会议管理制度附流程图1
会议管理制度 一、目的
为完善会议制度,规范会议秩序,提高公司整体工作效率,使各部门信息充分共享,为公司的高效运营提供制度保障,特制定此制度。
二、适用范围
适用于公司日、周、月例会,以及各类生产、技术、销售等其它专题工作会议。
三、职责说明
1、行政部负责公司层面的会议管理及承办,所有重要会议的召开,需经公司领导批准,并经行政部登记备案。
2、其他部门主办或召集的会议,行政部应予以协助。 3、其他部门主办的会议资料除各自存档外,还须上报行政部,便于对相关会议资料进行统一整理、分发、存档。
4、会议发起人负责拟定会议计划,召集相关人员参加;参会人员须提前准备好相关会议资料。
四、会议准备、召开、决议、跟踪
1、会议发起人应提前拟定会议主题、会议内容。
2、会议发起人应提前做好会议场所布置。
3、会议发起人需提前将以下会议信息通知相关参会人员:地点、时间、主题、内容、目标等,明确参会人员需要准备的资料,确保所有参会人员知悉。
4、参会人员须携带会议相关资料,要严格遵守会议的开始时间,提前3分钟到达会议现场,不得无故缺席、迟到、早退。如确实有紧急情况,须提前向会议主持人请假,
否则视为缺席,违者将视情节严重性予以处罚。
5、会议主持人指定专人核实参会人员迟到、缺席、早退出勤情况,登记于签到表上。
6、为提高会议效率,应围绕会议主题来讨论、商议,不讨论与本次会议无关的问题,不开无边际的会议。
7、会议召开期间要求参会人员集中精神、认真听取发言、按次序发言,不得交头接耳开小会、大声喧哗或随意进出,不得做与会议无关的事情。发言要简言意骇,会议发起人或主持人应该强调发言时间要求,就每个人的发言时间予以控制,无特殊情况不予延长。
8、参会人员须将手机关机或调成静音状态,不准随意接听电话,如有重要电话应向会议主持人请假后离场接听,以免影响会议效果。
9、会议记录员在会议过程中做好记录,总结会议决议形成会议纪要,会议纪要须包含:会议时间、参会人员、会议内容、
会议决议,以及解决方案负责人、完成时间、检查人等。
10、会议需要表决时,原则上采取少数服从多数的方法,特殊情况可由会议主持人或交总经理决定。
11、参会人员要及时将会议精神、会议决议传达给部门相关人员。
12、会议结束后需要清理会议室桌面、椅子,关好门窗、灯、投影仪等。
五、事项安排:
1、会议决议事项的督办、检查和追踪落由会议主持人负责,根据规定的时间节点逐项跟进,并在下一次会议前将各部门完成情况汇报公司领导。
2、行政部会不定期监督检查会议决议的执行情况,对不能按期完成会议决议的部门及个人进行处理。
3、会议记录分类存档,公司会议的会议纪要有专人负责整理,通过邮箱发给参会人员,抄送相关人员。
六、保密规定
在会议过程中涉及到的公司相关商业机密(包括供应商、客户、价格、产品、技术、营运、财务等数据),不得外泄。
七、相关表格
1、《会议签到表》、《会议记录表》、《会议纪要表》。
附则:
本制度由行政部负责解释,如有未尽事宜,将按公司相关规定执行。
编制审核批准
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