的服务会让顾客感觉到酒店的质量高于一般的招待所，也会让顾客感到好感。酒店越是能严格按照高标准制定服务标准，越是能引起顾客的认同。所以服务的标准就必须由酒店在长期经营中积累经验，学习同行业的优秀服务标准，同时创新标准。这样才能让顾客产生好的印象。

3 BS饭店内部控制的现状及问题

3.1 BS饭店的基本情况

3.1.1BS饭店的基本情况

BS饭店是一家三星级酒店，其前身是BS地委干部招待所、BS地区行署招待所，于1992年经BS市人民政府批准并出资设立的国有独资公司，并正式更名为BS饭店，由BS市人民政府授权BS市人民政府国有资产监督委员会履行出资人职责，在对外经营的同时，还担负着党政的各项接待工作。

3.1.2BS饭店组织结构

要想分析酒店的内部控制，首先要对酒店的组织形式与结构要有所了解，BS饭店的组织结构采取的是直线职能式，如图3.1.2。

3.2 BS饭店财务状况及经营成果分析

BS饭店的财务状况从中分析得出，资产相比上一年，缩水了40%，主要科目为应收账款、其他应收款、固定资产。其中固定资产占酒店总资产58%，说明酒店将大部分的资金投入了酒店基础设施建设上，但是固定资产只有少量的增加，说明酒店已经很难对基础设施、硬件上大量的投资。应收账款和其他应收款占总资产的29%，占流动资产高达84%，且在我们审计过程中，发现这些应收账款、其他应收款的账龄几乎都为10年以上，说明酒店在的催债系统有很严重的问题，真实可动用的资金非常的少，酒店存在严重的资金困难。酒店的资产负债率为51%，可以看出酒店的负债过高，陷于严重的财务危机，财务风险较大，酒店无法再继续通过外部借款来解决资金短缺的危机。

BS饭店的经营成果从利润表中可以看出，酒店已连年亏损，到2012年已累计亏损400余万元。主要原因是主营业务收入在萎缩，而成本费用仍然居高不下。好的是相比上年亏损600余万元，今年已将成本费用的投入降低，将亏损尽量的降低。这说明，酒店在内部管理上已经加强了成本和费用的控制，但仍需加强营销方面的工作。

所以经过审计后加以分析，可以发现BS饭店有一定的内部控制，但存在这比较大的缺陷，造成资金催债困难、销售、采购舞弊风险等内部控制缺陷。

行政部 人力资源部 企划部 客房部 前厅部 公关销售部 工程部 采购部 财务部 餐饮部 保安处 后勤处 调配处 劳资处 培训处 清洁服务处 卫生处 洗衣房 布草房 行政总监 总经理 客房总监 营销处 公共关系处 工程管理处 能源管理处 设备维修处 食品采购处 用品采购处 财务总监 原料供应处 餐厅处 宴会厅 厨房 餐饮总监

图3.2 BS饭店组织结构

3.3 销售与收款环节内部控制系统现状及问题

3.3.1销售与收款环节内部控制系统现状

酒店营业收入是衡量酒店经营成果的重要指标。酒店营业收入直接影响酒店利润，所以加强酒店的营业收入管理，有效地营销收入，就可以使酒店在经营过程中所消耗的人力、物力、财力得到相应的回馈，资金的运转也不会因为成本消耗过多而中断，饭店也就不会陷入经营困难。因此，酒店加强营业收入内部控制是势在必行的。

BS饭店的营业收入主要由住宿收入、餐饮收入和租金收入构成（如表3.3.1-1），其中餐饮收入主要来源于婚宴收入、政府机关和事业单位餐饮消费；酒店拥有的临街铺面，恰好位于是BS市市中心的街道，但由于管理难度大，管理成本高，所以酒店采用对外承包的办法，定期收取固定的租金。所以，目前酒店销售与收款的控制主要是客房和餐饮两个方面，其中住宿收入占总收入的21%，餐饮收入占总收入的49%。作为一家酒店，主要营销方法的就是住宿服务，住宿收入仅占总收入的21%是相当的低的，也透露出该酒店在营销方面存在严重的缺陷。

