上机 创建数据库及创建数据表
1-1 创建数据库
1-1-1 建立自己的文件夹-用于存放自己的数据库文件 1-1-2 创建一个空数据库
1-1-2-1 登录Access
1-1-2-2 寻找Education数据库文件
1-2 创建数据表
1-2-1 在设计视图中创建表
1-2-1-1 打开已经创建的Education数据库 1-2-1-2 创建数据表 1-2-2 创建表间关系 1-2-3 向表输入数据
1-2-3-1 向表输入数据
1-2-3-2 创建值列表来查阅字段
1-2-3-3 查阅字段的数据来源于表或查询 1-2-3-4 将图像输入到【OLE 对象】字段 1-2-4 通过导入方式创建表 1-2-5 通过链接外部数据创建表
1-1
创建数据库
1-1-1 建立自己的文件夹-用于存放自己的数据库文件 按以下操作建立自己的文件夹:
打开【资源管理器】。单击【开始】→【程序】→附件 →【资源管理器】 单击【我的电脑】→【Ｄ盘】，单击窗口右边的空白处，弹出快捷菜单, 在此快捷菜单中，选中【新建】→【文件夹】， 把【新建文件夹】改成【我的Access】， 如图1-1所示。
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图1-1
【我的access】是一个文件夹，它将存放自己的创建的数据库文件
1-1-2 创建一个空数据库
1-1-2-1. 登录【Access】
单击【开始】→【程序】→Microsoft Access，弹出Microsoft Access对话框， 从中，选择【空数据库】，如图1-2所示
2
图1-2
弹出【文件新建数据库】对话框,从中，找到【我的Access】文件夹，在【文件名】标题下，键入你想创建的数据库名，例：Education ,如图1-3所示
图1-3
单击【创建】按钮后，弹出图1-４所示【Education】数据库窗口，一个名字为Education 的空数据库建成了
图1-４
图1-4便是指定教科书上所指的数据库窗口。 1-1-2-2 寻找Education数据库文件
在【我的Access】文件夹中，能找到Education数据库文件，如图1-5所示。
此Education.mdb数据库文件，只能在Access窗口打开。
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图1-5
1-2 创建数据表
1-2-1 在【设计视图】中创建表
1-2-1-1 打开已经创建的【Education】数据库
单击【开始】→【程序】→【Microsoft Access】.弹出Microsoft Access窗口 在【Microsoft Access】的菜单中,单击【文件】→【打开】，弹出【打开】对话框, 在其【查找范围】下拉列表中 ,找到【我的Access】文件夹, 从中找到【Education】数据库,如图1-6所示
图1-6
单击【打开】按钮，出现图1-7所示【Education】数据库窗口，如图1-7所示
4
图1-7
1-2-1-2 创建数据表
在【Education】数据库窗口，选择【对象】栏下面的【表】，双击对象列表框内的【使用设计器创建表】，弹出图
1-8a所示【表1：表】设计视图。
图1-8a 图1-8b
【表1：表】设计视图中的字段名称, 数据类型,按图1-8b所示键入，
1. 设立主键
把学号设为主键，设立主键的方法是，右击学号，弹出快捷菜单, 从中，单击主键，如图1-9所示。
5
图1-9
3．设置字段属性
设置性别的【字段属性】：(暂时不设置)
1. 默认值为：“男”， （要用表达式生成器产生,往下看） 2. 有效性规则为： \"男\" Or \"女\"， （要用表达式生成器产生,往下看） 3. 有效性文本为： 只能输入\"男\" Or \"女\"，（这是一个说明书） 如图1-10a下方所示 设置照片的【字段属性】：必填字段为否, 如图1-10b
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图1-10a 图1-10b
在【字段属性】：设置默认值和有效性规则，由【表达式生成器】来实现(现在设置)， 例：有效性规则为： \"男\" Or \"女\"的方法：
单击性别字段。
再单击图1-10a所示【有效性规则】行右边的小方格按钮 ”…”， 弹出【表达式生成器】对话框，如图1-11，
在【表达式生成器】对话框中，双引号” ”的设置（不要用键盘键入），由双击图1-11中的空字符串产生，Or字的设
置（不要用键盘键入）， 由单击图1-11中的工具栏中的按钮Or产生。仅仅只需键入男女两个字。
图1-11
单击【确定】按钮，请自己设置默认值。
在Access菜单中，单击【文件】→【保存】，弹出另存为对话框，从中,给新建的表命名为student,如图1-12,
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图1-12
结果， 【表1：表】， 改名为【student：表】
3．设置输入掩码格式
以下我们来设置出生日期字段的输入掩码格式, 所谓掩码格式就是” * * * * 年 * * 月 * * 日格式” 在【student：表】对话框，见图1-13
单击【出生日期】字段,其【数据类型】选择为【日期/时间】,
在【字段属性】下部,,再单击【输入掩码】行的右边的小方格按钮”….”,
图1-13
出现图1-14所示【输入掩码向导】对话框, 其中，选择长日期(中文)为【输入掩码】,1996年4月24日为【数据查看】
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图1-14
单击【下一步】，得出图1-15
图1-15
单击【完成】按钮。在图1-16的下部看到，输入掩码行为：9999年99月99日。
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图1-16
创建输入掩码之后，我们看效果，
在【Education】数据库窗口，单击【对象】→【表】，在对象列表框内选择student，在工具栏，单击【打开】,出
现【student：表】数据表视图.
