档案信息化管理及推动档案信息化建设初探

管理与经济 档案信息化管理及推动档案信息化建设初探 杨爱娟 无锡广盈实业有限公司，江苏 无锡 214171 摘要：档案信息化管理是当今时代对于档案管理的要求，也是档案管理行业发展的必然趋势。在信息化管理的模式下，相较于传统模式而言，具有更多的优势，因此，相关部门和行业应当注重档案信息化的建设。本文从当啊信息化管理和档案信息化建设的概念出发，总结了档案信息化管理和建设的基本原则，并探讨了相关档案信息化建设的主要策略。 关键词：档案；信息化管理；信息化建设 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-8465（2016）10-0065-01 随着科学技术的不断进步，人类科技文明对于整个社会的发展进程有着越来越重要的影响。在信息化时代，各行各业都逐渐实现了信息化甚至数字化。档案管理作为一门综合性的学科和工作，其涉及到的范围非常广泛，且项目众多而复杂。在传统的模式之下，档案的管理往往需要耗费大量的人力和物力，因此，本就冗杂的工作显得效率更低。当前时代，相关的信息化进程受到了更多的关注，也逐渐被应用于档案的管理之中，受到了广泛的认识和支持。 1 档案信息化管理和档案信息化建设的概念 1.1 档案信息化管理 档案信息化管理主要是指转变传统的档案管理形式，将落后的档案实体保管进行变革，转而采用数字化信息的形式进行相关的档案保管、服务等工作。档案信息化管理是一个长期的过程，不能一蹴而就，需要涉及到的内容很多，主要包括档案信息的数字化和网络化，档案信息接收、存储、传递和利用的一体化，同时，也要实现档案信息在相关的范围内实现高度的共享。 1.2 档案信息化建设 档案信息化建设就是指通过当代先进的科学技术水平，加速档案信息化管理的过程，主要包括三个方面的内容，分别是：档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案建设等等。其中涉及到的主要项目分别有通过数据库、数据压缩、扫描等先进的技术手段，将有关的传统介质文件诸如纸质文件、声像文件等等与电子档案进行系统的组织和调整，从而构成完整的、有序的档案信息库。档案信息化建设不仅能够提高档案工作的现代化水平，还能够将新的原则和理论合理应用到档案管理之中，在互联网发达的大环境下，实现档案管理和服务的进步，充分完善档案信息的社会化服务。 2 档案信息化管理和建设的基本原则 2.1 规范性原则 规范性原则是档案信息化管理的建设的最基本原则。“无规矩不成方圆”，在档案信息化管理和建设的过程中，规范性是应当注重的首要问题。在档案信息化管理和建设的过程中，确定合理的标准，能够保证档案信息化建设的顺利进行，同时有利于提高相关工作的质量和效率。由于档案的信息化管理和建设涉及到了条目相对较多，因此，在实践过程中，应当分门别类，制定不同的规范性管理条例，无论是相关的技术管理诸如数据处理格式、数据交换标准、信息输出标准，还是相关档案资料的保存和应用，都应当有相关的规范化条例，保证档案信息化建设有序进行。 2.2 安全性原则 档案信息的安全是档案信息化建设过程中应当考虑的重要问题之一，档案信息的安全性主要包含了两个方面的内容，分别是电子档案和纸质档案。一方面，在信息化时代，互联网在给各项工作提供了较大便利的同时，其缺陷诸如黑客入侵、电脑病毒等，也逐渐显露出来，因此，对于电子档案的安全保护工作显得尤为重要。除了注意相关系统的漏洞等之外，也应当定期维护和检查，以保持整个档案信息系统的稳定性和安全性。另一方面，尽管电子文件当前受到了较为广泛的应用，但是在相当长的一段时期内，它尚且不能完全取代纸质文件，因此，纸质文件的保存和安全也是应当注意的。纸质档案文件作为传统的媒介，具有自身的弱点，因此，在档案信息化建设的过程中，也不应当忽略。 2.3 服务性原则 档案的收集和存放是为了相关的应用而服务的，因此，在建设过程中，应当遵循服务性原则。