excel basic training

1、如何设置给别人看，但不给别人动/打开需要密码 只保护工作表（sheet）不让别人编辑数据

可按以下选择: [工具]→[保护]→[保护工作

表]

然后输入取消保护工作表时的密码→再次确认密码→点击对话框的确认即可

当设置好后，你尝试修改sheet1中的数据的时候，就会出现以下画面，被人是无法更改里面的数据的。

取消保护工作表的方式也非常简单，同样点击 [工具]→[保护]→[保护工作表]→撤销保护工作表→输入密码→确认即可

若保密文件，只能特定权限的人可以查看的话，可以通过：工具→选项→安全性→设置打开密码即可

2、如何实现每页的行头打印，单色打印，excel所有工作表一次性打印

行头打印：当我们的工作表格数据比较长，需要两页才能显示完时，第二页正常打印的时候，会通常没有了表头，查看起来很不方便，如下图： 打印预览第一页，还有表头，

打印预览第二页，就没有表头，很难分辨月份对应的数据

要实现每页标题打印,可按以下选择: [文件]→[页面设置]→[工作表]→选择打印标题]→顶端或左端标题行

点击顶端标题行右边那个的标题行

，然后选取需要重复打印

选取后，按返回，点击确认即可，再次预览，第二页就变成了，已经有了标题行。

当我们处理一些统计表格时，为了突出显示，经常会使用填充颜色，但是，黑白打印时，如果不删除填充颜色的话，较深的颜色打印出来会黑乎乎的，如何可以不手动删除填充颜色，然后直接打印呢？其实方法很简单，同样选取[文件]→[页面设置]→[工作表]→点击单色打印即可

3、如何设定条件格式,实现负数自动显示为红色

在我们统计一些数据中，例如商务港计算预算成本和实际支出成本差额时，通过简单公式可以得出差额，但是为求负数可以明显显示，想设置如是负数自动变成红色字体突出显示的话，可以通过以下方法：

选择需要设置条件格式的区域，然后在工具栏中，点击[格式]→[条件格式]，按照你所需要的条件来设置格式 例：负数显示为红色字体

然后会出现下图条件格式的对话框，由于我们是要设置负数为红色字体，所以，当我们设置条件格式的时候，条件1则为单元格数值小于0，当这个条件成立时，也就是对话框的，当条件为真时，我们就要点击格式的按钮，就会出现单元格格式的对话框，然后设置字体颜色为红色即可。

如果需要设置成为其他的条件，或者多个条件，也可，在条件格式的对话框的下方，有个添加按钮，点击后，就可以添加条件了。

4、日期、手机号码、身份证号码输入技巧

你在输入日期，电话号码，还有身份证号码时，曾经出现过下面的情况吗？

其实，电话号码前面的零是因为excel数值格式中，自动抹去了，而身份证号码则是因为数字过长，自动转化为科学计数了。调整的方法很简单，只需要在输入前，选中需要输入该类数值的行/列，右键单击，进入设置单元格格式，选择文本即可。

我们输入日期时，一般都是输入1985-3-16，然后设置单元格格式，调整为1985年3月16日。如果只输入850316，就没有办法显示。下面给大家说个简便的方法，只输入简单的年月日，如850316，选中目标区域

后，点击【数据】→[分列]

然后会看到如下对话框，点击下一步，跳过步骤一和步骤二

到步骤三，右上角:列数据格式，选择日期即可

5、如何快速调整行、列宽度

在我们编辑表格时，经常会涉及到拉宽拉窄行距或者列距。如果想要一次性将所有列调整成为根据内容自动调整的话，快捷方式是：选中需要调整的所有列，然后鼠标移到列与列之间的分隔线，待鼠标光标变成左右两边是箭头的十字时，双击即可。如果是需要调整成为等宽列，拖动即可

6、格式刷的巧妙使用

格式刷主要用来复制单元格的格式(或者叫属性)，

具体包括你点\"格式\"->\"单元格\"后出来的所有内容。

另外，格式刷可以复制设定的条件格式，但不能复制一般的公式，复制公式要用填充柄。

鼠标单击格式刷按钮后只能复制一次；双击格式刷按钮后可以重复多次复制，直到你再单击格式刷按钮为止。

7、如何将选中的表格区域行、列互换

选取需要进行行、列互换的内容，然后点击复制，在其他需要粘贴的位置，单击右键，【选择性粘贴】→选择【转置】

很简单就变成了行列互换的格式了，如下图：

8、如何建立新的序列

对于一些没有规律的，但是经常使用的重复固定数据，如，公司员工名字，每次输入时，需要从其他表复制粘贴过来，或者需要一个个手动输入。其实，我们可以通过建立一个自定义序列的方法，通过拖动实现自动输入。具体操作：【工具】→【选项】→【自定义序列】→【新序列】→【添加】