在其出生日期列中，自动出现“___年__月__日“,方便用户键入数据。图1-17
(暂时不要键入数据，只要你看到输入掩码的作用)
图1-17
请选择短日期(中文)为【输入掩码】,1969-9-27为【数据查看】，看看输入掩码有什么不同。
4．在Education数据库中，创建另外两张表：course,geade
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一张course表，按相同的方法被建成，其学时数字段，学分字段的属性，分别如图1-18, 图1-19所示。有效性
规则要用表达式生成器产生
图1-18 图1-19
一张grade表，按相同的方法被建成，其中，设置了课程号，学号两个字段为主键（即：按下Ctrl键，别松开，再单
击课程号，学号两个字段），而成绩的字段属性如图1-20的下部
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图1-20
其中，有效性规则 >=0 and <=100 要用表达式生成器产生，如图1-21- 图1-23
图1-21 图1-22 图1-23
1-2-3 创建表间关系
打开Education数据库，即：在Access菜单，单击【文件】→【打开】，弹出【打开】对话框, 在其【查找范围】下拉列表 ,找到【我的Access】文件夹，从中找到【Education】, 单击【打开】按钮，得到【Education】数据库窗口
单击Access菜单中的【工具】→【关系】,如图1-24所示。
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图1-24
弹出图1-25所示【显示表】对话框及【关系】窗口
图1-25
其【显示表】对话框， 也可以用以下方法找到。如图1-26
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图1-26
在图1-25所示【显示表】对话框的表选项卡中，选择student,单击【添加】按钮，又选择grade,单击【添加】按钮，再选择course,单击【添加】按钮，关闭【显示表】对话框，其【关系】窗口 ,如图1-27
图1-27
对【关系】窗口完成以下操作：
在【关系】窗口中，用鼠标拖动student表的学号字段，到grade表的学号字段，弹出【编辑关系】对话框，从中，
选择【实施参照完整性】，【级联更新相关字段】，【级联删除相关字段】，此时，【关系类型】为一对多，如图1-28所示
单击【创建】按钮，在【关系】窗口的两个学号之间出现“1-∞”。
图1-28
又用鼠标拖动course表的课程号字段，到grade表的课程号字段，弹出所示【编辑关系】对话框，从中，选择【实
施参照完整性】，【级联更新相关字段】，【级联删除相关字段】，此时，【关系类型】为一对多，如图1-29 单击【创建】按钮，在【关系】窗口的两个课程号之间出现“1-∞”。
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图1-29
结果，三张表间的关系被建立起来了。如图1-30所示。若想删除表间关系，右击表间的中 心细联线，如图1-31所示，在弹出的菜单中，单击删除。
图1-30
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图1-31
关闭【关系】窗口，弹出图1-32所示是否保存对话框，单击【是】按钮
图1-32
1-2-3 向表输入数据
1-2-3-1 向表输入数据
在【Education】数据库窗口，单击【对象】栏下面的【表】，在对象列表框，选择student，在工具栏，单击【打开】， 暂时不键入数据
在student,应键入的数据如图1-33左, 上部照片数据将在下一节设置。 在course,应键入的数据,如图1-33左下部 在grade,应键入的数据,如图1-33右部
数据有成千上万，以下，将讨论方便数据输入的方法
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图1-33
1-2-3-2 创建值列表来查阅字段
值列表的作用：是在表的某个字段，创建一个下拉列表，用户可以从中选择一个值作为字段值。例如，在student表的专业字段，创建一个值列表。值列表内，有两个值供选择．一个是计算机，另一个是自动化， 被选中的值就作为专业字段的值。这样可以用点击代替健入。如图1-34
图1-34
设置值列表的方法：
在【Education】数据库窗口，单击【对象】栏下面的【表】，在对象列表框，选择student，在工具栏， 单击【设计】，弹出【student：表】表的设计视图，
在【专业】字段的【数据类型】下拉列表，单击【查阅向导】,如图1-35
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图1-35
