推动档案信息化建设,实现档案工作飞跃发展

推动档案信息化建设，实现档案工作飞跃发展

作者：董丽彬

来源：《新教育时代》2014年第09期

摘 要：随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文对档案信息化发展的趋势和信息化建设中存在的问题以及加快信息化建设步伐进行分析和阐述。 关键词：档案 信息化 建设

随着现代信息技术的广泛应用，档案的利用范围也越来越广，档案应用服务方式也在不断创新。信息化的档案管理有利于逐步建立起点对点服务、网上咨询、计算机联网查询等新型利用服务体系，实现高效率、多途径、宽渠道、全方位的主动地服务模式。通过对档案信息资源的索引、分类、提取、研判、加工、并网连接与共享，满足对档案使用者快捷、精确、高效、实用地需求。以现代科技手段和设备为依托，挖掘档案信息的浩瀚资源，利用档案信息的网上公开，可以为使用者提供更加丰富的馆藏档案以及现行的相关文件，从而提高档案服务的便捷性和及时性。[1]一、档案信息化建设的发展趋势 随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。[2]二、档案信息化建设存在问题据不完全统计，目前我国高校档案信息化建设中或多或少存在着问题，但可悲的是没有被发现，依然采取以往的管理方式，严重制约影响着高校档案信息化管理工作的发展。1.制度与法律不健全经过分析，笔者认为，在高校档案信息化建设中都存在着制度与法律得不健全。虽然一些学校有电子文件的法律法规，但不是很全面，不能满足日益发展的需要或者不尽完善。这种状况长期存在着，而且无人管理。2.存在管理观念问题观念是长期滞留下来的，依然习惯于传统的手工档案管理模式和方法，重“硬件”轻软件环境，重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用等落后观念。这些观念的存在，笔者认为是人的问题。首先突破改变的是人要有档案管理的创新理念，也要与信息化时代的需要相适应。[3]3.基础设施不完善导致一般来说，高校档案信息化建设的硬件设施包括存储器、计算机、复印机、刻录机等。在这些设备中如果缺少应有的资金来源保障的话，就不

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能很好的为之服务，也会导致信息化发展慢的原因，不能满足于档案管理的数字化、网络化建设。三、加快档案管理信息化建设的建议1.加快档案信息标准规范化建设步伐所谓档案信息化的标准规范主要是指：管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范。标准规范既是档案信息化建设的“行业法规”，又是衡量档案管理工作水平的一个重要标志。自上而下地组织制定标准规范是亟待解决的问题。一方面，档案信息化建设涵盖技术、法制、体制、机制问题，须从政府和国家层面入手，协调和解决与之相关的问题。另一方面，与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求标准化和规范化，因此自上而下更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。[4]2.提升档案管理人员业务水平档案工作的发展和变化对档案管理工作者提出了新的要求，新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建设高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本知识，又要熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。3.提高认识，加大设施投入档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度；引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。[5]四、全国数字档案馆建设成绩显著为加快推进档案资源数字化进程，全面提高档案信息化管理水平，满足国家、社会和公众日益增长的档案信息需求，实现档案信息资源共享，从1988年开始，各省市档案部门就致力于档案目录数字数据库建设，2002年发布《文书档案文件目录级数据库结构和交换格式》地方标准，2009年发布30个专题数据库结构标准。各省市档案馆开展馆藏档案目录数据库建设，档案全文数据库和多媒体数据库建设，逐步推进档案数字化建设进程。据不完全统计，截止到2010年底，江苏省达到原文数字化约1.1亿页、照片52万张、影片和音像39万分钟，涉及经济建设和民生专题数据库已达74种。数字资源总量是全国前列。上海市档案（局）馆根据国家局“数字档案馆建设指南”，积极推进全市数字档案馆建设，上海市档案馆馆藏200万卷，80%的档案已经完成数字化，186万卷档案完成了数字化工作。2012年上半年全部完成数字化工作。总之，数字化档案馆主要强调馆藏的数字化，将数字化的档案信息上网提供利用。它是建设数字档案馆的基础及不可少的前期准备工作，是构成数字档案馆的一部分参考文献：[1]阎会勤.新世纪档案工作展望.档案学通讯，2001；6[2]景红.电子档案凭证价值探析.档案与建设，2000；10[3]李玉安.数字图书馆建设的十大难题.图书馆学刊，2002；3，[4]徐义全.电子文件的特性与长期保存.档案学研究，2000；1[5]吴志宏.数字化档案的隐忧：数据失真.北京档案，2002；12