表3.3.1-1 BS饭店2012年收入明细 主营业务收入 其中：住宿收入 餐饮收入 其他业务收入 其中：租金收入 商务收入 停车收入 承包费收入 其他收入 职业鉴定费收入 营业总收入 11,718,490.40 3,565,309.50 8,153,180.90 4,907,181.80 2,982,502.20 13,830.10 452,618.20 262,367.00 1,183,054.30 12,810.00 16,625,672.20 表3.3.1-2 BS2012年应收账款（销售部分） 应收账款 数额（元） 年初数 5,977,850.47 年末数 4,093,613.36 其中BS饭店2012年与销售相关的应收账款年初数、年末数如表3.3.1-2：

由上表可以看出，BS饭店的收入中挂账的金额较大，年末数相比年初数有

所减少。但在审计过程中，我们发现，有很多挂账的单位，账龄已达2年以上，有的甚至以挂账10年，账款收回的可能性已经很小，影响了酒店的资金回笼。这都凸显了销售阶段，审批挂账的缺陷，酒店内部控制薄弱的问题。

3.3.2销售与收款环节内部控制存在的问题

（1）原始单据管理、操作不规范

①住宿方面。前台在为顾客开房的时候，只有房间的使用与否是使用电脑系统操作，且无使用记录保存，开票是使用全手工记录，这就增加了舞弊的可能性。存在房间已经使用出去，钱也收了，却没有单据记录的可能性，使酒店收入减少，且不利于会计记账统计。

客房信息 客人 前台 入住 结账 离店 手工做账 财务部 图3.3.2-1 现实施的客房出租流程

②餐饮方面。在审计过程中，我们注意到，酒店的餐饮在日常营业中，不注重原始附件的管理，客人点餐的原始单据的编号经常不连续，有的空白原始附件被拿去单做草稿记录，有的则被开错单后废弃丢掉而不回收，且整个过程无人监督和管理。这就造成了原始附件在传递的过程中出现了严重的问题，餐饮人员舞弊可能性增大。

客人 餐饮前台 点餐单据 作草稿 废弃 写错单据 不连续 财务部 图3.3.2-2 餐饮单据流向

③租金方面。BS饭店在将临街铺面承包外租所收取的租金，并不是到银行开具转账支票存根，而是使用了POS机刷卡转账，而凭条属于不易长久保存类型，久了会褪色，影响会计做账的真实性。

（2）赊销模式存在严重的缺陷

①与政府、事业单位往来。由于BS饭店是国有资产监督委员会管理的国有企业，与政府机关、事业单位有着繁多的业务往来，会出现政府机关、事业单位指定BS饭店来招待来宾住宿、餐饮等。这就出现了一个问题，就是酒店在招待贵宾的过程中通常采取先挂账再等审批拨款的过程，酒店需要先垫付费用来招待贵宾，而待审批后，实际拨款通常又达不到实际垫付的数额，这就造成了酒店的潜在亏损。

②与其他企业往来。BS饭店通常会和一些往来比较频繁的企业建立先赊销住宿，后付账的消费模式，而在这个过程中，必定会盲目的追求销售业绩而忽略了客户资信状况，账目一直挂在应收账款，又无法收到企业的付款，从而导致巨额坏账损失。

3.4 采购与付款环节内部控制系统现状及问题

3.4.1采购与付款环节内部控制系统现状

酒店的采购与付款环节，主要通过派人先采购，后向财务部报账的方式。此方式有重大舞弊的可能，所以加强采购的内部控制势在必行。设计规范的制度有助于堵塞采购过程中的漏洞，消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，并且能够有效的降低营业成本、提高营业质量和经营效益。在酒店采购的环节，主要涉及客房用品采购、餐饮原材料采购，涵盖了吃、住、穿方方面面。