无论是为了社会服务，还是为了经济效益，都应当注意。首先，档案的信息化建设作为一项重要的工程，在初期往往需要耗费大量的人力、物理、财力，因此，在建设过程中，应当做好规划，保障档案的信息化建设能够取得预期的手艺。其次，相关的档案信息往往具有十分重要的用武之地，因此，在实际建设过程中，除了需要对相关的档案进行分门别类的整理之外，还需要根据目标客户群体的需求等，设置相关的档案信息接收路径，使其能够更好地为相关受众服务。再次，档案信息化建设应当与社会信息结合，并形成自身的特色。档案馆要想取得长期的发展，就应当与社会共同进步，因此，除了提供相关的档案信息之外，还应当注意寻求社会合作，或者与社会热点进行紧密结合，将相关的信息转换为档案信息，在具有自身特色的同时，能够更好地为广大受众服务，同时也形成了独特的优势。 3 推动档案信息化建设的策略 3.1 建立标准体系 在以往的发展过程中，由于缺乏经验等种种原因的限制，许多部门在进行档案信息化建设的过程中，往往处于“摸着石头过河”的状态，这不仅阻碍了信息化建设的高速发展，也不利于相信息化建设的进一步完善。而在当前，信息化建设依然具备一定的经验，因此，应当结合相关单位内部的具体情况，建立起一套完善的标准体系，只有这样，才能够保证相关的工作能够按照一定的标准和程序顺利进行。相关体系不仅应当包括信息化建设的技术标准，还应当包括信息化档案的使用、管理等多项标准，只有这样，才能保证档案信息化的规范性，避免系统的紊乱和问题的发生。 3.2 注重人才培养 人才是档案在信息化建设过程中的重要生产力，只有依靠大量的人才，才能实现档案信息化建设的完善，也才能在相关的管理和应用过程中及时解决各种问题，并结合当代的先进技术对相关系统进行改进、加强和维护。在实践中，首先应当注意档案信息技术人才的招聘和培训，除了需要对相关人员的业务技能和专业知识进行培训之外，还要培养其良好的职业道德和职业精神。其次，应当注意相关建设经验的传统和发展，在信息化建设的过程中，可以采用新老员工结合的形式，使先进的技术和已有的经验碰撞出火花并实现完美的结合。再次，应当注意打造专属的技术团队，培养出优秀的技术核心人才，使其作为主干，带领整个团队实现更大的突破和跨越。 3.3 注意相关先进技术的引进和应用 在科学技术不断发展的时代，档案信息化管理也应当吸取全人类的智慧，将先进的技术和理念应用于自身的建设之中，只有这样，才能保证自身的长期进步与社会进步保持同样的步伐，实现自身的可持续性发展。当前，较为先进的技术方向主要有电子文档管理智能化、电子信息资源集约化、云计算技术等等。只有不断地提供技术上的进步和支持，才能不断满足相关受众的需要。另外，在引进先进技术的同时，也应当注意相关电子资源和信息的共享、公开和安全。在信息爆炸的时代，仅仅提供一定的信息资源时不够的，还需要为受众提供相关的共享、储存等平台，同时也要保障相关隐私信息的安全性和私密性。这些，都需要先进的技术作为依靠。 4 结束语 综上所述，档案信息化管理是信息时代对相关档案信息进行管理和应用的重要途径。因此，在档案信息化建设的过程中，应当根据自身的发展目标和发展情况，建立起相关的技术体系和应用体系，遵循档案信息化建设的基本原则，在为相关受众提供安全、可靠的信息的同时，实现自身利益的获取和长期稳定的可持续发展。 参考文献 [1]李芳芳.档案信息化建设:资源建设、服务功能和安全体系[J].山西档案,2010,03:29-30. [2]李圣鹤.档案信息化建设探析[A].北京中外软信息技术研究院.第三届世纪之星创新教育论坛论文集[C].北京中外软信息技术研究院:,2016:1. [3]李鸣宇.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].才智,2015,05:365. [4]冯静.档案信息化及档案信息化建设[J].兰台世界,2014,S2:64. 2016年10期︱65︱