详细 接待方案

十月十五日下午，以与我国A学院的合作校英国B学院的校长为首的15人代表团前来我们A学院进行考察。目的是为了加强我们两学院的交流，并洽谈合作事宜。为了做好接待工作，现制定本接待方案。

一、接待目的：尽最大努力让B国代表团满意，树立我校的良好形象，加强国际校际之间的合作，实现双赢。

二、工作宗旨：热情、主动、耐心、周到、细致、安全、高效、确保各项接 待任务圆满完成。

三、工作时间：10月15日

四、具体接待地点和相关接待部门职能如下： 1、组织机构 总负责人：高叶

成员：甄嬛（总经办主任） 崔槿汐（公关部经理） 苏培盛（服务中心经理） 沈眉庄（财务部经理）

华妃（人事部经理）

部门 事项 接机、送机 环境准备 会议室 及资料 参观公司 饮食住宿 医疗服务

总经办 甄嬛 接待工作人员职能分配表

服务中心 苏培盛 公关部 崔槿汐 崔槿汐 财务部 沈眉庄 人事部 华妃 甄嬛 苏培盛 沈眉庄 甄嬛 甄嬛 苏培盛 苏培盛 崔槿汐 沈眉庄 华妃 华妃 华妃 2、具体工作安排 （一）接机及送机组 负责人：崔槿汐

主要职责：负责联系考察组的接机、送机及其他事务；

工作人员：记者1人（公司宣传部指派），负责摄像、照相事宜； 温实初，负责生活等相关事务工作。 1、主要工作内容

（1）具体负责与接机、送机相关的业务工作。 （2）机场照像场景的布置。

（3）落实机场贵宾通道、机场贵宾厅接待室横标等相关事务。

（4）基本保障条件：照相机一部、车辆一台、代表团接机牌、雨伞若干。 2、工作细节策划

（1）准备：2013年10月15日到机场实地考察。 ①贵宾通道相关事宜；

②办理工作组进停机坪的相关手续； ③工作组临时用餐接待地点、接待方式； ④工作组成员提前就位住宿安排等；

⑤根据考察组具体到达的时间安排好接机工作。 （2）接机：

①就位。10月15日中午工作组成员到达机场。 ②设点。

A、设宣传牌一块，要求醒目、足够大。上书“热烈欢迎B学院代表团前来A学院进行考察并合作”（中、英文）； B、设休息室一间，备好椅子、茶饮用具等；

（3）接人。代表团由接领人员确认后，接领人自我介绍，接过行李交专职驾驶员；

（4）照相。由负责人、代表团、接领人七人在宣传牌前合影。 （5）用餐。

若代表团在中午12；00至1：30，或下午5：30至7：00到达机场，临时用餐安排在机场用自助餐；

（6）转车。送代表团乘坐专车前往预定地点。

（7）照片传回。照相结束后，第一时间内把照片传回指挥部高叶处。 （8）报告。在代表团出发前往A学院后，把相关信息电话报告指挥部。 3、送机：在机场设接待站，按照相关程序负责安全的送机服务。 （二）代表团车辆服务及信息收集组 负责人：甄嬛

主要职责：负责代表团车辆服务工作及代表团人员信息准备 1、车辆的调配：用公司的中型瑞风豪华商务车1辆

2、人员：公司后勤服务中心1个驾驶员

3、要求：驾驶员要严格遵守各项交通法规，态度认真，努力工作，为

公司增光，不能因为自己的原因而造成代表团对我公司的不良印象。 4、细节：驾驶员要着装整齐，统一着浅色衬衣，深色西裤，仪表要整洁大方，态度要不卑不亢，要一切行动听指挥，开车期间不得打手机，要搞好车内外卫生。

5、遵守交通法规。行车期间，不准超车，不准占道行驶，不准转急弯，不准超速，不能吸香烟，不能接听电话。要按指定的线路行车，停车前要给代表团提示，绝对保证安全行车。停车时要等代表团下车后，再将车辆按秩序整齐停放到停车点。

