电话及传真管理办法

为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制订本制度。第一条 需求申报

一、各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。二、电话的与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》，根据表格规定的内容填写。

三、部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报总经理进行审批。审批后，送交行政部。由行政部负责询价、采购。

第二条 使用管理

一、各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。

二、上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。

三、各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至 \"加锁\"状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。

四、员工因业务需打长途电话，需在\"长途电话记录\"上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。

五、员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在《长途电话记录》上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。费用由员工本人承担，由行政部报财务部在其当月工资内扣除。

六、员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由部门主管进行审核。公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。第三条 维修与报停

一、各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。二、电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知行政部，由行政部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。

三、各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知行政部经理，由行政部指定行政专员处理。

本制度由行政部负责解释，总经理批准即日颁行。