医疗器械计算机信息管理系统基本情况介绍及功能说明

计算机信息管理系统基本状况介绍和功能说明

我企业于 2013 年 06 月 01 日升级完满了计算机控制程序， 增添了必备的设施、设施和仪器，规范和完满了经营质量管理操作程序，保障了在库商品的质量。

在质量管理控制模式上， 采用国内先进的时空超越 KSOA供应链管理系统，装备了服务器、终端机和搬动硬盘，建立了各部门、岗位之间信

息传输和数据共享的局域网；有吻合企业管理本质需要的应用软件和相关数据库；各样数据的录入、更新、保存等操作程序均吻合授权范围、管理制度、操作规程的要求，能保证数据原始、真实、正确、安全和可追想。

一、计算机系统大要：

我企业采用 KSOA用友时空企业业务管理软件，更换了浪潮英信 NF-5220 服务器、 UPS不中止电源、备份硬盘、

打印机等， KSOA主要包括了采买管理、销售管理、来往管理、仓储管理、

商品会计、综合盘问、统计解析、质量管理、基础信息等功能模块，能对

医疗器材的购、销、存等质量控制环节进行全面规范管理，对购进医疗器

械的合法性， 购货单位资质审察， 首营企业审察， 首营品种审察， 对采买、

收货、查收、储蓄、在库检查、出库、销售、运输等过程进行有效控制。

计算机管理系统能为经营业务过程、质量控制供应支持，覆盖了经营

管理全过程，满足了医疗器材经营管理活动的质量控制。对医疗器材的流

向可追想，保证了医疗器材质量管理活动有序高效地运行。计算机管理系

统的设计、使用和考据状况：

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40 台各岗位终端机、数据 医疗器材计算机信息管理系统基本状况介绍及功能说明

（一）、质量管理基础数据管理模块

1、供货单位数据管理模块

（1）. 首营企业资质录入、审察、审批

由业务员收集整理供应商资质，在 KSOA系统中填写“首营企业审批表”，由业务部负责人、质管部负责人、质量负责人进行系统审批。系统电子层签流程达成后由质量管理员将资料存档并在系统中保护供应商业务委托人信息后方可进行医疗器材的采买业务。

（2）. 供应商更新与保护

当供货单位资质信息发生更正时，质量管理员依照业务人员递交的供货单位资质更正资料及时在 KSOA系统中进行资料更正登记的动向信息的保护。

（3）. 质量控制功能：供应商任意一个资质过期也许超经营范围系统都能够自动拦截，自动锁定该供货企业不能够采买，制作采买订单时能够正确供应拦截原因。

2. 购货单位数据管理模块

（1）. 购货单位资质录入、审察、审批

由业务员收集整理购货单位资质，在 KSOA系统中填写“客户资质登记表”， 由医疗器材经营部负责人、质管部负责人、质量负责人进行系统审批。系统电子层签流程达成后由质量管理员将资料存档，并在系统中保护购货单位业务委托人信息后方可进行医疗器材的采买业务。

（2）. 购货单位更新与保护

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当购货单位资质信息发生更正时，质量管理员依照业务人员递交的购货单位资质更正资料及时在 KSOA系统中进行客户资料更新登记的动向信息的保护。

（3）. 质量控制功能

购货单位任意一个资质过期系统能够自动拦截相关过期信息，自动锁定该销售企业不能够销售，制作销售订单时能够正确提示拦截原因。

3. 首营品种资料数据管理模块

（ 1）. 首营品种录入、审察、审批

业务员负责收集首营品种资料，包括：产品注册证及附件、备案证明

等在 KSOA系统内进行填写“首营品种审批表”； 由医疗器材经营部负责人、质管部负责人、质量负责人进行系统审批。系统电子层签流程达成后由质量管理员进行信息的下发，并将资料存档方可进行首营品种的采买业务。

（ 2）. 商品资料更新与保护

当器材资质信息发生更正时，质量管理员依照业务人员递交的资质变

更资料及时在 KSOA系统中进行商品资料更新登记的动向信息的保护。

（ 3）. 质量控制功能：①、设定商品种类与经营范围般配，能够实现与供应商及客户的经营范

围相对应，能够自动拦截超经营范围业务。

②、设定储蓄种类，依照设定入库时自动存放于不同样的库区。

（二）、采买管理

1、采买业务模块

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（ 1）、采买订单拟定、审察：采买员在 KSOA系统中制作采买订单后，

