合同管理制度

第一章 总则

第一条 为依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范，保证依法签订、履行、变更和解除合同，最终保障经营活动的顺利进行，依据《 中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规规定，结合我公司实际情况，特制订本制度。 第二条 本制度所称合同是指本公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间发生的所有书面合同。

第三条 公司及公司控股子公司对外签订的各类合同均适用本制度。公司与控股子公司及控股子公司之间签订的合同参照本制度执行。

第二章 合同管理部门及职责

第四条 由人事行政部附则公司合同的统一管理，其基本职责是： （一）制订合同管理制度或流程，建立合同管理规范； （二）负责合同审核；

（三）监督合同的履行和结算，并对合同管理工作进行定期检查、监督；

（四）统一管理本公司合同专用章；

（五）建立合同管理台帐, 将正式合同文本准确归档；

（六）负责合同档案管理，按公司统一规定的管理要求进行分类、编号，并编制详细的目录检索表，以便管理和查阅。

（七）参与或负责合同争议解决，包括协商、调解和诉讼、仲裁等。 第五条 合同承办人员职责：

（一）对需要签订合同的项目或经济活动进行可行性调查研究，重点调查考证对方当事人的签约资格和履约能力等；

（二）提请公司合同管理部门审查其经办的合同，检查所签订合同的履行情况，及时向合同管理人员通报合同在履行过程中发生的问题，并同时提出解决问题的意见和建议，必要时也可以直接向公司领导汇报；对所承办的合同负有监督履行责任;

（三）对已签订的合同出现不履行、不能履行和不完全履行情况时, 应及时向本公司合同管理部门报告, 并会同有关业务部门研究提出解决问题的方法、建议, 同时向领导汇报;

（四）依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼;

（五）保管好合同及与签订、履行、变更、解除合同等有关的文件和资料,及时交合同管理机构归档。

第三章 合同的订立

第六条 签订合同应当遵守国家法律法规，符合产业政策，遵循平等自愿、诚实信用、协商一致、互利有偿的原则。

第七条 合同必须以书面形式订立。国家、行业、地方或本公司有标准合同文本或示范合同文本的，应当优先适用，并应按照标准文本或示范文本的要求填写。

如无标准或示范合同文本，应争取由己方或已己方为主草拟。

第八条 合同范本仅对某类合同的一般性条款作出约定，具体条款由承办部门根据具体约定填写。合同范本的法律性条款不得作出不利于本单位的修改。承办部门对合同范本进行修改的，必须向审批部门明示。

第九条 合同文本要素应齐全，权利、义务和责任清楚、明确、具体，合同语言应严谨、简练、准确。有其他约定的（如避开抗因素、保密条款等），也应列入合同条款。以数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件等）订立的合同，应在合同成立后书面确认。 第十条 合同签订前,合同承办人员要切实了解对方当事人是否符合签订合同主体资格, 资信状况是否良好,并验证对方相关有效证件。 第十一条 合同正式签订应当使用合同专用章。合同专用章实行专人管理、用印审批制度。

公司对外签订合同应由法定代表人或其委托授权的代理人进行。 禁止无权代理，委托代理人签订合同的, 必须由法定代表人签发“法人授权委托书”, 委托书中应明确委托代理的权限和期限等重要内容，同时加盖本公司合同专用公章和法人代表私章生效。

委托代理人代表公司签订合同, 必须在授权范围及有效期限内行使代理权, 禁止滥用代理权、超越代理权。

公司各分支机构和职能部门不得以自己的名义独立对外签订合同。 第十二条 合同谈判、订立、履行过程中须严格遵守保密规定。如需对方提供涉及单位商业秘密的文件资料，应与对方在合同中载明保密条款或与其另行签订保密协议。

第十三条 依法签订的合同，合同正本我方不少于两份，一份由本部门管理归档，一份交人事行政部存档。

第十四条 合同管理人员对已生效的合同，要及时建立本公司的合同管理台帐及各类报表，实行分类管理，并于每年年底将合同管理台帐及各类报表报送上级合同管理部门备案。

与合同有关的文书（含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等）应当附在合同卷内存档, 合同履行终止后，统一存档保管。

第四章 合同的审核

第十五条 公司合同应当履行规定的审核、批准程序后方可对外正式签署。

第十六条 承办人须按规定填写《合同流转审批单》，部门负责人审核签字后，并附合同文本一并交公司人事行政部审核，审核无误后由行政负责人按公司统一规定的管理要求进行分类、编号，承办人在人事行政部填写完《合同管理台账》后，根据评审内容先后次序送签，经公司主管领导签署意见，再附所有附件呈报总经理，由总经理作出明确批示。

第十七条 承办部门负责人及分管领导对合同的经济效益、技术先进行、执行的可行性和安全性等负责。

公司财务部对执行合同涉及的资金调度、合同价款或酬金的合理性、支付方式以及因合同损失可能造成的资金减计或核销等事项进行审核。

公司人事行政部对合同的合规性、合同条款和条件设置的合理性、履约风险和纠纷防范等进行审核。

第十八条 根据公司相关制度规定重大合同须经公司合作的律师审核或出具法律建议书的，应当按照规定办理。

第十九条 合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，应避免与其签订合同。必须签订合同时，应要求其提供有效的担保。

