Ｌ ０ Ｙ ０ Ｕ Ｙ Ｕ Ｊ ｉ ａ ｏ Ｙ Ｕ ☆旅游与教育☆ 高职院校二级学院办公室服务工作浅谈 林胜华 （金华职业技术学院，浙江金华３２１００７） 摘要：伴随着高职院校快速发展，校、院两级管理机构的形成，二级学院办公室地位和作用日显重要、任务日 益加重、要求也越来越高。本文就高职院校二级学院办公室的服务工作的前提和基础提出六个方面的看法。 关键词：高职院校；二级学院；办公室；服务工作 中图分类号：Ｇ６４７ 文献标志码：Ａ 文章编号：１６７ｌ一７７４０（２０１０）Ｏ３—０１７９—０２ 伴随着高职院校快速发展，校、院两级管理机构的形成， 况、有分析、有建议的调研报告，解决工作中的矛盾和问题， 二级学院办公室成为典型的“漏斗”，担负着上情下达、下情 提高科学决策水平。要发现新情况，研究新问题，总结新经 上报、对外联系和综合服务等繁冗工作，其地位和作用日显 验，以点带面，推动面上工作。要理论联系实际，既善于在实 重要、任务日益加重、要求也越来越高。办公室是一个综合部 践中找答案，又善于通过理性思考提炼观点和方法，不断提 门：一是重要；二是事多；三是难办；四是累人。其主要工作是 高调查研究的能力，努力提高自身的素质［２１。 “参与教务、抓好事务、搞好服务”，办公室是信息中心、服务 ２．组织能力。办公室工作项目多、涉及面广，不断提高组 中心、参谋中心、运转中心和指挥中心，不论是办文、办事、办 织协调能力才能正确处理好各种复杂的利益关系，把各方面 会，还是管理、服务、协调，始终处于连接领导和广大教职员 的积极性引导好、保护好、发挥好。要善于协调上下左右各层 工的枢纽地位ｆ１］。为此，笔者就高职院校二级学院办公室服务 关系，以此赢得教职员工的关注和理解，形成合力开展综合 工作的前提和基础谈六个方面的粗浅看法。 性工作，营造学院工作的良好氛围。 素养第一，服务基石要牢固 ３．开拓能力。办公室工作要适应高职教育的发展，在工 一、作理念、工作方式、工作手段等方面进行改革创新，要用科学 不论干什么工作，人的因素始终是第一位的。正确的人 的理论武装头脑、学习新知识、树立新观念，要注重研究分析 生观、价值观成为行动的导向。 新情况、新问题、新形势，把握事物发展的规律和特点，大胆 １．政治坚定。政治强是办公室同志的修身之道、谋事之 探索，勇于创新。 基、成事之本，在政治上、思想上、行动上同各级领导保持高 度一致，服从不盲从、用权不越权、献策不决策，紧跟形势保 三、重心明确，服务思路要清晰 持全新理念。 １．心系领导。办公室主要服务对象是领导，要发挥好联 ２．作风过硬。办公室工作繁重庞杂化、加班加点经常化、 系教工的桥梁和纽带作用，实现好、维护好、发展好教工的 批多奖少合情化，而此以为办公室工作应树立起求真务实、 根本利益。要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋 顽强拼搏、埋头苦干的“老牛”工作作风，以公心、依制度办 领导之所谋。对重要公务活动超前协调，努力把工作做到前 事、以理服人，待人以诚，待人热情，与人为善，夯实群众基础。 头；对领导临时交办的任务及时协调，随叫随办；对多项活 ３．纪律严明。办公室作为参谋部、信息部，出不好点子就 动统筹安排，综合权衡，通盘考虑『３］。就高职院校而言，办公 当不好参谋、出馊点子会贻误工作、信息反映失真会影响领 室要从事务工作为主转到以调查研究为主，为领导提供有 导决策，必须保证政令畅通，“能文能武、能粗能细、能汇报能 情况、有分析、有预测、有建议、带规律性的参考材料；要从 调查”就是办公室工作的核心，工作协调讲程序，行动协调讲 收发传递信息转为收集处理信息，沟通上下情况，提供准确 规矩，关系协调讲大局，矛盾协调讲团结。 的信息供领导决策时参考；要从一般的反映情况转变为既反 二、能力为先，服务水平是关键 映情况又提出建议，以科学发展的理论眼光去认真观察、分 析总结。 １．调研能力。办公室工作是搞服务、当参谋。这就要求其必 ２．洞察事态。事件发展不是静止的，而是不断变化的。面 须有思想、有观点、有方法、有独到的见解，使得办公室人员要 对服务中出现的新情况、新问题和新任务，不能仅仅作为“留 经常深入教育教学第一线，掌握实情，有的放矢地做好服务 声机”、“传话筒”，要洞察事态发展的每一步进程，重实践、重 工作。要把工作重心下移，掌握第一手材料，为领导提供有情 调查、重研究，必须适应形势发展的需要，平常多留意，吃透 收稿日期：２０１０—０２—０１ 作者简介：林胜华（１９６８一），男，浙江金华人，农业与生物工程学院办公室主任，助理研究员，经济师，在读硕士研究生，从 事教育经济管理教学及饮食文化研究。 Ｔｏｕｒｉｓｍ Ｔｏｄａｙ 当 代 旅 游 １８ｏ 上情，掌握下情、了解外情、正确领悟领导意图，对发展态势 充分发挥各方面的主观能动性和个人的聪明才智，有效地形 作超前预测、对工作提出合理建议、对所需材料超前准备、对 成合力，积极地、创造性地开展工作。同时，要根据办公室各 所需信息超前提供。 个阶段的工作任务，区别轻重缓急，突出工作重点，兼顾其他 ３．抓好督办。以收发文件为抓手，督办执行上级精神，保 工作。对那些难度较大，工作量大，时效性强的任务，在明确 证政令畅通、执行坚决，做到收发及时、行文规范、严守秘密， 任务的基础上，要及时组织有关力量，合理安排人力、物力， 决不耽误各项工作的顺利开展。本职＿Ｔ作做到好又快、不松 形成最大的合力，确保工作任务的完成。 