6、车内要备的物品：轻音乐光盘、常用药品、遮阳帽、雨伞、毛巾、矿

泉水、保温壶、清洁工具等。 7、考察组人员信息登记情况：

考察组人员信息登记表

宗性 抵返时间 来访人教工作年别 抵达 返回 职务 爱好 号 员 信单位 龄 时间 航班 时间 航班 仰 男 1 Leo 校长 游泳 无 42 10 10 B 序2 Job 副校长 摄影 无 35 男 月 月 车备房号 辆注 安 排 瑞风豪华 409 412 3 4 5 Mary Alien 教授 唱歌 无 教授 游泳 无 教授 跳舞 无 学 院 34 女 30 男 22 女 15 日 3:00 16 日 21: 00 商务车 414 413 411 John （三）食宿服务工作组 负责人：沈眉庄

主要职责：1、负责代表团入住五星级商务酒店食宿接待工作。

2、负责指挥、协调、安排代表团考察期间各个时间段就餐、

休息等事宜。

考察组日程安排表

序号 1 时间 15日下午16点 15日下午17点 15日下午17：30点 15日早上8点 16日早上10点 16日中午地点 A学院 会议室 五星级 酒店 五星级 酒店 五星级 酒店 学院 五星级 事项 欢迎会 陪同人员 A学院院长、副院长等 沈眉庄 参观人员 A学院教授 及学生 崔槿汐 备注 2 安排入住 3 欢迎晚宴 高叶、甄嬛 A学院院长、 副院长 A学院院长、 副院长 苏培盛、 崔槿汐 A学院教授及副教授 A学院教授及副教授 沈眉庄 4 会议 5 6 参观学院 中餐 12点 7 16日下午15点 16日下午17点 16日晚上19点 酒店 故宫 五星级酒店 参观娱乐 华妃 高叶、甄嬛 高叶、 崔槿汐 A学院院长、 副院长 崔槿汐 8 晚餐 甄嬛 A学院教授及副教授及部分学生 9 A学院 欢送会 注意事项：

A、早点应安排西餐为主，搭配适量中餐，不仅尊重代表团的饮食习惯，又能够使他们品尝到中国的美味，早点供应应当品种齐全、营养丰富。 B、正餐，中西餐搭配，在保证菜品丰富的同时，展现中西方饮食特色。 C、食品安全，食品一定要安全卫生。

接待项目及相关住宿费用表

项目 房间 商务会议室 晚宴 早晨 中餐 晚餐 1 1 1 1 2888 200 500 988 2888 200 500 988 8395 1 999元/天 999 数量 15 单价（元） 188元/天 小记（元） 2820 总额（元） （四）医疗服务工作组 负责人：华妃

医生：敬妃、端妃、浣碧

主要职责：负责医疗服务工作，二十四小时轮流值班，代表团人员外出时随行服务，着装整洁，佩带工作证，态度主动、热情、和蔼。 1、药品准备

（1）代表团房间配备的药箱：感康 1盒，斯达舒 1盒，风油精 1瓶，润洁眼药水 1瓶，草珊瑚含片 1盒，健胃消食片1盒。

（2）车辆上的备药：速效救心丸 1盒，晕动片 1盒，金嗓子含片 1盒，创口贴 10个。 2、治疗原则

诊治过程中规范操作，以安全为重。 五、工作要求

1、学院全体工作人员必须高度树立责任意识，以主人翁的姿态投身到接待活动中，以自己的言行维护学院的声誉和利益。

2、接待期间，各部门负责人每天值班。正常情况下工作人员应保证通讯24小时畅通。

3、各部门及各工作人员要坚决服从接待工作领导小组的安排，一切从大局出发，克服困难，无条件服从人员及设备的调拨。

4、接待期间全体员工应统一穿工作服，佩戴胸牌，说普通话及英语，行为得体。

5、除上述接待专项工作外学院的各项常规工作要一如既往，按质按量保证做好。

以上方案妥否，请批示！

A学院院长办公室

二〇一三年十月三日