第五章 合同的履行

第二十条 合同依法成立，既具有法律约束力。合同承办部门应当严格履行合同规定的义务，积极行使合同赋予的权利。

第二十一条 合同履行涉及公司多个部门或子公司的，有关部门或单位应予以积极协助和配合。

第二十二条 未能按约定履行合同时，合同承办部门应与对方经办人积极协商，采取必要措施，避免或减轻单位法律责任和经济损失，并及时向单位领导汇报。

第二十三条 发现对方不履行或不完全履行合同时，合同承办人员除催促对方继续履行外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告主管领导和人事行政部，相关部门应在法定或约定期限内依法定或约定方式向对方提出书面异议（异议文书须履行审批或者会签程序），用书面形式要求其继续履行合同。

第二十四条 合同履行过程中承办人员发生变更的，应当及时办理交接手续。

第六章 合同的变更和解除

第二十五条 当事人可依法变更合同。

公司发生需要变更合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。 公司在接到对方要求变更合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否正当，如果符合变更条件，同意变更的，应当签订变更协议。因变更造成经济损失的，应当及时向对方提出索赔。 第二十六条 当事人可以依法解除合同。

发生需要解除合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。 在接到对方解除合同的通知时，应当立即审查解除合同的理由是否正当，如果因解除合同而损害了自身利益，应当及时向对方提出书面索赔请求。

第二十七条 合同签订后，经合同双方协商一致需要变更或解除合同的，必须采用书面形式，由合同承办部门将原合同审批表、原合同及拟签订的变更或解除合同一并送审人事行政部，重新按合同管理流程会签审批。变更或解除的协议未达成前，原合同依然有效。 第二十八条 以法律规定或合同约定可以单方变更、解除合同的情形时，可以通知对方当事人变更或解除合同，变更或解除合同通知必须以公司的名义用书面形式通知对方当事人。

第二十九条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或变更部分与原合同有同样法律效力，纳入本制度管理范围。

第七章 合同纠纷的处理

第三十条 合同履行中发生争议时，应当在法定或约定的期限内，采取协商解决或合同约定的争议解决方式处理，形成书面协议，并加盖双方单位公章后执行，如协商不成，应完整保存协商时的各种资料，报告公司领导研究决策，采取必要措施。

第三十一条 合同发生诉讼、仲裁等纠纷时（以下简称纠纷）时，合同承办部门应立即将纠纷情况报告主管领导，同时主动会同其他部门研究解决方案，并及时将合同纠纷及解决方案报告总经理。 第三十二条 合同纠纷的解决方案审批应与合同管理权限一致。处理合同纠纷案件，承办部门应及时取得和保留有关证据。

第三十三条 合同诉讼或仲裁由公司人事行政部门负责，合同承办部门应将合同事务和档案移交人事行政部处理。人事行政部应当及时将诉讼、仲裁的处理情况报告总经理。重大合同的纠纷，应当聘请律师参与处理，并按照公司信息披露管理制度的有关规定予以披露。 第三十四条 公司应当按照规定的期限履行生效判决书、调解书或仲裁裁决书。当方当事人逾期不履行生效判决书、调解书或仲裁裁决书的，人事行政部应及时向人民法院申请强制执行。

第三十五条 合同纠纷案件结案后，应将有关材料立卷归档，并报送人事行政部备案。有关责任部门应就纠纷案件涉及的问题进行总结和整改。

第八章 合同档案的管理

第三十六条 以公司的名义对外签署的合同，合同承办人应在合同签署后及时将合同副本提交公司人事行政部存档。

第三十七条 合同履行完毕或合同终止后，合同承办部门应及时将合同文本及有关资料交由人事行政部按合同编号整理归档，并根据密级采取保密措施，密级应当标注与合同正本的封面。

第三十八条 合同档案的保管期限，不少于合同终止后五年。重大合同的保管期限，不少于合同终止后十年。

第三十九条 合同文本原则上仅允许借用复印件。各承办人员因业务需要借阅（用）档案时，应以文字形式向人事行政部发起申请，行政负责人需详细记录借阅日期，文档名称，拟归还日期，并注明原件还是复印件。

合同文本归还时，人事行政部必须认真核查无误后才能办理归档手续，注明归还日期，并双方签字确认。

第九章 合同的监督检查

第四十条 合同承办部门应随时掌控合同的执行情况，人事行政部有权随时对其进行督查。人事行政部应定期对合同文本进行梳理，发现问题须及时报告主管领导，并对合同履行过程中签约各方的往来函件一并存档。

第四十一条 财务部对合同付款进度进行监督，合同承办部门申请付款时，必须填列合同执行进度情况，财务人员在核定合同进度、落实执行情况后，在在申请付款单上签署审核意见，其他审核主管方可在

规定权限内予以核签。

第十章 附则

第四十二条 本管理制度中所指的“合同承办人员”是指除法定代表人外, 在公司的授权范围内直接承办并参与合同签订、变更、解除的业务人员。

第四十三条 本制度自公司领导签发之日起实施。 第四十四条 本制度由人事行政部负责解释。