3.4.2采购与付款环节会计控制存在的问题

餐饮原材料，采购的次数会很频繁，鲜活和蔬菜都容易腐烂、变质，储存周期短，同时监管力度薄弱，经常会出现下列情况：

①进货过多。没有足够的顾客来消费，而保质期不允许保存过久，这就造成成本增大；

②进货过少。没有足够的材料来加工成美味佳肴来满足顾客的需求，这就造成了顾客对酒店印象不好，间接的造成利润降低；

③无采购标准，没有制定合理的采购标准，采购人员通常会随意采购，按照经验办事。采购的原材料经常不符合要求，造成大量浪费。不仅在采购人员上花了大量的资金和时间，效率低下；还在材料成本上投入了不必要的支出；

④缺少监督，酒店的采购工作由采购人员全权负责。采购何种物品、采购的价格都由采购人员向财务申报。采购过程中与供应商勾结，吃回扣。这些问题都

凸显了采购人员权力过大，监督制度有缺陷的问题；

⑤以现金方式采购，事后报账的方式采购。付款方式是由采购人员事先领取一定的现金或者垫支采购。采购人员可以通过虚开发票报账的方式，套取酒店的现金。这种采购方式不仅产生了贪污，还增加了酒店的营运成本，更突出了职责不分离的问题。

同时在审计过程中，我们发现，酒店经常会需要临时采购，而这类临时采购随意性很大，通常会让采购人员领取现金或先垫支后报账的办法，这就很容易造成采购人员虚报采购价格，以谋取利益的状况，不仅采购价格不合理，质量也得不到保障。

原因在于没有制定合理的采购标准。酒店的采购过程通常根据经验办事，采购的物品经常不符合要求，造成浪费或是采购的物品不足，造成需要二次采购，不仅效率低下，还导致浪费人力物力的二次浪费。另外，在验收和领料时，采购部门和使用部门也会由于原材料的质量问题产生矛盾。

4 BS饭店内部控制重新设计

4.1 销售与收款环节内部控制重新设计

4.1.1销售与收款环节内部控制的思路

（1）建立适当的职责分离

在销售与收款循环中，合理的职责分离可以有效防止有意或者无意的错误。构成内部牵制，有利于员工之间相互监督和检查，是防止舞弊的一项重要控制，主要职责分离包括：

①住宿方面。加强前台与财务之间的联系，引进现代化系统，剔除手工做账的舞弊风险，使房间出租的信息实时与财务联系，即每出租一间房间，电脑必须有所记录，并且将出租的收入、时间实时反馈给财务立即做账记录，既减少了手工做账前台舞弊的风险，又能减少财务汇总收入的工作量。从而达到销售人员、服务人员、收款人员相互独立。其中如图4.1.1-1，前台查询登记、预收押金、结账、夜审阶段必须职责分离，不能由同一人、同一个班组兼任。

客人 住店要求 住店要求 收据 客人预订文件 房类文件 夜审 财务部 账单 前台查询 确认房价 预收押金 分配房间 结账 客人记录文件 客人 开设客人账户 图4.1.1-1 前台职责分离图

②餐饮方面。加强餐饮单据流向管理。建立餐饮监管制度，适当的职责分离，降低餐饮人员的权力，约束餐饮人员的职责，严格规范单据的流向。具体以下措施：Ⅰ厨房使用原材料后的单据，严格监管并直接向财务部存档，以备查审核。Ⅱ设立独立的餐饮稽核员，对餐饮的单据严格管理，禁止出现违规使用原始单据的现象，并将原始单据和汇总表交由财务部审核。Ⅲ设置独立的收款员，与点餐的人员分离，并交由出纳后得到回单，从财务部审核。Ⅵ将前三个步骤收集的单据汇总后进行再次审核。

