图书档案 ＤＯＩ：１０．１９３９２／ｊ．ｃｎｋｉ．１６７１’７３４１．２０１７１７２３７ 科技风２０１７年９月上 纸质档案数字化中需要注意的问题 黄超 ４０００００ 重庆广播电视集团（总台） 重庆摘要：随着时代的变迁，信息化越来越重要，可以为我国很多行业的．Ｔ－作带来一定的便利，其中档案整理也渐渐趋于数字 化，之前的档案信息都是纸质版的，均放在传统的档案室中保管信息，不过现在已经全国各行业开展了纸质版档案数字化的工作， 这样不仅加快信息录入的速度，还能更好的保存、更方便的查看信息，我国如今的数字化已经渐渐趋于成熟，可以通过电脑或者扫 描设备将纸质版的档案信息进行数字化，可以在网络上随时随地查看自己的信息，但是纸质版档案数字化的过程中还存在很多的 问题需要注意，一定要有丰富的经验的前提下再进行数字４Ｅ－Ｚ－作，还有一方面就是费用的问题，因为现在的信息量很庞大，所以在 数字化的过程中可能需要一些经费来完成这些工作，而且在遇到不同的情况时的解决方法也不同，一定要多注意工作中时时出现 的问题。 关键词：纸质档案；数字化 纸质版档案数字化是如今社会中数字化整个工作的重要 基础，其中纸质版档案数字化的过程主要包括档案的整理和交 接，其中还包含对有损坏的档案或者丢失的档案一定要有记录 或者补录，然后进行扫描录入、图像处理、和之前的数据进行对 比核实，ＯＣＲ文字识别，其中纸质版档案的范围很广泛，不仅仅 指的是个人信息，还有公司的信息或者卷著，虽然在２１世纪已 经开始了纸质版档案数字化的工作，在这方面也有了一定的经 验，但还是需要注意里面的一些问题，本文就会针对纸质版档 案数字化整个过程中需要注意的问题进行了探讨。 １纸质档案数字化中需要注意的问题 １．１数字化档案管理措施存在缺陷 如今社会越来越时代化、信息化、数字化，在纸质版档案数 字化的整个过程中一定要有本分的习惯，也就是“双重保留”管 为信息需要长久性的储存，所以对存储格式进行讨论，方便纸 质版档案数字化过程中的存储解决，ＪＰＥＧ格式是比较通用的 种图像格式，这种存储格式可以将扫描文件压缩到很小，但 是也有缺点，就是在压缩的过程中不能将信息完全传递过去， 多多少少会有丢失或者损伤，还会在一定程度上减少图像或文 一件的品质，这种存储格式的好处就是用时较短，比较迅速，并且 能得到恨到的图像，比较小，进而不占空间，所以在传输过程中 就会很节省时间，比较受人们的欢迎。有一个最常见的就是我 们平时用的ＰＤＦ格式，这个可以在最大的基础上保证打印出比 较精准的颜色以及想要的效果，也就是说这种格式和操作平台 没有多大关系，它会呈现文件中的每一个字符、每一个图像以 及每一种颜色。所以这是比较理想化的纸质版档案数字化的 格式，ＴＩＦＦ图像格式主要是可以存储照片以及艺术图图像的文 件格式，这种存储格式的优势就是制作图像质量都比较高，并 且因为这个优势大多数用来出版印刷。还有一个优势就是在 压缩过程中并不会有损伤，压缩率比较低，画质比ＪＰＥＧ格式要 好，但是粘的空间比较大，只能用于一些比较珍贵的、需要特殊 珍藏要求的文件但是要综合考虑，必须可以根据具体的目的和 需求去选择格式。 １．５注意数字化过程中的信息安全性 最后一点强调的是最重要的需要注意的问题，纸质版档案 １．２纸质档案数字化过程中缺乏协调度 数字化过程中一定要注意其中档案信息内容的安全性，保证不 因为纸质版档案的数字化工作很复杂，涉及到的部门很 被泄露。要有一定的警惕性，不仅仅是数字化的过程中需要注 多，所以需要很好的协调性，但是在真正的工作过程中会出现 意保密，在保存的过程中也要注意文件的保密性，需要对文件 很多问题，比如说各个部门分工不明确，每个人不能认知到自 进行备份，防止文件丢失还能找回，尽量减小损失，必要的时候 己的责任，所以会在整个数字化工作开展的过程中增加难度， 在网络上设置用户的访问权限，还有操作的权限，在保管文件 所以有必要在整个工作部门制定一套流程，大家按部就班的按 的现场要加强安全管理，再多个移动设别上进行保密备份，要 着这个流程去走，在每个细节中都要留心，假如在一个环节出 保证每一份文件以及其备份文件的完整性和真实性。 现了问题就会给整个数字化工程带来困扰，也就是说协调度会 ２结语 影响工作进度。 随着国家信息数字化的更新换代，一定要不断地更新数字 １．３缺乏相应的管理标准 化的手段和管理措施，要在整个纸质版档案数字化过程中要注 纸质版档案的数字化工作其实是一项比较有整体系统性 意每个工作的细节还有需要注意的问题，不能只在乎自身的利 的工作，在过程中一定要进行规范化，还要有一定的技术标准， 益，而不管信息的安全性和完整性，数字化相关部门还要注意 每项工作尽量保持统一的管理标准，但是现实生活中还是缺少 对数字化过程中工作流程的完善和优化，充分利用现有的手段 相应的管理标准，出现了整体参差不齐的形式，不好管理，由于 和经验做好工作的每一步，这不仅仅是完成这一个行业的工 在纸质版档案数字化的工作缺少规范，所以不能在所有的方面 作，而是推进整个社会科技的发展的一个重要工作。 都能做到很好，因为每个人的要求都不一样，有的要求档案数 参考文献： 字化中扫描的清晰度，有的人比较注重整体的空间量、存储空 ［１］冯雪．纸质档案数字化中需要注意的几点问题．办公室 间，所以在这个工作上根本不能统一起来，没有一定的标准 业务，２０１６． 规范。 Ｉ２］王丽君．新时期档案的数字化管理．赤子，２０１６． １．４数字档案的存储格式问题 理原则，这一原则指的是不仅仅是有电子版的信息，之前纸质 版的档案也要保存一份备案，这样以防万一丢失现象的发生， 所以在过程中一定要保持电子与纸质版同时归档，纸质版档案 数字化过程中会出现很多问题，尤其是在管理措施方面，现在 的纸质版档案数字化一定要针对不同的情况进行具体分析，因 为并不是所有的纸质版档案都适合进行数字化，在纸质版档案 数字化过程中的管理措施也存在一定的缺陷，不要忽略数字化 工作中任何一份纸质版档案的数字化程度。 纸质版档案数字化过程中存在着存储格式的选择问题，因