弹出【查阅向导】对话框之一，如图1-36，在选项组的按钮中，按下【自行键入所需的值】，单击【下一步】，弹出图1-37所示查阅向导对话框之二，在单元格中，键入可能选定的专业，即值列表的内容。
图1-36 查阅向导对话框之一 图1-37 查阅向导对话框之二
这里，键入计算机（注意回车!）， 自动化，如图1-38， 单击【下一步】, 弹出图1-39所示对话框，其查阅值列的指定标签为【专业】，单击【完成】按钮
图1-38查阅向导对话框之二 图1-39查阅向导对话框之三
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这时，回到student的设计视图，
在Access菜单，单击【视图】→【数据表视图】，弹出【student：表】表的数据表视图，如图1-40。，我们发现，在专业列的每一行，都有一个下拉列表框， 框内有两个值供选择，一个是计算机，另一个是自动化，这样，大大方便用户往表里输入数据。
图1-40
以下请利用输入掩码及值列表，自己向student表，键入图1-41所示数据
图1-41
用同样的方法，为course表的课程名，创建一个值列表，如图1-42 以下请利用值列表，自己向course表，输入数据
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图1-42
1-2-3-3 查阅字段的数据来源于表
以下将从另一表中提取数据作为本表字段的数据，例如，grade表的课程号数据不是由用户键入，而是从课程表的课程号中去提取，因为你的课程表数据已经被键入，如图1-43
图1-43
从另一表中提取数据作为本表字段的数据的方法是：
在【Education】数据库窗口，单击【对象】栏下面的【表】，在对象列表框，选择grade，在工具栏，单击【设计】， 弹出【grade：表:】 表的设计视图。
在【课程号】字段的【数据类型】下拉列表，单击【查阅向导】，如图1-44
图1-44
弹出图1-45所示【查阅向导】对话框之一，在选项组的按钮中，选择【使查阅列在表或查询中查阅数值】，单击【下一步】，
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图1-45 查阅向导对话框之一
弹出图1-46所示查阅向导对话框之二，在【请选择为查阅列提供数值的表或查询】栏中，选择course,即选择课程表
作为数据来源
图1-46 查阅向导对话框之二
单击【下一步】，弹出图1-47所示查阅向导对话框之三，其中，选定字段为课程号，课程名， （提问：选定字段是否可以只选课程号；选定字段是否可以只选课程名）
图1-47 查阅向导对话框之三
单击【下一步】，弹出图1-48所示查阅向导对话框之四，其中，值列表的内容被显示
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图1-48 查阅向导对话框之四 单击【下一步】, 单击【下一步】，得到图1-49所示查阅向导对话框之五， 这里是为查阅列指定标签，在课程号，
课程名两个中，选择课程号，
图1-49 查阅向导对话框之五 单击【下一步】，得到图1-50所示查阅向导对话框之六，其中，查阅列指定标签为课程号
图1-50 查阅向导对话框之六
单击【完成】按钮，弹出图1-51查阅向导对话框之七，其中，问到，是否保存，单击【是】按钮，
图1-51 查阅向导对话框之七
完成创建值列表之后，我们看效果，打开【grade：表】表的数据表视图，即：在Access菜单，单击视图数据表视图，
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如图1-52，其课程号的数据，不需要用户键入数据，只需在值列表中选择数据即可。
用同样的方法，为【grade：表】表的学号，创建一个值列表，如图1-53, 其学号的数据，不需要用户键入数据，只
需在值列表中选择数据即可。
图1-52 图1-53
以下请利用查阅字段的数据来源于表，自己向grade表，输入数据 保存更改后的 student, course, grade 三张表。 1-2-3-4 将图像输入到【OLE 对象】字段
由图1-13看到，Education数据库中的student表，其【照片】字段的数据类型，被设置为【OLE 对象】。以下将图像输入到【OLE 对象】。
在【Education】数据库窗口，单击【对象】栏下面的【表】，在对象列表框，选择student，在工具栏，单击【打开】，弹出【student：表】表的数据表视图，
从中，单击【照片】字段所在的单元格，再单击Access菜单中的【插入】→【对象】，如图1-54
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图1-54
弹出图1-55示【插入对象】对话框，在其选项组按钮中，按下【由文件创建】按钮，找到【浏览】按钮，见图1-56所示
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图1-55 图1-56