取原材料 开账 收款

交总出纳 送存银行 银行回单 餐单 收银员收款 稽核 餐饮收入日报表 厨房加工 汇总整理 送财务部 审核 图4.1.1-2 餐厅职责分离图

③租金方面。与承包商签订的租金合同后，必须获取完整的银行凭证，并将租户信息汇总后交由酒店备案，减少会计舞弊可能。具体流程如图4.1.1-3：

① 承包合同 酒店 ④ 通过银行交纳承包租金并提供租户信息 银行 承包商 ② 租赁合同 租户 ③ 交纳租金

图4.1.1-3 租金收入流程图

（2）建立正确的赊销审批制度

赊销审批是指每一项赊销的经济业务的执行必须经过一定形式的授权或批准。有效的授权审批应明确授权的责任，尤其在赊销前，需要对销售价格、销售条件、赊销时间签订合同或约定书来规定酒店与客户之间的权力与义务。

①与政府、事业单位往来。

建立新的与政府机关、事业单位往来的赊销制度势在必行。首先必须与上级单位——BS市人民政府国有资产监督委员会进行协调，建立与政府机关、事业单位往来的赊销制度。评估以前年度所有赊销未付完款的单位，将那些赊销后未足额付款的单位记录出来，削减其下次赊销额度，并通过上级单位对其催款。其次，必须规范赊销制度，明确规定赊销额度与赊销付款时间，并与赊销单位签订违约合同，一旦违约，追究其法律责任。设想，招待上级单位原本是一件光荣的事情，但如果因为招待上级单位而造成企业亏损，成本无法收回，造成企业亏损，那么这笔业务大可不必做。 ②与其他企业往来

酒店需要重新评估以前年度长期赊销未付款的企业，制定新的对企业的赊销制度，重新评估这些企业的诚信以及付款效率。对那些长期赊销后不付款的企业，

评估其诚信度，有必要禁止其在酒店挂账消费。并设置有效的催帐系统，对挂账消费的企业进行催帐。在收款工作中要注意：哪些客人可以享受企业挂账住宿，离店后由财务统计，由该企业统一付款；企业挂账住店期间的最高挂账额是多少。

4.1.2销售与收款内部控制的关键环节

（1）保证原始单据的传递准确无误

客房前台和餐厅前台每天发生的账单，必须及时准确并完整的传递到财务处，这是控制酒店营业收入的基础。消费账单如果做不到及时准确地传递，其他任何收入控制措施都将形同虚设。消费账单可通过人工传递、电话传递、计算机传递等方式传递到财务处。人工传递的特点是速度慢、人工成本高且可能造成漏单跑单，电话传递的特点是速度快，但缺点是不能提供文字单据的传递。所以通过电脑软件和网络传递是最佳方法，通过计算机主机将客房前台、餐厅前台和财务处的终端连接起来，将消费信息通过网络方式直接传递到主机内，不但速度快还方便统计客人消费情况。缺点在于不易修改原始单据，在客人对单据提出异议时，系统已将数据记入且传至财务处终端，修改需要层层审批。但仍希望BS饭店能在客房前台和餐厅前台配备更为先进的记账系统，让信息的传递主要通过电脑，并结合人工传递和电话传递的方式，保证信息传递的及时和完整，降低舞弊的可能。

（2）建立完善的客人账务管理系统

酒店营业收入，除了来自住店客人、餐饮消费客人，还有出租铺面、收取停车费等其他方式。无论是哪些消费者，建立完善的客人账务管理系统是酒店收入控制的又一关键环节。对于那些经常消费的客户（企业）入住时，酒店应该为其开立专门的核销账户，建立专门的消费账号，作为区别客人消费的标志。客人的每一项消费，都要及时准确地入数，并经常核对，以免出现差错，影响客人的结账。从账户的开立，到记账、核对、再到结账，每一环节都要确保记账准确、走账迅速、结账清楚。另外在非住店客户，也需要设置专门的核销账户，方便其财务核算结账。