可以通过手动输入或者通过导入的方法输入添加内容。此处讲解导入。点击导入后，选取需要自定义为序列的内容，再点击【导入】→确定即可。

我们再次输入人名时，只输入周海珺，然后向下拖动，即可自动出现其他名字了。

9、如何设定有效值

有效性可以实现选择性输入，避免重复性数据手动输入的麻烦。也可以防止一些不规范的输入内容。对日后数据的筛选也是一个很好的基础。

具体操作:点击需要设定有效性的单元格，在工具栏中点击【数据】→【有效性】

→【序列】→【设置】→选取【序列】

然后，就要输入我们的数据有效性的来源了。输入来源有两种方法，如果内容不多，可以选择手动输入内容，中间用英文的\隔开（中文输入法的逗号是无效

的），如果是在同一个工作表中的内容，可以直接使用利用右边的，直接导入。当需要导入的来源不在同一个工作表中，是无法直接导入的。此时，我们需要在设定单元格的有效性之前，需要将有效性的来源内容定义一个名称，假定是“部门”。然后回到需要设置单元格有效性的界面，在来源处，填写=部门，即可。具体定义来源名称的方法如下：选取来源内容，点击工具栏上的【插入】→【名称】→选取【定义】

对话框会自动选取你来源的第一个数据作为名称，这个时候，你只需要重新定义你的名称，如上图，修改成为部门，然后确定即可。

11、用自动更正的方式实现快速输入

我们在处理文本中，经常会有一些固定的词组，如公司名称，部门名称等。其实，我们可以通过预先设定自动更正词组的方法，实现简短快速输入。具体操作如下：【工具】→【自动更正选项】→设定自动更正的词组即可

如上图，设置替换“中盈”为“广州中盈置业有限公司”，然后点击添加选项，确定即可。设置成功后，只要你输入中盈，就会自动更正为广州中盈置业有限公司了。当然，你也可以在输入完毕所有的文档后，利用替换的功能实现。具体操作：ctrl+F→替换→输入需要替换的内容即可。

12、如何在一个单元格中输入多行字

需要换行时，按ALT+ENTER组合键强制换行

13、多个单元格输入相同数字或者公式

选取区域，然后输入内容，按CTRL+ENTER回车即可，无需拖动 14、移动数据技巧

括选要移动的区域 然后把鼠标放到边上的黑线 待光标变成四个方向的实心的箭头 拖动到要放置的区域实现移动。省掉剪切，粘贴的流程。

15、插入技巧

单行插入一般都会。选取一行或列，然后单击右键【右键】→【插入】；如何插入两行或者多行，即选中两行或者多行，同样【右键】→【插入】，即可一次性插入两行或者多行；

如果想要在表格中，每行下面插入一行空白的，如何操作呢？

先选取一行，然后按住ctrl，再依次点击需要插入行的上方，选取完毕后，右键点击插入即可。（此种方法针对比较少行数的隔行插入）

如何行数比较多，依次点击较麻烦，可以使用如下方法：

1、在第一列前再插入一列，

2、在A1内输入1，向下以序列填充，到你的数据最后一行；

3、在数据最后一行开始输入1.5，也以序列填充，行数和你的数据行一样多。在这些行里写入标题；

4、选定A列所有数字及你的数据，排序，以A列为关键字排序，无标题行。

排序后

5、删除A列，搞定。

16、单元格的合并和分拆

巧用分列，对数据进行合同和分拆。

合并，对数据进行拼凑，没有运算公式的，如图，在C1处要显示A1（中盈）和B1（2012）的内容，即中盈2012.具体操作如下：

点击C1,输入公式=A1&B1，回车，即可。

现在我们要对C列，进行拆分，分成中盈一列，其余数字一列，如何拆分呢？

选择要分列的列，然后点击工具栏的【数据】→选择【分列】

选取【固定列宽】点击下一步，用鼠标在数据预览的标尺线中移动，移动到你想进行分割的位置，点击确认即可。