单击【浏览】按钮， 出现【浏览】对话框，如图1-57，在【查找范围】下拉列表, 找到【我的Access】文件夹，从中找到我们需要的照片“0007.bmp”
图1-57
单击【确定】按钮，得到图1-58
图1-58
单击【确定】按钮， 结果，在student表的【照片】字段所在的单元格， 出现【位图图像】字，或出现【包】字，
这表示，图像被插入到student表的【照片】字段。
以下将看到，怎样从【位图图像】字之中，或从【包】字中，找到图像。
右击【位图图像】字，或右击【包】字，弹出快捷菜单, 从中，选择 【位图图像 对象】→ 【打开】，如图1-59
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图1-59
单击【打开】后，出现图1-60所示照片。这就是student表的张雨同学的照片。
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图1-60
自己插入三张相片。
1-2-4 通过导入方式创建表
1 Excel电子表格
我们要把图1-61所示Excel（这是另一个软件）电子表格”教师.xls”，导入到Access的数据库中。
【开始】→【程序】→Microsoft Office→ Microsoft Excei，弹出Microsoft Excel 窗口，如图1-61a 在Microsoft Excel菜单，单击【文件】→【打开】，弹出【打开】对话框, 如图1-61b 在其【查找范围】下拉列表 ,找到【我的Access】文件夹，从中找到【教师.xls】, 单击【打开】按钮
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图1-61a 图1-61b
单击【打开】按钮，得到【教师.xls】电子表格，如图1-61c
图1-61c
2 导入Excel电子表格到一张Access新表中-------即两个软件之间的件数据传递 打开【Education】数据库窗口，单击【对象】栏下的【表】，单击【新建】按钮，在【新建表】对话框中，单击导入表，图1-62
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如 图1-62
单击【确定】按钮，弹出【导入】对话框，其中：
在文件类型的下拉列表中，单击Microsoft Excel （*.xls）。. 如图1-63所示
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图1-63
在我的Access文件夹中，选择用Excel创建的”教师.xls”， 如图1-64，再单击【导入】按钮，
图1-64
弹出【导入数据表向导】对话框，如图1-65，单击【下一步】，得出图1-66，在数据保存位置栏，单击【新表中】。
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图1-65 图1-66
单击【下一步】，得出图1-67，把字段名， 教师，改成 教师名， 如图1-68
图1-67 图1-68 把字段名， 电话，改成 电话号码， 如图1-69， 图1-70
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图1-69 图1-70
单击【下一步】，得出图1-71，其中，选择设置主健的方法，我们选择【用Access添加主键】， 单击【下一步】，得出图1-72， 在文本框中，键入一张新表名，“teacher”
图1-71 图1-72
单击【完成】按钮，弹出图1-73所示对话框
图1-73
单击【确定】按钮，
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在【Education】数据库窗口，单击【对象】栏下的【表】，在对象列表框内,单击【teacher】，单击工具拦中的【打
开】，弹出【teacher】 表的数据表视图，如图1-74所示。
比较图1-61与图1-74看到，Excel电子表格，被导入到Access的数据表，
图1-74
3． 导入Excel电子表格到已有的一张Access表中 我们要把图1-75所示Excel电子表格“助理教授.xls”，导入到已有的图1-74所示Access数据表【teacher】中。比较图1-75与图1-74看到，这两张表在不同的软件，但有相同的字段名及数据类型。
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图1-75
打开Access的【Education】数据库窗口，单击【对象】栏下的【表】，单击工具拦上的【新建】
按钮，在【新建表】对话框中，单击导入表，单击确定按钮， 如图1-77
图1-77
弹出【导入】对话框，其中：
在文件类型的下拉列表中，单击Microsoft Excel （*.xls）。. 如图1-78所示
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图1-78