（3）加强应收账款催收管理

客人（企业）住店期间的赊账消费，酒店应作为应收账款处理，客人所欠款应在离店时结算，如大客户可签订合同，规定赊账后付款时间。酒店对这类应收账款要进行严格的管理，在收款工作中特别要注意：哪些客人可以享受住店赊销后付款，离店时账款；哪些客人经批准，在离店时可以将账单寄到其单位，由其单位付款；哪些客人住店期间的可享受最高欠款额，欠款额上限是多少。

4.2 采购与付款环节内部控制重新设计

4.2.1采购与付款环节内部控制的思路

（1）实现适当的职责分离

采购与付款内部会计控制系统中需要职务分离的有：采购人和付款人不能同时向供应商提出询价和购买业务；酒店采购原材料、商品时，不能由同一人担任商品的验收工作；原材料的采购、存储和使用人不能同时担任记录工作；酒店审核付款的人员应同付款的人员分离；酒店记录应付账款的人员不能同时担任付款业务。

（2）建立正确的授权审批制度和采购计划

酒店对于采购与付款控制系统，其控制审批要点包括：①酒店的使用部门要根据顾客的需求量或者对销售预测的分析来决定使用授权；②采购商的确定通过招投标方式确定；③采购合同的签订需经有关授权人员审批；④采购款项的支付应经有关授权人员审批。

酒店根据自身的经营状况以及对客房、餐饮的营业量预测做出的原材料与物品的计划就是采购计划。通过计划，可以做出采购的资金预算，避免盲目性和随意性，减少舞弊的风险。

采购计划可以分为年度计划、季度计划、月度计划和周计划。采购计划应根据市场的需求制定包括采购物品的详细规格、采购数量、采购频率、采购批量、计划采购时间，采购价格及其价格浮动范围。

采购计划的编制：

①餐饮部门和客房部门根据往年使用量提出全年物品需求计划。再根据计划每季度、每月度、每周的营业额进行预估以往物品耗用量，提出详细需求的品种及数量，上报酒店采购部门。

②由采购部门审核餐饮部门和客房部门的采购计划。汇总餐饮部门和客房部门上报的需求量和采购量，编制总的采购计划，报财务部门审核。

③财务部门审核。财务部门需要权衡酒店资金量、需求量和供应量的关系，确定好采购方案。财务部门应向董事会申请采取招投标的方式确定采购商，其一可以减少价格波动带来的资金风险；其二可以用最少的资金带来最好的物品质量；其三可以避免临时采购带来的舞弊风险。最后与客房、餐饮、采购部门再次协商后确定酒店一定时期的采购资金需求的招投标计划，报总经理审批。

④总经理审批。应召开有关部门经理协调会，综合平衡整个采购计划，然后

付诸实施。

客房部 计划 餐饮部 采购部 财务部 供应商 总经理 合格入库 不合格退货 图4.2.1-1 采购流程图（一般）

特别注意以下两种采购是无法完全计划在采购计划中：

①临时采购：根据实际情况变化提出的超过计划采购范围的采购申请就是即时采购。餐饮部门在经营过程中，肯定会遇到顾客定制特殊的菜肴，当此类状况出现前，就需要做好预案，可以与采购商签订关于临时材料采购的条款，其一可以快速响应，不会因为缺少材料而造成顾客不满意；其二可以限制临时采购带来的采购风险。

②鲜活食材采购：厨房根据鲜活食材的需求量，每天提出的采购申请。可以根据前一天的使用量提出第二天的采购量。为了避免超量采购或不足采购。可以采取分批采购的办法。每天上午10点以前，由供应商提供中午预计用量和晚上预计用量，下午2点之前再根据中午食材的消耗量和晚餐预订量提出一个晚餐用的原料采购单，下午4点以前由供应商提供并送到厨房。这样可以既可以减少由于超量采购带来的浪费，又可以补充不足采购带来的短缺。