经医疗器材经营审察采买订单，自动生成采买记录。

（2）、采买环节质量控制

①、采买订单的实现受控于质量管理基础数据库， 经营范围、产品种类、

合法资质自动鉴别与控制。

②、采买订单确认后，自动生成采买记录，能够由收货员盘问、调取数

据。

2、收货、查收、入库

（1）收货员在 KSOA系统中核对采买记录并提取采买订单对实物进行收货，自动生成收货记录。

（2）质检员在 KSOA系统中提取相应收货数据对实物进行现场查收，查收合格确认后自动生成查收记录。

（3）保存员在 KSOA系统中提取查收合格商品进行确认入库，并在系统中生成库存。

3、购进退出管理模块

（1）、购进退出单制作、审察

业务人员在 KSOA系统中选择单位提取原入库单据，对需要退货的医

疗器材填写购进退出申请单， 录入采买退出数量、 退货原因后， 存盘记账。

质管对购进退出申请单进行审察，购进退出申请单自动生成购进退出

记录。

（2）、购进退出出库复核

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提货人员依照购进退出单据中品种的批号、数量、效期等信息将退货

品种提至退货区由复核人员进行复核，复核达成后存盘生成购进退出出库

复核记录，并通知其他保存员进行出库记账确认。

（三）、销售管理模块

1、销售业务模块

（1）、销售订单拟定

开票员依照客户要求登录 KSOA系统进行销售订单制作，输入单位名

称助记码、商品名称助记码、数量、价格等信息，生成销售订单，确认后

生成销售记录。

（2）、销售出库环节质量控制：

系统自动对销售客户资质的有效性进行控制，与经营范围、产品种类

也许诊疗范围关系，自动鉴别、锁定该销售企业经营行为，并正确提示拦

截原因。

2、销售出库模块

（ 1）、发货人员依照销售订单和提取的销售记录进行发货，由复核人员复核无误后确认，在系统中生成销售出库复核记录，

并通知其他保存员进行销售出库确认记账。

（ 2）、销售出库环节质量控制：依照“先产先出”、 “近期先出”、 “先进先出”，并拦截高出有效期的商品出库。

3、销售退回模块

（ 1）、销售退回单据的拟定、审察

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医疗器材经营部人员在系统中直接提取销售记录以及出库复核记录

进行核对，确认为本企业销售商品后，提取相关数据并填写退货原因、数

量，生成销售退回申请单，由质管在 KSOA系统中对销售退回申请单

进行审察。

（ 2）、销售退回收货查收管理

质检员在 KSOA系统中选择相对应的销售退回单据，依照实物查收的

结论确认可否入库，保存后自动生成销售退回查收记录，并提交保存员进

行入库确认记账，生成库存。

4、商品退换货管理

购销商品的退换货程序，按医疗器材购进退出 / 销售退回模块操作。

（四）、仓储管理

1、盘点作业

盘点记录直接在 KSOA系统中打印库存盘点表由储运部进行盘点并将

盘点数据录入系统，经财务部审察后，由财务人员将盘点结果在 KSOA系

统内进行入账。

2、在库储蓄与检查

（1）、计算机系统对库存品种的有效期进行自动追踪和控制，距有

效期 180 天自动预警提示，距有效期 30 天自动锁定停售。

（2）、检查员在 KSOA系统中提取检查计划，检查计划是由系统自动

生成。检查员依照检查计划表对实物进行检查。

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（3）、在库商品发现疑似不合格，由质检员对该品种进行锁定停售，

报质量管理部进行办理。由质量管理部进行复查确认，合格品种自动清除

停售，确定为不合格商品移入不合格区。

（五）、运输管理模块

车辆基础信息登记：可在 KSOA系统内录入企业的车辆信息，在登记

运输单据时可自动提取相关的车辆和驾驶员信息。

1、配送车辆基础信息登记：主若是经过审察或考据的车辆信息在 内进行登记，保证信息的正确性，方便数据的录入。

2、运输记录登记：依照医疗器材部的商品配送状况由配送员予以登

记。

3、企业针对库房拟定了安全防范措施， 可对没关人员进行可控管理。（六）、计算机系统管理模块

各操作岗位均采用输入自己的用户名、口令登录系统，实现权限控制

管理。更正权限或增添权限由部门提出申请，经质管、质量负责人、

企业负责人审批后，由信息部进行授权。

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