在我的Access文件夹中，选择用Excel的”助理教授.xls”电子表格， 如图1-79 单击助理教授.xls，再单击【导入】按钮，如图1-79
图1-79
弹出【导入数据表向导】对话框，如图1-80，单击【下一步】，得出图1-81，在数据保存位置栏，单击【现有的表中】，
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选择teacher
图1-80 图1-81
单击【下一步】，得出图1-82
图1-82
单击【下一步】，得出图1-83，
图1-83
单击【确定】按钮，
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以下看结果：
在【Education】数据库窗口，单击【对象】栏下的【表】，在对象列表框内,单击【teacher】，单击工具拦中的【打开】，弹出【teacher】表的数据表视图，如图1-84所示，
比较图1-75与图1-84看到，图1-75所示Excel电子表格“助理教授.xls”，被导入到，已有的，Access【Education】
数据库内的【teacher】数据表中，
图1-84
1-2-4 通过链接外部数据创建表
打开【Education】数据库窗口，单击【对象】栏下的【表】，单击【新建】按钮，在【新建表】对话框中， 单击【链接表】， 如图1-85
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图1-85
弹出图1-86所示【链接】对话框，在其【查找范围】下拉列表 ,找到【我的Access】文件夹，从中，找到Excel文件【助理教授.xls】,
图1-86
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单击【链接】按钮， 弹出链接数据表向导对话框之一，如图1-87，单击【下一步】，得到图1-88，给链接表取名为：链接xls,
图1-87 图1-88
单击 完成按钮，得到图1-89
图1-89
单击【确定】按钮，在【Education】数据库窗口，得到【链接xls】，如图1-90 【链接xls】是来自于Excel的【助理教授.xls】，其图标类似于Excel图标
图1-90
双击【链接xls】，得到其Access数据表，如图1-91
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图1-91
上机练习题一
1． 创建一个名字为购买的数据库
2． 在购买数据库内，共有三张表：Article, Customer, OrderItem 其数据类型和数据大小如下
Article 字段名 商品号 商品名 单价 类型 文本 文本 货币（两位小数位） 8 10 大小 单精度
Customer 字段名 顾客号 顾客名 性别 类型 文本 文本 文本 8 8 2 大小
OrderItem 字段名 顾客号 商品号 数量 类型 文本 文本 数字 8 8 大小 整型 3． 三张表的数据如下：
Article 商品号 商品名 单价 库存量 S001 5000.12 10 计算机 S002 S003 S004 顾客号 G001 G002 G003 G004 Customer 顾客名 张三 李四 王五 赵六 性别 男 女 女 男 年龄 29 25 31 25 照片 00004.bmp 00005.bmp 00006.bmp 00007.bmp 打印机 洗衣机 电冰箱 1000.45 800.88 1100.09 12 10 20 库存量 数字 整型 年龄 数字 整型 照片 OLE 购买价 数字 单精度 日期 日期/时间 OrderItem
40
顾客号 商品号 数量 购买价 日期 G001 S001 2 5000 2005-1-25 G001 S001 4 4000 2005-3-5 G001 S001 1 4500 2005-6-8 G001 S002 1 800 2005-1-25 G001 S003 3 600 2005-1-25 G001 S004 1 8800 2005-1-25 G002 S001 3 4500 2005-2-25 G003 S001 1 5000 2005-1-1 G003 S002 1 1000 2005-1-1 G003 S002 2 600 2005-9-7 4． 用表达式生成器设置字段属性:
性别只能是男或女， 年龄从10到100 库存量从1到100
5． 设置购买日期字段输入掩码： 短日期， 即：____-__-__ 6. 对Article表的商品名创建值列表. 7.对Customer表的性别创建值列表.
8.对OrderItem表的商品号及顾客号,创建查阅字段。 9．按一个顾客在不同的日子可以买同一商品来设立主键 10．建立表间关系，向表输入数据。
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