财务部 拨款 采购部 根据条款询价 根据条款报价 单据 供应商 临时需求 提供 图4.2.1-2 临时采购流程图

4.2.2采购与付款环节内部控制的关键环节

（1）采购的审批的控制

由使用部门或库房管理者根据需要提出采购物品的申请，采购申请应按不同的用品和原料进行申请。由财务经理或采购经理从全局考虑对采购申请给予批准

或部分批准。

（2）采购价格与质量的控制

采购价格控制是采购控制的关键。采购价格控制的目标是防止有关人员从中询私舞弊，保证采购物品价格的合理性。

（3）事后监督

当酒店采购工作完成后，还需要有关部门对所购物资进行监督检查，了解物资的流向、事后价格的查询等，以防止出现采购前酒店重视，采购后放任自流的现象发生。

（4）付款的审核与授权批准

付款时应认真审核原始凭证和财务记录，防止出现重复付款和超额付款和发生;认真检查付款凭证是否经授权人批准，任何付款必须经财务总监签字批准。

4.3 通过建立酒店信息化系统加强内部控制

酒店业务量庞大、服务项目多、信息量大，手工的方式不仅成本高、效率低下，还容易造成舞弊。要想降低成本、提高工作效率和服务质量、杜绝舞弊可能，进而促进经济效益，必须借助现代化的酒店信息化的管理系统来管理。

引入酒店管理系统，可以彻底的监控销售与收款环节、采购与付款环节，改规范了前台和仓库的工作程序。从顾客预订开始，到顾客结账为止；从采购入库开始，到材料出库加工为止，整个流程可以通过信息化的管理系统可以监控和记录所有发生事务，规范整个内部控制流程。 （1）销售与收款环节

在该环节，主要严格控制预订、入住、结账、调房、房费提醒的流程。每个阶段都与顾客直接相关，采用酒店信息化系统，不仅能提高酒店的服务质量，让顾客留下好印象，还可以减少舞弊。其中酒店销售与收款环节信息化系统流程图如图-6。

其中销售与收款控制系统如下：

①入住系统：该系统主要目的是提高酒店的开房率，为客人预留房间，并提供良好的预订服务。其功能包括入住登记、预订查询以及历史信息查询，在内部控制层面，可以预防手工开房所带来的舞弊风险。

②结账系统：系统包括结算系统（现结和挂账）和报表系统。其主要目的是通过信息化系统对酒店的客房出租收入进行结算，生成财务报表，提供给财务部门审核。不仅可以效率地统计酒店客房收入，还可以避免因手工统计带来计算错误以及舞弊。其主要功能是为客人提供结账服务；

③调房系统：其主要目的是满足客人调房的需要。其主要功能是查询客房，调房记录，确认调房等；

④客房管理系统：该系统主要包括续住系统和房费查询系统。其主要目的是对使用中的客房采取信息化管理，加强对客房管理，及时获取客房信息。同时减轻酒店客房部员工的工作负担，提高客房管理的效率和服务质量。其主要功能是方便客人了解入住客房信息，及时续费或退房等； 顾客 图4.3-1 酒店销售与收款信息化系统

（2）采购与付款环节

在该环节，主要严格控制采购、付款、入库、出库的流程。从采购到入库到出库，每个过程都使用酒店信息化系统，不仅能提高酒店的工作效率，整个流程严格监控，减少因采购、使用而造成的舞弊。其中酒店信息化系统流程图如图-7。

酒店的采购与收款控制系统和存货控制系统构成一个大的系统，是无法脱离其关联的完整性。所以在介绍采购与收款的控制系统的同时，必须介绍存货控制系统。其中系统如下：

①采购系统：该系统主要包括申请采购系统和采购计划系统。目的是规范酒店的采购制度，严格约束在请购、订购阶段的行为。其功能包括生成采购清单、根据采购计划生成请购单、订购单。