懈、不拖拉，对其他部门工作积极配合、尽力协助、鼎立支持， ３．处理被动与主动的关系。办公室丁作的服务性职能决 对于未完成或完成不好的丁作要认真督查、限时改正。实行 定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥人 全程性的跟踪督查，大胆揭露不落实的问题、大胆揭露妨碍 员的主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常 决策的问题、大胆揭露歪曲领导意图的问题，对协调中遇到 规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动 的问题，及时向领导提出建议，以期消除矛盾，解决问题，完 着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事 善决策。 件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。 四、总结提高，服务成效是目的 六、勤勉最重，服务手段是考核 １．精钻业务。办公室工作是一项全局性、业务性很强的 １．严把文件处理关。要提高公文质量，严格办文时限，严 工作，干一行、爱一行、学一行、专一行是必然，既要成为办公 格规范办文程序，严格审核公文的内容，把好公文的、法 室自身业务的行家，又要了解各类知识，做到博学多艺。要深 规关，审核公文的体例、格式，斟酌文字，准确、鲜明、全面地 入到学科专业中、深入到教学科研中、深入到党建思政中，加 体现发文机关的意图。避免文件与文件打架、法规与法规打 强综合能力的锻炼培养，不断拓宽自己的知识面，力求做到 架、文件与法规打架的现象发生。 业精技强，一专多能，能够胜任各种急、难、重的工作。 ２．严把信息宣传关。信息宣传工作是办公室的一项重要 ２．胆大心细。遵循“想事、谋事、干事、成事”的理念，合理 日常工作，是领导掌握动态、了解的重要渠道。要以最新 分解办公室ｌＴ作，定项目、定人员、定标准、定时间。要加强Ｔ 的动态、高质量的信息、实用的宣传内容，为领导提供最及 作的预见性，诸如学院日常行政事务、财务工作、人事工作、 时、最新颖、最实用的信息资源。信息提炼及报送值得注意的 教学管理、科研管理、学生管理、文档管理、成教管理等是可 问题是：第一，要通过上报信息能看到学院对上级部署的工 以超前考虑的，其它工作尽量避免和可以预见的工作撞车。平 作要求是怎样对待的、怎样干的、成效怎样，而且反映要快， 时多观察、多积累，有事就不用临时抱佛脚。同时，要分清主 在不同的阶段要体现出不同的作法、成果来；第二，一项工作 次，要以主要精力、干好最重要的工作，用放松大脑时间处理 思路、ｌＴ作部署不是一蹴而就的，它有一个不断探索提高完 大量的一般性事务性工作Ｈ。 善的过程，要对上级部署的一项工作一个活动应经过深入思 ３．善于总结。谁都知道办公室事务性工作多，每天在办 考，结合自己学院的实际，使之完善化具体化；第三，学院各 事、办会、办文中度过。学会“动”中干事，“静”中总结提高，既 部门在工作中探索出的创新性举措，哪怕它还有待进一步完 要在忙忙碌碌中凭借自身能力、素质做好每一件事，更要注 善，也是值得关注的有价值热点；第四，工作中总会遇到一些 意事后的反思，使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质适 新情况、新问题迫切需要解决，这也是各级领导所关注的，任 应办公室工作要求。 何一条信息，都是有的放矢，这个“的”就是要面临的形势，要 五、事无巨细，服务关系要和谐 解决的问题；第五，各学院的工作步调、工作安排、工作任务 等各方面是相同的，这种客观状况决定了报送信息的内容也 １．处理主要与次要的关系。办公室作为一个综合部门， 具有较大的共同性，但是要同中求异，用“异”来体现出自己 其性质和作用同其他部门的区别主要体现在服务性上。这就 学院的特色，同样的时期选择不同的内容，同样的内容选择 要求办公室把“一切服从大局，一切服务大局”作为办公室工 不同的角度，显出个性来才引人注意。 作的出发点和落脚点，无论办文办事都要避免因程序混乱、主 ３．严把目标考核关。目标责任制考核作为推进学院建设 次错位而引起领导之间的误解，把“参与政务”、“管理事务”、 的抓手，要高标准、高质量、实事求是、科学合理地确定年度 “搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排，做到调研围绕中 工作目标。强调注重考核的过程管理，明确目标考核的目的、 心转，协调围绕领导转，服务围绕大家转，信息围绕决策转 。 意义、方法、步骤，明确考核的标准、尺度和口径，随时掌握了 ２．处理重点与难点的关系。要发挥办公室的整体功能， 解工作进展情况。 参考文献： …１冉蓉．对高校二级办公室工作的思考 科教文汇：下旬刊，２００９，（６）：４１． 『２杨依永．２１增强五种能力提升办公室工作服务水平【ＪＪ．办公室业务，２００９，（７）：１４—１５． 【３】杨新责．围绕中心服务大局努力推进办公室工作上水平［ＪＪ．南阳市公报，２００９，（７）：２６－２８ 【４１关立力．以科学发展为指导构建学院办公室管理新模式【ＪＪ．社科纵横，２００９，（８）：４４＿４５． ［５】李占忠．浅谈文秘工作的“四性”［Ｊ］．石家庄理工职业学院学术研究，２００８，（３）：３３—３６． ［责任编辑 刘娇娇］
