01 财务岗位 操作说明书(应收会计)

（应收会计岗位）

日期：2013-11-27

制作要求：

1. 按照各岗位内容编写目录；

2. 操作说明需写清楚方法、流程，及常见特殊事项；

3. 操作步骤描述不具体形式。可用文字叙述，也可使用截图；

4. 本操作说明书编写的意义在于对积累的经验进行文字总结，及同事之间知识传播。

5. 对于日后工作中改进了操作方法，请变更操作说明书。

6. 说明书完成后请发给部门经理存档，同时抄送给财务总监。

7. 建议大家完成后分享给部门同事。大家相互提点意见，共同学习。

目录

一、 关于对帐的审核 ........................................................................................................................................................................ 3 二、 日常凭证的制作 ........................................................................................................................................................................ 3 三、 开票 ............................................................................................................................................................................................ 9 四、 客户资料整理 .......................................................................................................................................................................... 10

五、 月未结帐及附表 ...................................................................................................................................................................... 10 六、 模具费 ...................................................................................................................................................................................... 11 七、 其他应收款 .............................................................................................................................................................................. 12

一、关于对帐的审核

1：审核送货单：

跟据送货单审核ERP系统中的出货，检查其完整性，对超过1星期未回的送货，编制未回送货单明细，发送财务经理，跟单主管。

2：审核对帐单：

跟据业务发送的对帐单，审核上月转下月+本月月结-本月对帐=本月转下月，核查转下月明细，并填制

填制《应收对帐跟进表》中的相应金额：审核其金额是否同财务帐一致！

其中上月应收未收款上月转下月的金额在上月结完帐即输入；

开票前将开票金额，本月转下月金额输入，检查合理后再开票，如有不符，请业务开出联络单调整后再开票。

2：月结表中含调整项的（与ERP不符）要求业务出具联络函

二、日常凭证的制作

1：月结凭证：

① 跟据ERP系统数据编制发出商品凭证：

摘要：X月售XX客户XX产品

借：发出商品-XX客户

贷：主营业务收入—镁合金产品销售

主营业务收入—天线产品销售

主营业务收入—不锈钢产品销售

附件为：ERP数据与月结明细对比表，填写这张凭证时，同时在ERP中做出结帐，相关部门不能再修改。

② 跟据业务员的联络函编制调整凭证（开票前的调整）

I：上月少计退货：

摘要： XX客户退XX产品

借：发出商品-XX客户 （红字）

贷：主营业务收入—镁合金产品销售 （红字）

主营业务收入—天线产品销售 （红字）

主营业务收入—不锈钢产品销售 （ 红字）

附件为：联络函及退货单。

II：客户扣代我司加工款

摘要： XX客户扣XX产品返工工费

借：应收账款 XX客户 （红字）

借：销售费用 品质部 人工—工资及其他 （如对方开票，或在开票前扣取）

附件为：联络函及客户发送的扣款单。

III：品质不良，交货不及时客户扣款

摘要：XX客户扣XX产品品质不良扣款（交货不及时扣款）

借：应收账款 XX客户 （红字） -10000

借：营业外支出 客户要求赔偿 10000

附件为：联络函及客户发送的扣款单。

IV:不开票客户要求开票,加税款

摘要:XX客户XX月货款加税开票

借:应收账款 XX客户

销售费用 业务部 税金及其他（少收的税收点数）

贷:应交税费 应交(销项税)

附件为：联络函注明与客户协商的加收税款点数。

2：对帐凭证

①跟据对帐金额开票（对帐中的扣款按上面的编制，这里按不含扣款计）

摘要：XX客户XX月份对帐开票

借：应收账款 XX客户 40000*1.17+10000

贷：发出商品 XX客户 50000

应交税费 应交（销项税） 40000*0.17

附件为：如果是汇总凭证：

发出商品明细表，分客户标明上月未开票+本月月结-本月开票=本月转下月未开票，税金。客户对帐单（当月的整理在一起）在财务经理审核完凭证后按客户整理归档。

如果是分客户编凭证：客户对帐单复印件附在后面。

3：收款凭证：

①：银行或现金收取：每笔款都要审核是否完全收回，如果有未回款，出具联络函，说明原因。

摘要：现收（银收）XX客户X月货款

借：银行存款（现金）

贷：应收账款 XX客户

附件为：银行收款水单

②：收款金额与当月应收账款余额有差异；查明原因、如为手续费，且金额〈50元的;写联络函交财务经理签字,核销：

摘要：XX客户X月货款少付尾款

借：营业外支出---客户应收尾款

贷：应收账款 XX客户

附件为：联络函

③：收款金额与当月应收账款余额有差异；查明原因，业务写出联络函（开票后，客户扣款），总经理签字核销。

摘要：XX客户因XX原因扣XX月货款

借：营业外支出 XX

贷：应收账款 XX客户

附件为：联络函

④：收远期票据（支票；银行承兑汇票，商业承兑汇票）

摘要：票收XX客户XX月货款

借：应收票据 XX客户

贷：应收账款 XX客户

附件：汇票复印件

⑤：票据有问题退票

摘要：票退XX客户XX月货款

借：应收票据 XX客户 （红字）

贷：应收账款 XX客户 （红字）

附件：汇票复印件

三、开票

1：及时更新《客户全称对照料表》中,开票客户全称;