②付款系统：系统主要目的是通过信息化管理系统规范付款行为，杜绝因拨款给采购部采购而带来的舞弊风险。其主要功能是通过信息化系统中的采购信息对供应商进行结算付款，直接获取卖方发票、付款凭单等；

③入库系统：系统的主要目的是将原材料按照存货规则加强入库管理，合格的产品经过检验后，编号入库保存；不合格的产品将退回供应商。其主要功能是生成验收单、入库单等；

入住登记 历史资料 预订信息 前台 入住 结账 离店 追加押金 房间状态 调房 续住 房费提醒 现结 报表 挂账 财务审核

④出库系统：其主要目的是加强原材料用品出库管理，合理制定出库编号，及时获取使用量信息，统计成本。减轻酒店员工的核算工作负担，提高出库管理的效率。主要功能是生成出库单等；

⑤申请使用系统：该系统由客房部和餐饮部使用，主要目的是严格记录住房用品和餐饮原料的申请使用量，提高记录的准确率，减少因手工记录繁琐、工作量大而造成的会计记录不规范问题。其功能主要是生成领料申请单、成本计算单。 财务部 采购部 供应商 客房部 餐饮部 采购 付款 入库单 仓库 入库 申请 出库单 出库 图4.3-2 酒店采购与付款信息化系统（含存货系统）

5 结论

随着酒店业的迅猛发展，酒店业的竞争变得相当的激烈。复杂的经济环境和市场竞争给酒店业提出了更高的要求，内部控制问题越来越引起酒店高层的关心。在我国，财务部门的会计信息舞弊严重，高层实施的管理方法落后低效，都成为了制约企业发展的重要因素。所以加强酒店内部控制成为了改善酒店效益首先要解决的问题。加强酒店的内部控制，不但可以降低会计舞弊风险，加强风险防范意识，还可以规范酒店经营活动，提高运营效率，保护酒店资产安全。

BS饭店作为一家国有企业，拥有着大量的资源、名声在外，却效益低下，常年亏损。从内部控制层面来看，原因就在于职责分离不明确、业务流程设计混乱、管理方法落后、内部稽核制度薄弱等问题。主要体现在销售与收款、采购与付款两大问题上。其中销售与收款环节主要存在原始单据管理、操作不规范；赊销模式存在严重的缺陷的问题。采购与付款环节存在管理不善、业务流程的问题。

本文的创新点就在于运用内部控制理论，结合酒店信息化系统加强内部控制，对销售与收款、采购与付款做了合理的分析，指出其缺陷和不足，找出问题的关键环节，并对其重新设计及建议。

酒店业内部控制体系的完善是一个积累的过程，不是一天就能完成的，对它的思考和探索也随着我国酒店业的蓬勃发展而越来越深入和全面。作者希望通过本文对BS饭店内部控制体系进行一次有益的探讨，也希望酒店业能从本文的探讨中得到启示。

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谢辞

在桂林电子科技大学信息科技学院度过的四年时光，是我一生中最为宝贵的财富，在这四年中，感谢学院的各位老师给予了我谆谆教诲，让我受益终生。借此一隅之地，向各位老师表示衷心的感谢及崇高的敬意！

本文是在尊敬的导师刘承焕副教授悉心指导下完成的，从论文的选题、撰写、修改直至最终完成都凝聚了导师的大量心血。导师渊博的知识、严谨求实的治学态度、孜孜不倦的工作作风以及对学生的真诚关爱，我将永远铭记在心，谨向尊敬的导师致以最崇高的敬意和最衷心的感谢！

在收集论文和调查过程中，感谢BS饭店财务处领导和酒店员工以及中众益（广西）会计师事务所的同事给予我的大力支持和协助，在此对他们表示最诚挚的感谢！

感谢对论文进行评审，提出宝贵意见和建议的各位专家！ 最后，向所有关心和支持过我的老师、同学、亲人和朋友致谢！