2：开票后填制《销项税明细表》，并在ERP中输入开票金额，号，及相关需要说明，跟进未开票情况；

3：跟据开票清单填制《出货表》的销售一栏;

4: 不同客户的开票要求不一样,及时更新《客户全称对照料表》的开票要求栏;

5: 跟据《转下月明细》核对《出货表》中转下月一栏,核查出差异,标明原因,转财务经理;

6: 开票公司名称与出货单位名称不统一的,要求业务写出联络函,总经理签字后开出;

7: 原不开票客户要求开票的,业务写出联络函,标明税款,经财务经理,总经理签字后开出;

并填制凭证;(见IV:)

8：打出签收表，收据签收表，开出的，收据交接时签名

四、客户资料整理

1: 要求业务提供所有客户的资料 (如:营业执照,税务登记证,组织机构代码)的扫描件,整理成档,

2: 对新客户的资料要在工商局网站查询,验证其真实性,合法性;

3: 对客户的资料整理成电子档填制《客户全称对照料表》中,对到期或过期的资料,要求业务部提供更新资料扫描件并存档。

4：对业务发过来的客户更新资料必须存档，如是纸质的则扫描成档。

5：业务部的重点客户的销售合同扫描存档。

五、月未结帐及附表

1：月未跟据ERP系统出货数与仓库发货数核对，核对仓库跨月出货数，要求业务或仓库更改制单日期，核对ERP中客退数与仓库EXSL表客退数相比对，查明原因。

2：跟据核对后出货数编制月结凭证；

3：每月10日；15日；20日跟据《应收对帐跟进表》发出《未对帐客户明细表》，给相关跟单员；抄送业务员，跟单主管，业务经理，财务经理；

4：每月25日将与跟单主管核对签字后的纸质《应收账款余额表》交财务经理审核，并发送电子档，对应收账款余额表中未收款对帐单单独归档，收完款后再归集到已收完款档案中。

5：每年1月份采取“发函询征法”核对应收账款余额，并制作表格交财务经理。

6：将月结的出货分物类编码,品名汇总输入《出货表》的月结中

7：每周将本月超期未回款表发送跟单主管，业务经理，财务经理一份。及时催收款项；

7：每月30日将本月回款表，计算回款率发送财务经理，总经理；

8：每月30日将下月回款预算表发送财务经理，总经理；

9：每月8号前计算业务员提成，发送财务经理；

六、模具费

1：流程

业务部确认报价后交一份报价单给应收会计；文控下发开模具通知单（成本会计），项目确认样品OK转一份给样品确认书给应收会计；应收会计跟据合同要求确认是否要开票确认收入；是否已到收款期，已到收款期的确认回款日期。

工模转序单转压铸，冲压，（成本会计）确认成本。应收会计与成本会计核对确认单。

2：跟据业务的报价单；作模具费用表；并编制凭证：

摘要：应收XX客户XX款模具费

借：应收账款---模具费XX客户

贷：或有负债—待收模具费

附件：业务提供的开模清单，经办人签字，跟单主客签字，业务经理签字，签字。

业务签订的模具合同电子档（签订后扫描件）发送应收会计。应收会计整理归档。在模具跟踪表中注明是否已收合同。

3：项目确认样品

摘要：应收XX客户XX款模具费

借：或有负债—待收模具费

贷：主营业务收入

附件：项目部样品复印件，（或样品确认汇总表，模具跟踪表中的样品确认一栏。

七、其他应收款

其他应收款

1：其他应收款明细款核对，

汽车保险赔款：实际发生时核对修理厂对帐单时区分日常维护费及保险赔偿款。（应付会计核对），

应收会计跟踪回款， 超过一个月为异常。

收到保险赔偿时，冲帐，并核对有无差异，次月8号前与汽车管理员核对未收款项，并确认。

汽车加油款：一个月冲值一次，分卡挂帐，次月2号收齐司机冲值明细，导出明细表核对，查出异常（如加油时间过近，加油过多），并核对开余额。

员工工伤：员工工伤借款及社保应赔偿款每月与行政核对，签字，收到保险赔款时，核对有无差异，对差异款写出联络函调帐。

备用金：每增加或减少备用金项目发邮件给出纳，薪资及财务经理。半年打一份明细表与当事人签名。

押金： 押金收据原件另存保险柜，凭证后附复印件，每三个月核对一次原件。

柴油： 与采购核对余额并签字，与采购核对开余额。